Административный помощник - Administrative Assistant

Лицо, ответственное за предоставление различного рода административной помощи, называется административный помощник (Админ помощник) или также иногда Специалист административной поддержки.[1][2][3]

Должностные обязанности

Помощники администраторов выполняют канцелярские обязанности почти во всех отраслях. Некоторые помощники по административным вопросам, например, в юридической отрасли, могут быть более специализированными, чем другие. Большинство обязанностей помощника по административным вопросам связаны с управлением и распространением информации в офисе. Обычно это включает в себя ответ на телефонные звонки, создание заметок и ведение файлов. Административные помощники также могут отвечать за отправку и получение корреспонденции, а также за приветствие клиентов и клиентов.[4]

Бухгалтерия

Помощникам администраторов в некоторых офисах может быть поручено отслеживать и регистрировать расходы. Обязанности могут варьироваться от создания электронные таблицы к отчетности о расходах офис-менеджеру. Таким образом, от некоторых помощников по административным вопросам могут потребоваться знания в области программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета, например Майкрософт Эксель.

Планирование и составление графиков

Планирование мероприятий, таких как заседания совета директоров и обеды, также может входить в обязанности помощников администратора. Для этого может потребоваться изучить цены поставщиков или узнать о доступности участников. Другие обязанности могут включать планирование встреч и подготовку презентационных материалов.

Документация

Помощники администраторов также могут помогать сотрудникам с документацией. Помимо хранения, организации и управления файлами, помощникам может потребоваться печатать, редактировать и корректировать документы. Некоторым помощникам может потребоваться диктовать или записывать протоколы встреч.

Специализированные рабочие обязанности

Административные помощники в некоторых областях могут потребовать обширных профессиональных знаний. Соответственно, обязанности этих помощников могут быть более специализированными. Например, помощникам по юридическим и административным вопросам может потребоваться глубокое понимание юридической терминологии и процедур, а помощникам врачей, возможно, потребуется хорошо разбираться в отношениях со страховыми компаниями и чтении медицинских отчетов.

С этой точки зрения их также называют специалистами по административной поддержке.

Перспективы занятости и информация о заработной плате

Ожидается, что средний рост занятости секретарей и административных помощников составит 12% в 2012-2022 гг. Бюро статистики труда США (BLS). По данным BLS, генеральные секретари и административные помощники, не являющиеся юридическими, медицинскими или исполнительными секретарями, в 2018 году получали среднюю годовую заработную плату в размере 52 840 долларов.

  • Обеспечение обслуживания клиентов
  • Управление инвентаризацией активов и материалов, поиск поставщиков (продавцов) и отправка счетов-фактур
  • Планирование и координация встреч и презентаций, интервью, мероприятий и других подобных мероприятий * Отправка и получение почты и пакетов
  • Отправка факсов и электронных писем
  • Управление документами и файлами
  • Отправка и получение документов для компании
  • Отвечая на звонок
  • Помощь в различных повседневных операциях
  • Использование различных офисных машин, таких как копировальные аппараты и компьютеры
  • Приветствие гостей и посетителей

Ожидания работодателя

Работодатели ищут работников, обладающих знаниями, сочетанием навыков, личных качеств и взглядов. Они включают:

  • Хорошо организованный
  • Вежливый
  • Надежный
  • Сильная рабочая этика
  • Продуктивность
  • Профессионализм
  • Навыки решения проблем и критического мышления
  • Хорошие технические, межличностные и коммуникативные навыки
  • Ориентация на клиента
  • Осмотрительность
  • Возможность многозадачности
  • Командная работа и навыки сотрудничества[5]
  • Тайм-менеджмент
  • тактика

Рекомендации

  1. ^ "Информация о вакансии административного помощника | Национальная служба занятости". Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27. Получено 2013-12-08.
  2. ^ «Найдите работу на CareerBuilder.com». Msn.careerbuilder.com. 2010-12-13. Архивировано из оригинал на 2013-11-09. Получено 2013-12-08.
  3. ^ «Как пройти собеседование: административный помощник | Monster.com». Hiring.monster.com. 2013-09-30. Получено 2013-12-08.
  4. ^ «Секретари и административные помощники: Справочник по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США». Bls.gov. 2012-03-29. Получено 2013-12-08.
  5. ^ Административный специалист Фултон-Калкинс Рэнкин Шумак

внешняя ссылка