Совместная работа - Википедия - Collaborative workflow

Совместная работа это сходимость социальное программное обеспечение с программным обеспечением для управления услугами (документооборотом). Как следует из определения, совместный рабочий процесс происходит от обоих программное обеспечение рабочего процесса и социальное программное обеспечение, такое как чат, обмен мгновенными сообщениями и совместная работа с документами.

Определение

Определять совместный рабочий процесс, мы можем изучить определения его компонентов: рабочий процесс и объекты совместной работы.

Рабочий процесс

Рабочий процесс - это набор действий (запросы на обслуживание, задачи) и правил, которые регулируют их поведение при переходе от одного поставщика услуг к другому, пока проект не будет завершен.

Объекты совместной работы

Объекты совместной работы включают веб-собрания, обмен мгновенными сообщениями, вики-страницы управления знаниями, документы (ECM) и общие календари.

Цель

Цель совместного рабочего процесса - обеспечить синергетический выигрыш в эффективности его составляющим (социальная коммуникация и управление услугами) посредством:

  • Повышение эффективности совместных задач за счет устранения коммуникационных барьеров между членами команды
  • Минимизация организационных границ и разрозненности информации
  • Обеспечение целенаправленного, структурированного и измеряемого онлайн-социального взаимодействия

В идеале совместный рабочий процесс представляет собой набор параллельных и последовательных задач, которые зависят от взаимодействия и координации для достижения желаемого результата.

История

Дата-центр

До 1980-х годов все ИТ-операции выполнялись в центре обработки данных. Центр обработки данных, который часто воспринимался как безликий и монолитный, представлял собой корпоративное подразделение, в котором размещались мэйнфреймы, тихо гудящие в запертых комнатах с фальшполами. Рабочие рассматривали этот изолированный компьютерный зал с кондиционером как невосприимчивую башню из слоновой кости, управляемую корпоративными хранителями информации.

IBM PC

Появление IBM PC в начале 1980-х привело к возрождению вычислительной техники.[1] Персональный компьютер ознаменовал переход власти от центра обработки данных к работникам умственного труда (людям, которые использовали данные для предоставления услуг в масштабах всей компании). Это радикальное изменение привело к демократизации вычислений, но в краткосрочной перспективе привело к периоду хаоса.[нужна цитата ]

Демократизация вычислений

Демократизация вычислительных ресурсов и расширение прав и возможностей работников умственного труда были захватывающим событием, и поначалу почти не обращали внимания на хаос, который это создавало на рабочем месте. В новой модели не было стандартов, она была полна проб и ошибок и требовала постоянно растущего уровня поддержки. Эта поддержка исходила не только от компьютерного отдела, но и от других членов команды. Поддержка коллег, хотя это явно не отражено в финансовой отчетности, привела к тревожному падению производительности труда.[нужна цитата ]

Техническая поддержка

К началу 1990-х годов в исследованиях, опубликованных уважаемыми консалтинговыми группами, говорилось, что организации тратят шокирующую сумму денег на коллегиальную и неформальную техническую поддержку - примерно в три раза больше, чем на оборудование (когда типичный ПК IBM стоил около 5000 долларов). Многие менеджеры считали, что революция ПК вышла из-под контроля.[нужна цитата ]

Служба поддержки

Именно на этом фоне, особенно когда компании начали внедрять локальные сети, родилась современная служба поддержки. Корпоративный центр обработки данных исчез, и образовавшийся вакуум власти необходимо было заполнить. Многие корпорации решили свои проблемы с управлением данными путем стандартизации и автоматизации процессов.

В Соединенном Королевстве Управление государственной торговли создало Библиотеку инфраструктуры информационных технологий (ITIL). ITIL продвигает стандартные методы развертывания и управления ИТ-ресурсами.

Простые модели рабочего процесса

Первые службы поддержки 1980-х годов включали простые модели рабочего процесса: о проблемах сообщали, отправляли, перенаправляли техническим специалистам, решали, а затем закрывали. По мере развития децентрализованных вычислений индивидуализированные решения для рабочих процессов, такие как управление изменениями, управление конфигурациями и управление проблемами, позволили ИТ-отделу сосредоточиться на своих основных целях - решении проблем и развертывании новых приложений быстрее, надежнее и проще.[2]

Приложения рабочего процесса принесли современному предприятию то, что конвейер Генри Форда привнес в производство: повышение эффективности, единообразия результатов и большую пропускную способность.[3]

Появление социального программного обеспечения и программного обеспечения для социального сотрудничества

Как и все новые технологии, социальное программное обеспечение пережило длительный период развития. Еще до повсеместного распространения Интернета социальное программное обеспечение развивалось и закреплялось в таких компаниях, как CompuServe и America Online. Вскоре люди стали вносить вклад в группы по интересам, используя электронную почту и доски объявлений, а также болтались в чатах.

Последнее поколение лиц, принимающих решения, восприняло социальные коммуникации и средства совместной работы, которые выросли из популярных разработок, таких как группы по интересам и Википедия. По этой причине предприятия осознали ценность социального программного обеспечения для совместной работы и начали использовать его в рамках своих существующих ИТ-структур.

Атрибуты совместной системы управления рабочим процессом

К атрибутам совместной системы управления рабочим процессом относятся:

  • Сотрудничество для достижения определенных целей или задач
  • Управление совместной целью, задачей или проектом от начала до конца
  • Интеграция объектов совместной работы и рабочих процессов в безопасную структуру для корпоративных приложений
  • Инфраструктура проектов и задач, позволяющая выполнять работу организованно (в отличие от чистого социального программного обеспечения)
  • Распределение задач на основе навыков для команд или отдельных лиц
  • Специальные проекты, которые выходят за рамки организационных границ и сводят к минимуму разрозненность информации

Различия между ПО для социального сотрудничества и ПО для совместной работы

Фундаментальное различие между программным обеспечением для социального сотрудничества и программным обеспечением для совместной работы состоит в том, что совместный рабочий процесс характеризуется четко определенными целями, действиями и результатами. Рабочий процесс совместной работы, включающий многие инструменты, составляющие социальное сотрудничество, также опирается на:

  • Инфраструктуры проектов и задач
  • Контроль доступа на основе ролей (RBAC)[4]
  • Бизнес-правила для управления возможностями рабочего процесса

Как это устроено

Совместная работа включает:[5]

  • Интеграция объектов для совместной работы (социальное программное обеспечение) с управлением рабочим процессом
  • Перенос информации, документов, задач или объектов с одного шага на другой
  • Несколько участников работают над достижением заранее определенной цели, как параллельно, так и последовательно
  • Сотрудничество через организационные границы[6]
  • Проектно-ориентированное и целенаправленное сотрудничество

На рабочем месте

Благодаря совместному рабочему процессу менеджеры могут контролировать весь проект, используя как традиционные методы (дизайн проекта, отчеты и информационные панели), так и инструменты совместной работы (веб-чат, обмен мгновенными сообщениями, управление документами, оповещения и общие календари). Благодаря поддержке управления доступом на основе ролей (RBAC) специальные группы могут совместно работать над специальными проектами в рамках традиционных структур департаментов.[нужна цитата ]

Этапы реализации

Этапы реализации совместных рабочих процессов включают:

  • Планирование и настройка
  • Создание экземпляра проекта / задачи
  • Исполнение

Планирование и настройка

  • Разработайте модель организационной иерархии
  • Назначьте участников в группы навыков (возможно, вне границ организации)
  • Используйте управление доступом на основе ролей (RBAC), чтобы определить, кто может получить доступ к какой части системы и в каком качестве
  • Разработайте папки очереди на основе навыков, чтобы упростить пересылку работы, чтобы соответствующие члены команды могли получить к ней доступ и выполнить необходимые задачи
  • Используйте шаблоны многозадачных проектов, такие как процедуры адаптации сотрудников, чтобы облегчить быстрое создание экземпляров стандартных процессов, избегая при этом повторного изобретения колеса и продвигая единообразные результаты
  • Применяйте бизнес-правила для регулирования рабочего процесса, создавая предупреждения, инициируя автоматические изменения рабочего процесса и отправляя сообщения в ответ на заранее определенные условия.

Создание экземпляра проекта / задачи

  • Создайте экземпляр проекта / задачи вручную из шаблона или автоматически с помощью бизнес-правила.
  • Укажите требуемые результаты и расставьте приоритеты
  • В зависимости от требуемых навыков перенаправьте задачи в соответствующие папки очереди для обработки.

Исполнение

  • Работа над задачей, ведя журнал активности задачи
  • Помечайте документы, добавляйте их в задачу, проверяйте и обновляйте при необходимости
  • Планируйте встречи и встречи группы, связанные с задачами, по мере необходимости, с содержанием и результатами, составляющими часть истории документации задачи

Члены команды общаются друг с другом в сети через социальное программное обеспечение, с помощью управления документами и средств общего календаря.

ROI для программного обеспечения для социального сотрудничества

Программные инструменты для социального сотрудничества еще не доказали свою ценность, потому что они не структурированы и не ориентированы на цели. Им нужны ограничения заявленных целей, обязательств, сроков и показателей производительности, чтобы они могли согласовываться с целями производительности компонентов рабочего процесса. Пока эти ограничения не будут приняты на уровне предприятия, преимущества социальных сетей останутся анекдотичными [это утверждение требует обоснования].

Мир как служба поддержки

Промышленно развитые страны имеют значительный компонент сектора услуг. Каждый год список компаний, предоставляющих услуги, из списка Fortune 500 продолжает расти, а список компаний-производителей сокращается.

Фирмы-производители теперь поддерживают значительные компоненты услуг, такие как маркетинг, обслуживание клиентов, техническое обслуживание и юридическая поддержка. Компании производят физические товары за границей и развивают услуги у себя дома. Объединив услуги с продуктами, компании получили огромную прибыль, предлагая такие пакеты, как планы защиты для телевизоров или двухлетние телефонные контракты, в которые входят бесплатные смартфоны. Потребители неоднозначно оценивают ценность этих комплексных услуг.

В каждый политический сезон мы много слышим о возвращении производства в Америку. Несмотря на риторику, более высокая добавленная стоимость больше не в продуктах, а в услугах (за исключением узкоспециализированного и технического производства). Таким образом, организации получат конкурентное преимущество, продолжая производить оффшор, одновременно производя дополнительные услуги дома.

В конечном итоге все организации являются поставщиками услуг друг для друга. Чтобы получить и поддерживать глобальное конкурентное преимущество, предприятиям необходимо предоставлять более качественные услуги с меньшими затратами. В технологически сложном мире это означает использование как инструментов для совместной работы, так и процедурной основы для получения большей ценности по конкурентоспособной цене.

Чтобы быть эффективным, решение корпоративного рабочего процесса для совместной работы должно включать:

  • Целенаправленная система поддержки проектов и задач
  • Сеть безопасности, которая позволяет людям сотрудничать вне границ организации, сохраняя при этом конфиденциальность.
  • Управление доступом на основе ролей (RBAC), предоставляющее членам команды доступ к определенным задачам, документам и элементам календаря
  • Коммуникационные инструменты для продвижения командной работы в рамках инфраструктуры проекта / задачи
  • Управление документами, позволяющее нескольким пользователям координировать задачи и рабочий процесс
  • Связь через LAN, WAN, Интернет и мобильные устройства

Совместная работа обещает улучшить бизнес-процессы за счет интеграции инструментов совместной работы. При правильном использовании он может улучшить обслуживание, производительность и эффективность за счет уменьшения разрозненности информации и уменьшения традиционных моментов трения бизнеса во времени, пространстве и организационной структуре.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Тернер, Эми-Мэй. «Персональные компьютеры: история оборудования, изменившего мир».
  2. ^ «CEITON - Знакомство с рабочим процессом».
  3. ^ «ЦЕЙТОН - Профиль».
  4. ^ Рассел, Дункан Дж .; Питер М. Дью; Карим Джемаме (2007). «Безопасная система совместного рабочего процесса на основе услуг». Международный журнал интеграции и управления бизнес-процессами. 2 (3): 230–244. Дои:10.1504 / IJBPIM.2007.015497.
  5. ^ Игал Хауэр (май 2012 г.). Совместная работа: социальное программное обеспечение на миссии
  6. ^ Шафферс, Ганс; и другие. (2007). «Сеть». Международная конференция по параллельному предпринимательству.

дальнейшее чтение

  • Хелд, Маркус; Вольфганг Блохингер (2009). «Структурированный совместный дизайн рабочего процесса». Компьютерные системы будущего поколения 25.6. 25 (6): 638–653. Дои:10.1016 / j.future.2008.12.005.
  • Линг, Чжан (2009). «Проектирование совместной системы рабочего процесса на основе модели состояний UML». Международный форум по компьютерным технологиям и приложениям: 235–238.
  • Чжао, Дж. Леон; Генри Х. Би; Синьчунь Чен (23 июня 2003 г.). «Совместное управление рабочим процессом для межведомственного анализа преступности». Разведка и информатика безопасности Первый симпозиум NSFNIJ ISI 2003 г. Тусон, Аризона, США 23 июня 2003 г. Материалы: 958.
  • Шмидт, Райнер; Сельмин Нуркан (2009). «BPM и социальное программное обеспечение». Семинары по управлению бизнес-процессами. Конспект лекций по обработке деловой информации. 17: 649–658. Дои:10.1007/978-3-642-00328-8_65. ISBN  978-3-642-00327-1.