DIRKS - DIRKS

DIRKS, сокращение от Разработка и внедрение систем ведения документации, представляет собой подробное руководство, описывающее процесс создания ведение документации системы, включая различные записи деловой информации и транзакции, как указано в Австралийский стандарт для управления записями - AS ISO 15489.[1] DIRKS был разработан Национальный архив Австралии в сотрудничестве с Государственное управление архивов Нового Южного Уэльса.

Руководство состоит из двух частей: первая часть представляет собой руководство пользователя, а вторая часть представляет собой набор самих шагов. DIRKS - это восьмиэтапный процесс, в котором изучаются все или как можно больше аспектов бизнеса, чтобы достичь полного ведение документации упражняться. В дополнение к этим восьми шагам DIRKS включает в себя несколько шаблонов и вопросников, которые помогут пройти через методологию DIRKS.

DIRKS был заменен в 2007 году на уровне Австралийского Содружества, но продолжает использоваться на уровне штата в Новом Южном Уэльсе как не инструмент для оказания помощи государственный сектор в соответствии с Государственное управление архивов Нового Южного Уэльса Закон о государственном архиве 1998 г.[2]

Этапы методологии DIRKS

  • Шаг A: предварительное расследование;

До проведения предварительного расследования DIRKS предлагает провести предварительное расследование, в ходе которого будет установлено, есть ли необходимость в проведении предварительного расследования. ведение документации программы в организации и есть ли поддержка для внедрения системы учета. В таком случае предварительное следствие может быть проведено. Предварительное расследование DIRKS состоит из четырех компонентов.

  1. Определить объем предварительного расследования
  2. Собирать информацию
  3. Задокументируйте исследование расследования
  4. Отчет перед высшим руководством
  • Шаг Б: Анализ деловой активности;

Цель шага B - создать набор рекомендательных заявлений, на основе которых можно будет сделать анализ деловой активности организации. DIRKS предлагает набор систематических подходов к систематическому анализу организации с целью выявления различных видов деловой активности, того, как они выполняются и кто их выполняет.

  • Шаг C: Определение требований к ведению документации;

Шаг C преследует две основные цели. Первый заключается в определении требований организации к созданию и хранению записей о своей деловой деятельности. Вторая цель - четко задокументировать определенные требования, чтобы их можно было использовать в качестве справочных материалов в будущем.

  • Шаг D: Оценка существующих систем;

Основная цель Шага D - оценить существующие системы ведения документации и любые другие связанные системы управления информацией, способные сохранять и поддерживать записи. Эта оценка предназначена для выявления слабых и сильных сторон существующей системы.

  • Шаг E: Определение стратегии ведения документации;

Основная цель шага E - определить, какие политики, процедуры, стандарты и различные другие инструменты помогут организации достичь целей ведения документации. Установив эти стратегии, можно создать модель как для управления записями, так и для ведения записей.

  • Шаг F: Разработка системы учета;

Цель шага F - использовать информацию, полученную на шагах от A до E, можно разработать план, который удовлетворяет требованиям, установленным на шаге C.Проект должен устранять любые ошибки, обнаруженные на шаге D, и включать полный план интеграции нового система учета

  • Шаг G: Внедрение системы учета;

Цель Шага G - ввести в действие систему ведения документации, которая была разработана на Шаге F.

  • Шаг H: Обзор после внедрения.

Цель Шага H - измерить эффективность установленной системы и убедиться, что на практике она выполняет все требования, установленные и задокументированные в руководстве DIRKS.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Макинтош, Стивен; Реал, Линн (апрель 2007 г.). «DIRKS: Использование ISO 15489 в действии» (PDF). Журнал управления информацией: 50–56. Архивировано из оригинал (PDF) в 2016-07-29. Получено 2015-09-28.
  2. ^ «ДИРКС и Закон о государственном архиве». Государственные отчеты штата Новый Южный Уэльс. Государственное управление архивов Нового Южного Уэльса, Австралия. Архивировано из оригинал 16 сентября 2015 г.. Получено 28 сентября 2015.

внешняя ссылка