Сравнение документов - Википедия - Document comparison

Сравнение документов, также известный как красная линия или же черная линия, это компьютерный процесс, с помощью которого выявляются изменения между двумя версии того же документа для редактирования и просмотра. Сравнение документов - обычная задача в юридической и финансовой сферах.

Процесс сравнения документов на основе программного обеспечения сравнивает справочный документ с целевым документом и создает третий документ, который указывает (цветным выделение или посредством различных характеристик шрифта) информация (текст, графика, формулы и т. д.), которая была либо добавлена, либо удалена из справочного документа для создания целевого документа.

Общие форматы документов для сравнения включают обработка текста документы (например, Microsoft Word ), электронные таблицы, презентации (например, Силовая установка ), и Формат переносимого документа (PDF) документы.

Обзор

В самом широком определении сравнение документов может относиться к любому действию маркировки изменений, сделанных между двумя версиями одного и того же документа, и представления этих изменений в третьем документе через графический интерфейс пользователя (GUI). Существует несколько вариантов типов изменений, регистрируемых в процессе сравнения документов. Некоторые программы ограничивают сравнение только текстом и содержимым таблиц в текстовых документах, в то время как другие регистрируют изменения, внесенные в электронные таблицы и презентации, а также изменения, внесенные в версии документов PDF. Также существуют определенные программы, которые сравнивают изменения, внесенные в такие объекты, как JPEG, TIFF, BMP, PNG изображения, встроенные в документы, и простой текст файлы.

Решения для сравнения документов отмечают изменения, внесенные в следующие типы документов:

Текстовые документы	Текст в абзацах и в текстовых полях; пули и нумерация; таблицы содержания; прикладные стили; элементы дизайна и верстки; таблицы, включая добавления и удаления строк; встроенные объекты ; вставленные изображения.
Таблицы	Значения; формулы; добавления и удаления к строкам и столбцам, примененные стили; элементы дизайна и верстки.
Презентаций	Текст, таблица, изображение и другие изменения.
PDF-документы	Текст, таблица, изображение и другие изменения.

Поставщики программного обеспечения для сравнения документов обычно представляют формы сравниваемого документа в отдельных окнах в GUI. Каждое окно содержит следующие элементы, и различные окна отображаются на одном или нескольких мониторах компьютера:

оригинальный документ
измененный документ
документ с пометкой (или сравнением), и
список изменений, внесенных между версиями документа.

Представление изменений, сделанных между версиями документа, также традиционно настраивается. Хотя стандартное отображение удалений с подчеркиванием красным цветом и добавлений с подчеркиванием синим по-прежнему используется многими продуктами для сравнения документов, некоторые программы позволяют пользователям настраивать представление изменений в документе с пометкой / сравнением. Юристы по контрактам в США обычно отображают удаления как зачеркнутый красный текст (красный текст с линией, перечеркивающей удаляемые слова), а дополнения - с красным подчеркиванием.

История

Сравнение документов перед ПК

До появления персональных компьютеров сравнение документов предполагало печать двух версий одного документа и подробный анализ этих бумажных копий на предмет изменений и исправлений версии. В этот процесс были включены потенциальная возможность человеческой ошибки и большие административные затраты, необходимые для этого трудного процесса. Линейкой и красной ручкой рисовали зачеркнутые линии удаленного текста и двойное подчеркивание вставленного текста. Термин «красная линия» возник из-за использования красной ручки в исходной / текущей версии. Когда документ был помещен в копировальный аппарат, копии получались черными, отсюда и термин «черная линия». ^[1]

Сравнение документов первого поколения

С появлением персональных компьютеров и повсеместного распространения программного обеспечения для обработки текстов возникла необходимость найти способ управлять изменениями, внесенными в версии документов, совместно используемые через диск, а затем по электронной почте. Важность снижения рисков, связанных с потенциальными изменениями документов, стала важной по мере увеличения объема совместного использования документов и редакций. Первые программные решения для сравнения документов первого поколения обеспечивали надежный анализ документов, проверяя весь текст в двух документах на предмет изменений, а затем представляя эти изменения в третьей версии для пометок / сравнения.

Сравнение документов второго поколения

По мере изменения и развития документов менялись и решения для сравнения документов. Второе поколение документов начало использовать таблицы для управления множеством макетов документов. Многие решения для сравнения документов затрудняли сравнение таблиц в версиях документов. Эти решения сначала преобразовали таблицы в текстовые массивы, а затем сравнили созданные массивы. Во многих случаях со стороны программного обеспечения не проводилась должная проверка; пользователи не будут проинформированы о разделах, которые не удалось успешно сравнить. Во втором поколении также была представлена опция Microsoft Track Changes. Благодаря функции отслеживания изменений все изменения, внесенные в документы, фиксировались и сохранялись внутри документа. Недостатки в функциональности отслеживания изменений могли сделать документы непригодными для использования, и некоторые предложения для сравнения снова столкнулись с трудностями при управлении сложным процессом сравнения в среде отслеживания изменений.

Сравнение документов третьего поколения

До появления технологий третьего поколения организациям было свойственно использовать несколько документов для одного продукта. Основной документ с различными подтверждающими документами будет использоваться для представления и обмена необходимой информацией. Однако третье поколение документов (особенно Microsoft Word) позволяло представлять несколько типов информации в одном документе. Составные документы могут включать текст, таблицы и различные стили, а также могут включать ряд встроенных объектов, таких как Excel, Visio, ChemDraw, и SmartDraw объекты и вставленные изображения различных типов (включая jpg, tiff, bmp и gif). Хотя это улучшение значительно повысило полезность документов, оно добавило совершенно новый уровень риска для организаций, которым необходимо полностью понимать изменения, внесенные в версии документов. В большинстве программ для сравнения документов пока не предусмотрены механизмы снижения риска, связанного с изменениями внутри встроенных объектов. Программа, которая может сравнивать изменения, внесенные во встроенные объекты, обеспечивает сравнение изображений между пикселями и сравнение встроенного Excel на уровне ячеек. электронные таблицы и другие изменения, внесенные в эти сложные, составные документы.

Актуальность для бизнеса

Сравнение документов предоставляет метод гарантия качества. Частные лица и организации могут гарантировать, что запрошенные изменения были должным образом интегрированы в документы. Кроме того, сравнение документов гарантирует, что не было внесено никаких неоправданных изменений.

Сравнение документов в юридической отрасли

Юристы и юристы регулярно обмениваются документами с адвокатом противной стороны. Поскольку документы, построенные в этой бизнес-вертикали, могут быть обязательными для клиентов любой из сторон, важно, чтобы риски, связанные с изменениями, были полностью снижены. Если адвокат противоположной стороны вносит изменение, которое не обнаруживается адвокатом, такое изменение может негативно повлиять на клиента адвоката, и адвокат может нести ответственность за причиненный ущерб.

Сравнение документов в банковском деле, финансах и бухгалтерском учете

Профессионалы банковского дела, финансов и бухгалтерского учета обрабатывают большие объемы данных в таблицах. Поскольку одно изменение значения или формулы может повлиять на значительный объем данных, эти специалисты считают сравнение документов (например, сравнение двух версий электронной таблицы MS Excel) чрезвычайно полезным для обеспечения точности управления изменениями документов.

Креативный медиа-менеджмент и издательское дело

Специалисты в этих отраслях регулярно работают с несколькими версиями одного документа. Программное обеспечение для сравнения документов помогает этим профессионалам убедиться, что все изменения приемлемо интегрированы в последние версии, и дает им возможность быстро понять изменения, внесенные при редактировании и управлении версиями документов, с которыми они работают.

Смотрите также

Сравнение файлов

внешняя ссылка

[1]
«Смена-Про Премьер». Litera Microsystems. Получено 2019-04-25.
"Дома". Черная линия. Получено 2019-04-25.

[1] Дайан Маккалоу - бывший секретарь по правовым вопросам, личный опыт

[1]