Электронная система встреч - Electronic meeting system

An электронная система встреч (EMS) является разновидностью компьютерное программное обеспечение что облегчает творческое решение проблем и принятие решений группами внутри или между организациями. Термин был введен Аланом Р. Деннисом и др. в 1988 году. Этот термин является синонимом системы групповой поддержки (GSS) и по сути является синонимом системы поддержки принятия групповых решений (GDSS). Электронные конференц-системы представляют собой класс приложений для компьютерная совместная работа.

В основном за счет (необязательной) анонимности и распараллеливания входных данных электронные системы встреч преодолевают многие вредные и тормозящие особенности групповой работы.[1][2]

Похоже на веб-конференция, организатор приглашает участников на электронную встречу по электронной почте. После входа в сеанс участники собрания участвуют в основном с помощью клавиатуры, набирая ответы на вопросы и подсказки от организатора собрания.

Разграничение

Электронные конференц-системы нужно отличать, с одной стороны, от классических. групповое ПО, с другой стороны веб-конференция системы. В действительности есть некоторое совпадение между второстепенными характеристиками продуктов названных категорий.

Основное отличие от групповой работы - это интенсивность совместной работы. По классификации Любича,[3] groupware поддерживает сотрудничество внутри групп, при этом индивидуальные вклады остаются идентифицируемыми. Напротив, EMS позволяет группе совместно добиваться результата, за который группа несет ответственность в целом. В бизнес-процессе программное обеспечение для групповой работы и системы электронных встреч дополняют друг друга: программное обеспечение для совместной работы поддерживает группы при исследовании и создании документов в ходе подготовки к сеансу EMS или при реализации результатов такого сеанса.

Системы веб-конференций и системы электронных встреч дополняют друг друга на онлайн-встрече или семинаре: EMS расширяет систему веб-конференций, предоставляя интерактивные инструменты для получения и документирования результатов группы. С другой стороны, системы веб-конференц-связи дополняют EMS функциями совместного использования экрана и голосовой конференц-связи, необходимых для синхронных онлайн-встреч и отсутствующих в EMS.

История

Начала

Nunamaker et al. цитируют проект CASE PSL / PSA середины шестидесятых как начало технологии EMS. Первые системы, которые с сегодняшней точки зрения называются EMS, были разработаны в начале 1980-х годов в рамках университетских и исследовательских проектов. (1) В Университете Аризоны на основе проекта PSL / PSA был разработан прототип под названием Plexsys. (2) В Университете Миннесоты была создана система под названием SAMM (Software Aided Meeting Management). (3) Компания Xerox PARC разработала Colab. (4) Исследователи из Мичиганского университета разработали EMS-инструменты на основе MAC.

Эти усилия различались по целям: в то время как работа в Xerox PARC была сосредоточена на небольших группах из 2-6 человек, работа в Университете Аризоны была сосредоточена на группах из 16-24 человек.

В конце 1980-х годов зародился коммерческий рынок EMS. В 1989 году Университет Аризоны основал корпорацию Ventana, чтобы перенести технологию Plexsys из лаборатории на рабочее место. В 1992 году Xerox PARC отделилась от Live Works Inc, которая разработала продукт LiveBoard на основе проекта Colab.[4]

1990-е: Ранние системы на базе LAN

Компания Group Systems, разработанная корпорацией Ventana Corporation, по общему признанию является прародительницей современной EMS. Group Systems предоставила стандартные функции современной EMS, такие как мозговой штурм и категоризация, голосование и обсуждения в контексте хронологической повестки дня. Взносы можно было вводить параллельно и анонимно. Результаты одного этапа процесса встречи, например, мозгового штурма, могут быть скопированы в инструмент последующих действий, например, голосование.

Продукт был основан на клиентах, работающих на машинах Microsoft Windows, которые обращались к серверу с базой данных Paradox через подключенный диск в локальной сети (LAN). Ограничение на локальные («в одном месте») собрания, существенные требования к инфраструктуре и сложности управления программным обеспечением препятствовали широкому распространению. Следовательно, Group Systems была разработана как инструмент для опытного фасилитатора компьютерных встреч. Эти встречи часто проводились в конференц-залах, оборудованных специальными компьютерами, или в специализированных консультационных центрах со специальным оборудованием.

В конце 1990-х и начале 2000-х годов другие службы EMS, такие как голландские Inteam или американец Встречи вскочил. Как клиент-серверные системы на базе локальной сети, они разделяли ограничения таких систем. В отличие от этого ,ike.com применил HTML, страдающий (тогда) серьезными функциональными ограничениями этой технологии, ради преимущества работы через Интернет.

Веб-приложения

С 2005 года разработка EMS была сосредоточена на браузерных системах и простых в использовании графических интерфейсах. Прототипом для этого поколения EMS является продукт Thinktank[5] который основан на Group Systems, более поздний MeetingSphere[6] анонимный электронный мозговой штурм сосредоточен Муссон[7] и чистый HTML еще одна встреча[8] Все эти продукты обеспечивают функциональность EMS через Интернет, однако они различаются по своей направленности и функциональной глубине: MeetingSphere и Spilter[9] очень полные, функциональные, удобные и профессиональные. ThinkTank предоставляет и расширяет широкие функциональные возможности с учетом профессионально организованных семинаров. yaM и другие варианты на чистом HTML позиционируют свои продукты как интегрированные наборы инструментов для повседневных онлайн-встреч и семинаров, а также для асинхронной работы виртуальных команд.

Особую роль среди EMS играет продукция. nextModerator который предоставляет интерактивные инструменты очень большим группам, собранным в одном месте для особого мероприятия.

На территории постсоветских стран и Западной Европы важную роль в популяризации и развитии СЭМ в последние годы сыграли такие локально разработанные системы, как SW 6000, PATENTEM,[10] ГлавКом и Т. Д.

Стандартный функционал

Система электронных встреч - это набор настраиваемых программных инструментов для совместной работы, которые можно использовать для создания предсказуемых, повторяемых моделей сотрудничества между людьми, работающими над достижением цели. В системе электронных встреч каждый пользователь обычно имеет свой компьютер, и каждый пользователь может одновременно участвовать в одном и том же общем объекте (сеансе). Таким образом, никому не нужно ждать очереди, чтобы выступить, и люди не забывают, что хотят сказать, ожидая выступления. Когда группа или организатор группы сочтет это целесообразным, люди могут анонимно участвовать в большинстве инструментов электронных систем встреч: это позволяет группе сосредоточиться на содержании идей, а не на их источниках.

Большинство EMS предоставляют стандартные функции, описанные ниже, но заметно отличаются по обработке и функциональной глубине этих инструментов. Кроме того, они различаются набором дополнительных инструментов, которые они предоставляют, а также способом их администрирования или интеграции в корпоративную ИТ-среду. Они также различаются степенью взаимодействия с системами веб-конференц-связи для совместного использования экрана и голосовой конференц-связи.

Мозговой штурм и категоризация

В ходе электронного мозгового штурма группа создает общий список идей. В отличие от бумажных мозговой штурм или методы мозгового письма, вклад вносится непосредственно участниками и сразу же виден всем, как правило, в анонимном формате. Преодолевая социальные барьеры с помощью анонимности и ограничения процесса с помощью распараллеленного ввода, генерируется больше идей и ими делятся с меньшим соответствием, чем при традиционном мозговом штурме или сеансе мозгового письма. Преимущества электронного мозгового штурма возрастают с увеличением размера группы.[11]

Во многих случаях после мозгового штурма или сбора материалов идеи требуют категоризации. Для этого в современной EMS участники перетаскивают вклады из общего списка в папки или корзины категорий.

Обсуждение

Инструменты обсуждения в EMS похожи на структурированный чат, который может проводиться параллельно по отдельным темам, часто на основе вышестоящей задачи или вопроса. Распараллеливание происходит на нескольких уровнях: (1) На уровне нескольких тем, которые предлагаются для обсуждения одновременно. Участники могут вносить свой вклад в одни темы, просто просматривая другие. (2) Кроме того, распараллеливание происходит на уровне вкладов, которые участники могут вводить независимо друг от друга. Обсуждения ведутся анонимно или по имени. В большинстве групп EMS также доступна идентичность (например, «отдел маркетинга»).

По сравнению с устным обсуждением электронное обсуждение позволяет гораздо более интенсивно обмениваться аргументами за более короткое время. Благодаря анонимности межличностные конфликты сводятся к минимуму, давление сверстников снижается. Во многих случаях параллельное электронное обсуждение позволяет исследовать темы, которые можно было бы пропустить в традиционных условиях из-за нехватки времени.

Голосование

Сложная система EMS предоставляет ряд методов голосования, таких как числовая шкала, порядок ранжирования, бюджет или множественный выбор. В более продвинутых системах список для голосования может быть подвергнут множеству голосований по множеству критериев с разными методами голосования для анализа полезности или воздействия. Результаты доступны в режиме реального времени, как правило, в виде таблиц и диаграмм.

Дополнительные функции включают интеграцию с социальные медиа а также система вопросов и ответов.[12]

В отличие от методов голосования, доступных на традиционных семинарах, таких как поднятие руки или размещение стикеров на белой доске, электронное голосование является анонимным и обеспечивает более дифференцированную оценку идей, мнений или фактов. Некоторые EMS предоставляют голосование с групповой идентичностью для более глубокого понимания структуры консенсуса или несогласия.

Повестка дня

Современные СЭМ организуют процесс встречи в повестку дня, которая структурирует мероприятия встречи или семинара по темам, хронологии и использованию вспомогательного инструмента. Согласно повестке дня, ведущий (фасилитатор) встречи предлагает («запускает») участников для участия в различных мероприятиях. В некоторых EMS повестку дня можно скопировать из существующего собрания или из шаблонов собрания.

Автоматические минуты

Результаты встречи на основе EMS существуют как контент в базе данных. Контент можно экспортировать в файл, доставить во внешнюю интегрированную систему записи или просто распечатать. Форматирование и доступные форматы файлов существенно различаются в EMS, с общедоступными вариантами, включая HTML, Markdown и форматы офисных документов.

Синхронные и асинхронные встречи

Современные EMS поддерживают как синхронные (участники встречаются одновременно), так и асинхронные (участники участвуют в разное время) собрания.

Синхронные встречи обеспечивают немедленное, спонтанное взаимодействие между участниками. Асинхронные собрания увеличивают доступность участников, устанавливая не более периода времени, в течение которого участники могут вносить свой вклад в свое свободное время. Асинхронные встречи - хороший вариант, когда требуется отраженный ввод, а не мгновенное спонтанное взаимодействие.

Технически синхронные и асинхронные собрания различаются по времени, в течение которого участникам доступны инструменты. В типичном синхронном собрании все участники активны в одном общем действии. Для этого синхронные собрания обычно требуют поддержки голосовой конференции для устного взаимодействия внутри группы и совместного использования экрана посредством веб-конференции для представления контента, не связанного с EMS.

Напротив, асинхронные сеансы часто включают несколько действий для вклада. Фактическая встреча и прямое взаимодействие между двумя или более участниками определенного действия случайны. Асинхронные сеансы часто используются для сбора отзывов или ввода. Асинхронные сеансы могут проводиться независимо от синхронных встреч или в преддверии таких встреч или после них, например для обсуждения нерешенных на собрании вопросов.

EMS существенно различаются способом и степенью поддержки асинхронных собраний. Различия включают продолжительность асинхронных собраний (24 часа / дни / недели), поддержку планирования и публикации асинхронных собраний (повестка дня, приглашения) и модель лицензирования (фиксированная ставка, плата за использование, одновременные собрания, одновременные пользователи, так далее.).

Преимущества

Электронные системы встреч были разработаны для повышения эффективности, результативности и удовлетворенности групп. Персональные группы могут пострадать от ряда производственных потерь, включая:[13][14]

  • доминирование в разговоре одного или нескольких участников
  • лица, удерживающие комментарии из страха критики или негативной оценки
  • участники не участвуют, потому что считают, что их вклад не требуется
  • давление, чтобы соответствовать старшим членам группы

Следовательно, преимущества встреч при поддержке EMS по сравнению с традиционными личными встречами и семинарами:

  • повышенная открытость и уменьшение личных предубеждений за счет анонимности
  • возможность работы в любом месте (онлайн), позволяющая избежать затрат времени и средств на дорогу
  • повышенная доступность участников (в любом месте, в любое время).
  • повышенная интерактивность и участие за счет распараллеливания
  • более сложный анализ путем голосования и анализа в реальном времени
  • меньше усилий при подготовке за счет использования шаблонов встреч
  • повторяемый процесс встречи и семинара с помощью шаблонов встреч
  • автоматическая, полная, нейтральная документация

Недостатки

Большинство недостатков EMS по сравнению с традиционными конференциями или семинарами было преодолено технологическим прогрессом или адаптацией EMS к конкретным целевым группам и их доминирующим вариантам использования:

  • ранее высокие требования к инфраструктуре были сведены к доступу в Интернет и веб-браузеру
  • ранее высокие требования к фасилитаторам были значительно снижены в системах, которые предназначены для повседневного использования неспециалистами.
  • Традиционные культурные барьеры для использования технологий на собраниях были преодолены за счет общего ознакомления пользователей с телефонными и веб-конференциями.

Остальные недостатки в основном связаны с физическим распределением участников при онлайн-встрече. Видеоконференции могут лишь частично компенсировать отсутствие личной встречи.

Рекомендации

  1. ^ Джей Нунамейкер, Алан Деннис, Джозеф Валачич, Дуглас Фогель и Джои Джордж, «Электронные системы встреч для поддержки групповой работы», Коммуникации ACM, июль 1991 г., 34 (7), стр. 40-61.
  2. ^ Макфадзин, Э. С. (1997), "Повышение производительности группы с помощью систем групповой поддержки и творческих методов решения проблем", Креативность и управление инновациями, Vol. 6, No. 4, pp. 218-225.
  3. ^ Любич, Х. (1995). «На пути к рамкам CSCW для научного сотрудничества в Европе, Springer Verlag, Lecture Notes in Computer Science 889, январь 1995 г., стр. 26». Цитировать журнал требует | журнал = (помощь)
  4. ^ Шефер, А.Дж. (1997). "EMS - Электронная система совещаний - Unterstuetzung für das Meeting Management im Architekturbertieb, Ганновер, Германия, ноябрь 1997 г., стр. 5". Цитировать журнал требует | журнал = (помощь)
  5. ^ Групповые системы, ThinkTank EMS
  6. ^ MeetingSphere, MeetingSphere EMS
  7. ^ Муссон В архиве 2012-11-13 в Wayback Machine, Анонимный EMS в сезон дождей
  8. ^ сладкий картофель, еще одна встреча EMS
  9. ^ Spilter, Spilter EMS
  10. ^ Украинские инновации на мировом рынке
  11. ^ Деннис, А. Р. и Валачич, Дж. С. (1993), "Компьютерные мозговые штурмы: больше голов лучше, чем одна", Журнал прикладной психологии, Vol. 78, No. 4, pp. 531-537.
  12. ^ Шиао, Деннис. «3 совета по поддержанию заинтересованности аудитории вебинара». INXPO. Архивировано из оригинал 3 октября 2014 г.. Получено 18 мая 2013.
  13. ^ Нунамакер, Дж., Деннис, А. Р., Валачич, Дж. С., Фогель, Д. Р. и Джордж, Дж. Ф. (1991), "Электронные системы встреч для поддержки групповой работы", Сообщения ACM, Vol. 34, No. 7, pp. 40-61.
  14. ^ Галлупе, Р. Б., Деннис, А. Р., Купер, В. Х., Валачич, Дж. С., Бастианутти, Л. М. и Нунамакер, Дж. Ф. (1992), "Электронный мозговой штурм и размер группы", Журнал Академии управления, Vol. 35, No. 2, pp. 350-369.

дальнейшее чтение

  • Деннис А. Р., Джордж Дж. Ф., Джессап Л. М., Нунамейкер-младший, Дж. Ф. и Фогель Д. Р. (1988). Информационные технологии для поддержки электронных встреч. MIS Quarterly, 591-624.
  • Фьерместад Дж., Хильц С.Р .: Оценка Системы групповой поддержки экспериментальные исследования: методология и результаты. Журнал информационных систем управления, 15 (3), (1999) 7-149.
  • Фьерместад Дж., Хильц С.Р .: Системы групповой поддержки: Описательная оценка тематических и полевых исследований. Журнал информационных систем управления, 17 (3), (2001) 112-157.
  • McFadzean, E. S. (1996), "Новые способы мышления: оценка K-Groupware и творческого решения проблем", докторская диссертация, Университет Брунеля, Аксбридж, Мидлсекс.
  • Джей Нунамейкер, Роберт Бриггс, Дэниел Миттлман, Дуглас Фогель и Пьер Бальтазар, "Уроки дюжины лет Системы групповой поддержки Исследования: обсуждение результатов лабораторных и полевых исследований, "Журнал систем управления информацией", зима 1996-97 гг., 13 (3), стр. 163–207.