Харбарское моделирование процессов - Harbarian process modeling

Схема процесса HPM

Харбарское моделирование процессов (HPM) это метод получения информации о процессе и визуального документирования внутренних процессов организации эффективным и упрощенным способом. Этот метод обеспечивает общий обзор процессов или рабочих процессов, так что любой участник может легко прочитать и понять информацию. Метод HPM включает два уровня:

  1. Диаграммы процессов: высокоуровневые обзоры конкретных процессов или рабочих процессов.
  2. Системные диаграммы: отображение того, как соотносится каждый процесс, а также различных входов, выходов, целей, контуров обратной связи и внешних факторов.

Назначение метода HPM

Основная цель метода HPM - сначала получить информацию о процессе от всех соответствующих заинтересованных сторон, а затем задокументировать существующие процессы, завершенные в организации. Этот метод решает проблему неэффективности рабочего места в организации, которая в значительной степени может быть связана с тем, что большинство процессов не задокументированы и неформально завершены. Официальная документация процессов предлагает заменить двусмысленность и неопределенность ясностью и прозрачностью выполняемой работы как для заинтересованных сторон, так и для высшего руководства. Разработка формальной документации также дает возможность повторно оценить эффективность процесса. Заинтересованным сторонам будет предоставлена ​​возможность поделиться своим врожденным пониманием сильных и слабых сторон процессов и их дублирования. Кульминация этих усилий должна привести к очевидному повышению общей эффективности рабочих мест в организации.

Выход HPM

Конечным результатом метода HPM является формализованная основная документация рабочих процессов и процессов организации или филиала. Этот сборник разделен на конкретные серия процессов, каждый для определенной группы или команды. Каждая серия процессов делится на основные рабочие процессы группы, которые индивидуально документируются в схемах процессов HPM. Каждая серия процессов также включает Схема системы HPM который показывает отношения и связи между различными процессами, входами, выходами, контурами обратной связи, внешней средой и целями системы.

Схема процесса HPM

Диаграммы процессов HPM предоставляют общий обзор конкретного рабочего процесса или процесса, завершенного бизнес-подразделением. Эти диаграммы не предназначены для предоставления подробных инструкций по процедурам или кодам, а вместо этого отражают все основные этапы, решения и оценки, которые включены в процесс. После доработки эти документы могут использоваться в качестве справочника для всех в организации. Например:

  • Владельцы процессов могут использовать диаграммы для обучения новых сотрудников.
  • Другие группы могут ссылаться на диаграммы для лучшего понимания и общения.
  • Высшее руководство может ссылаться на диаграммы для повышения прозрачности процесса и принятия решений.

Диаграммы процессов HPM можно настроить в соответствии с конкретными потребностями организации, однако обычно они включают:

  • Название процесса
  • Фазы процесса
  • Хронология (если применимо)
  • Последовательные этапы процесса
  • Легенда / ключ

Схема системы HPM

Диаграммы системы HPM обеспечивают целостное представление набора диаграмм процессов. Система фокусируется на связях и отношениях между различными процессами. Эти диаграммы также обращаются к системе как к набору:

  • Входы
  • Трансформации
  • Выходы
  • Цели
  • Обратная связь
  • Внешние факторы
Пример базовой схемы системы HPM

Внедрение HPM

Внедрение метода HPM осуществляется в пять основных этапов. Встречи с заинтересованными сторонами из организационных групп проводятся для определения основных процессов, подробного документирования каждого процесса и разработки реализуемых решений. Информация запрашивается у заинтересованных сторон, а затем формально оформляется в виде блок-схем процессов и схем системного мышления для использования в организации:

  1. первоначальное выявление и сотрудничество,
  2. предварительная документация,
  3. последующее выявление и сотрудничество,
  4. окончательная документация и
  5. Подача проектного пакета.

Первоначальное выявление и сотрудничество

Первый этап метода HPM включает в себя планирование и встречи с каждой основной командой, составляющей организацию или филиал. Затем встречи проводятся в форме интервью и следуют подробному протоколу, чтобы установить цель встречи, сообщить ожидаемые выгоды и получить информацию о процессах соответствующей команды.

Встречи начинаются с объяснения цели, а также списка ожидаемых выгод для каждой команды:

  1. повышенная производительность,
  2. повышенная удовлетворенность работников,
  3. увеличение инноваций,
  4. снижение товарооборота,
  5. уменьшение неопределенности и
  6. снижение неоднозначности ролей.

Затем следует дать разъяснения по всем вопросам, заданным заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить поддержку со стороны всех членов соответствующей команды.

Затем каждая команда должна предоставить общий обзор всех основных процессов, которые они выполняют на регулярной основе. Затем можно подробно обсудить каждый из этих процессов. Выявляется хронологический порядок задач для каждого процесса и идентифицируются входы, выходы, операции, точки принятия решений и оценки.

Предварительная документация

Второй этап, предварительная документация, начинается после того, как вся информация о процессе получена от всех организационных групп. Затем каждый процесс организуется и форматируется в диаграмму процесса HPM. Процессы разрабатываются с заголовком, обзором фаз процесса, графиком (если применимо) и конкретными шагами в последовательном порядке.

Последующее выявление и сотрудничество

После того, как все предварительные схемы процессов HPM составлены, проводятся последующие встречи с каждой из команд. Эти встречи начинаются с обзора диаграмм процессов HPM соответствующей группы на предмет точности. Этот обзор также служит средством выделения заинтересованных сторон для трех этапов мозгового штурма: (1) подготовить группу, (2) представить проблему и (3) направить обсуждение.[1]

Подготовить группу

Команды готовы к мозговому штурму, просматривая свои диаграммы процессов HPM. Этот шаг напоминает заинтересованным сторонам об обсуждаемом содержании и позволяет им подробно обдумать каждый процесс, анализируя, что работает хорошо, а что можно улучшить. Кроме того, время между первоначальным интервью и последующей встречей должно было дать каждой заинтересованной стороне возможность самостоятельно подумать о процессах.

Представьте проблему

После подготовки к мозговому штурму командам ставится задача выявить проблемы. В то время как акт формального документирования процессов внутренне направлен на решение существующих проблем с эффективностью и неоднозначностью процесса, мозговой штурм предназначен для того, чтобы сосредоточиться на дальнейшем решении этих проблем. Это включает в себя краткое независимое размышление для каждой заинтересованной стороны об эффективности, сильных сторонах и областях их существующих процессов, которые можно или нужно улучшить.

Направляйте обсуждение

Чтобы облегчить мозговой штурм, команды проходят четыре этапа ИИ: (1) открытие, (2) мечта, (3) дизайн и (4) судьба. Каждый этап состоит из обсуждения с конкретными вопросами на основе ИИ, созданными для выявления идей и решений, основанных на позитиве.

Открытие

На первом этапе, обнаружение, оцениваются заинтересованные стороны и существующие рабочие процессы, выявляя то, что уже работает хорошо, и «оценивая и оценивая лучшее из того, что есть».[2] Заинтересованным сторонам задают вопросы на основе искусственного интеллекта, призванные выявить лучшее из их соответствующей команды. Например, заинтересованные стороны могут определить личные сильные стороны конкретных заинтересованных сторон, сильные стороны существующих процессов и факторы окружающей среды, которые позволили команде работать с максимальной отдачей.

Мечта

На втором этапе, мечта, командам предлагается представить себе будущее на основе положительных результатов, обнаруженных на первом этапе ИИ. Вопросы, задаваемые командам, позволяют им исследовать оптимистичные возможности того, чего можно достичь, намеренно не обращая внимания на недостатки и проблемы, которые существовали в прошлом. Например, заинтересованные стороны могут представить себе, чего их команда сможет достичь, работая с максимальной отдачей, или какие факторы позволят команде работать с повышенным чувством цели.

Дизайн

Третий этап, дизайн, ориентирован на команды, формулирующие, как они могут превратить то, что было определено на этапе мечты, в реальность.[3] указывают на то, что «после того, как стратегическая цель или мечта сформулированы, внимание переключается на создание идеальной организации» и «фактический дизайн системы» (стр. 10). Вопросы должны быть сосредоточены на планировании действий и определении того, где можно внести конкретные улучшения в существующие процессы, чтобы сделать их оптимистичное будущее осязаемым. Если на этапе мечты заинтересованным сторонам предлагалось не обращать внимания на недостатки и проблемы, на этапе проектирования заинтересованным сторонам предлагалось разработать новые решения, которые устраняли или обходили существующие проблемы, используя сильные стороны команд.

Судьба

Четвертый этап, судьба, завершает процесс искусственного интеллекта тем, что команды разрабатывают план по поддержанию того, что было определено на первых трех этапах. Используя положительный импульс, накопленный в ходе мозгового штурма, заинтересованные стороны, скорее всего, согласятся выполнить определенные действия. Когнитивный диссонанс Теория постулирует, что, публично заявляя о своем поведении, заинтересованные стороны почувствуют острую потребность в поддержании согласованности между своими словами и действиями.[4] По этой причине вопросы сосредоточены на выявлении самоидентифицированных обязательств у заинтересованных сторон. Например, заинтересованные стороны попросили определить небольшое действие, которое каждый из них мог бы немедленно предпринять, чтобы помочь воплотить в жизнь свое предполагаемое будущее. Эти ответы послужили публичными обязательствами перед остальной частью их команды.

Окончательная документация

На данный момент вся необходимая информация получена от организационных групп и готова к документированию. Во-первых, диаграммы процессов HPM должны быть обновлены, чтобы отражать отзывы и идеи заинтересованных сторон. Во-вторых, анализируются и анализируются общие схемы процессов HPM каждой команды. Затем применяется системное мышление, чтобы определить «более глубокое понимание связей, отношений, взаимодействий и поведения между элементами, которые характеризуют всю систему».[5]

Концепции деловой психологии

В методе HPM используются четыре основные концепции, вытекающие из психологии бизнеса: (а) блок-схемы, (б) мозговой штурм, (в) благодарный запрос (AI), и (d) системное мышление.

Блок-схемы

Блок-схемы представляют собой «простые для понимания диаграммы, показывающие, как этапы процесса сочетаются друг с другом».[6] Они предоставляют наглядную ссылку заинтересованным сторонам, чтобы можно было четко выполнять шаги в хронологическом порядке. Блок-схемы «обычно используются нетехнической аудиторией и хороши для согласования как с процессом, так и с контекстом решения».[7]

Этот инструмент нейробиологии был включен в метод HPM для его многочисленных приложений: (а) определение процесса, (б) стандартизация процесса, (в) информирование о процессе, (г) выявление узких мест или потерь в процессе, (д) ​​решение проблема, и (е) улучшение процесса.[6] Блок-схемы представляют собой полезный и простой визуальный справочник для всех членов организации. Использование блок-схем обеспечивает повышенную прозрачность процесса и уменьшение неоднозначности, что часто приводит к повышению общей эффективности рабочего места.

Мозговой штурм

Мозговой штурм это эффективный инструмент нейробиологии, который можно использовать в группах для выработки идей, основанных на опыте и сильных сторонах всех заинтересованных сторон. Этот инструмент был включен в метод HPM из-за его потенциальной возможности предоставить командам возможность «открывать возможности и ломать неверные предположения о пределах проблемы». [1] Кроме того, исследования показали, что группы, участвующие в мозговом штурме, «могут быть когнитивно стимулированы в результате воздействия на идеи других».[8] Это подразумевает наличие синергетических отношений между индивидуальными сильными сторонами заинтересованных сторон и идеями, генерируемыми в ходе мозгового штурма.

Благодарный запрос и четырехмерный цикл

Благодарный запрос (AI) основан на распознавании «позитивного ядра» путем признания качеств и сильных сторон людей, составляющих организацию.[9] утверждают, что «человеческие системы развиваются в направлении того, о чем они постоянно задают вопросы, и эта склонность является наиболее сильной и устойчивой, когда средства и цели исследования положительно коррелируют» (стр. 3–4). Это означает, что постановка положительных и оптимистичных вопросов, скорее всего, приведет группу или организацию к позитивному и оптимистичному будущему.

ИИ включает четыре ключевых этапа, известных как четырехмерный цикл: (1) открытие, (2) мечта, (3) дизайн и (4) судьба.[3] Каждый этап вовлекает заинтересованные стороны в оценку своей организации, формирование целостной оценки людей, с которыми они работают, и создание «положительного ядра», которое позволяет организации изменяться и расти.

ИИ был включен в метод HPM для продвижения позитивных перспектив среди заинтересованных сторон.,[10] создатели ИИ утверждают, что ИИ фокусируется на позитивной философии, лежащей в основе подхода, а не рассматривает ИИ исключительно как метод решения проблем. Вопросы на основе искусственного интеллекта могут использоваться для выявления конструктивных идей и решений от заинтересованных сторон на протяжении всего этапа сбора информации о проекте.

Системное мышление

Системное мышление - это теория, которая дает заинтересованным сторонам «понимание [того, как] взаимодействуют люди, процессы и технологии внутри организации, что позволяет бизнес-аналитикам понять предприятие с целостной точки зрения».[11] В то время как традиционные формы анализа рассматривают определенные части системы, системное мышление рассматривает «общую картину», фокусируясь на взаимодействиях между частями, включая зависимости и синергетические отношения.[12]

Хотя существует множество подходов и моделей системного мышления,[13] предоставить открытая система (теория систем) который анализирует систему по ее (а) входам, (б) пропускной способности или преобразованиям, (в) выходам, (г) обратной связи и (д) среде. Эта модель была адаптирована для использования при анализе каждой из организационных команд как системы посредством их (а) входов, (б) преобразований, (в) выходных данных, (г) петель обратной связи, (д) ​​целей и (е) среды. .

Рекомендации

  1. ^ а б «Мозговой штурм: генерирование множества радикальных творческих идей». www.mindtools.com.
  2. ^ Дэвид Л. Куперрайдер; Дайана Уитни (2001). «Позитивная революция в изменениях: благодарный запрос». Государственное управление и государственная политика. Марсель Деккер, Inc. 87: 29.
  3. ^ а б Куперрайдер, Д. И Уитни, Д. (2001). «Позитивная революция в переменах». В Cooperrider, D. L .; Соренсон, П .; Уитни, Д. и Йегер, Т. (ред.). Благодарный запрос: новое направление развития организации. Шампейн, Иллинойс: Стипс. С. 9–29.
  4. ^ Кэрол Таврис; Эллиот Аронсон (2007). Ошибки были сделаны (но не мной). Книги Моряка. ISBN  978-0544574786.
  5. ^ Мировая статистика здравоохранения, 2009 г. (PDF). Всемирная организация здоровья. 2009. с. 33. ISBN  9789241563819.
  6. ^ а б «Блок-схемы: определите свой оптимальный процесс и сообщите о нем». www.mindtools.com. Получено 2016-12-07.
  7. ^ БАБОК: Руководство по совокупности знаний по бизнес-анализу (3-е изд.). Международный институт бизнес-анализа. 2015. стр. 320.
  8. ^ Дугош, Карен Леггетт; Paulus, Paul B .; Роланд, Эвелин Дж .; Ян, Хуэй-Чуань (2000). «Когнитивная стимуляция в мозговом штурме». Журнал личности и социальной психологии. 79 (5): 722–735. Дои:10.1037/0022-3514.79.5.722.
  9. ^ Дэвид Л. Куперрайдер; Дайана Уитни (2001). «Позитивная революция в изменениях: благодарный запрос». Государственное управление и государственная политика. Марсель Деккер, Inc. 87.
  10. ^ Куперрайдер, Д. Л .; Шриваства, С. (1987). «Благодарный запрос в организационной жизни». Вудман, Р. В., Пэсмор, В. А. Исследования в области организационных изменений и развития. Стэмфорд, Коннектикут: JAI Press. 1: 129–169.
  11. ^ БАБОК: Руководство по совокупности знаний по бизнес-анализу (3-е изд.). Международный институт бизнес-анализа. 2015. стр. 191.
  12. ^ Аронсон, Д. «Обзор системного мышления».
  13. ^ Даниэль Кац; Роберт Л. Кан (1978). Социальная психология организаций (2-е изд.). Джон Уайли и сыновья. ISBN  978-0471023555.