Карта покупок - Википедия - Purchasing card

А ПОКУПНАЯ КАРТА (также сокращенно PCard или же P-Card) - это форма компании платежная карточка что позволяет приобретать товары и услуги без использования традиционного процесса закупок. В Великобритании карты для покупок обычно называют карты закупок.

Карты закупок обычно выдаются сотрудникам, которые, как ожидается, будут следовать политикам и процедурам своей организации, связанным с использованием P-Card, включая проверку и одобрение транзакций в соответствии с установленным графиком (не реже одного раза в месяц). Организация может реализовать различные элементы управления для каждой P-Card; например, лимит в долларах для одной покупки, месячный лимит, код категории продавца (MCC) ограничения и так далее. Кроме того, деятельность держателя карты P-Card должна периодически проверяться кем-либо, не зависящим от держателя карты.

Регулярные проверки должны быть частью текущих усилий организации по управлению программой карточек закупок. Успеху или, наоборот, стагнации может способствовать множество факторов. Существуют распространенные ошибки в программах P-card, которых следует избегать с целью разработки успешных стратегий, которые могут направить (или удержать) программу на правильном пути.^[1]

История

Использование карточек покупок резко возросло в последние годы, и многие правительственные организации теперь используют их для устранения «бюрократии» и снижения затрат.^[2] Например, в 2001 г. Министерство обороны У (DOD) было 230 000 держателей карт с ежегодными расходами в 6,1 миллиарда долларов.^[3] Организации обычно используют карты покупок, чтобы ориентироваться на товары и услуги с низкой стоимостью, поскольку они предлагают механизм для проведения этих транзакций по значительно более низкой цене, чем традиционные методы.

Существуют различные программные решения, помогающие управлять программами покупок по карточкам, в частности, электронные выписки, которые предоставляют компании, выпускающие карточки, вместо традиционных счетов-фактур.

Организации начали использовать карты покупок в качестве стратегической формы оплаты в кредиторская задолженность (A / P), в дополнение к традиционным крупномасштабным сделкам с низким уровнем доллара. Организации заменяют чеки покупательными картами и автоматизируют платежи поставщику. Это одно из самых быстрорастущих способов использования карт для покупок. Согласно результатам сравнительного исследования карты закупок 2005 г. (Palmer and Gupta, 2007),^[4] с 2003 по 2005 год объем транзакций по традиционным покупательным картам на сумму менее 2000 долларов США вырос на 1,4%. Наиболее динамично увеличились транзакции от 2000 долларов США до 10 000 долларов США, что на 6,1%. Сделки A / P попадают в этот диапазон и могут достигать сотен тысяч долларов.

Статистика

Согласно сравнительному исследованию покупательной карты 2005 г. (Palmer and Gupta, 2007)

• Расходы на карту в 2003 году = 80 миллиардов долларов
• Расходы на карту в 2005 году = 110 миллиардов долларов
• 43% транзакций электронных закупок оплачиваются чеком
• К 2008 году более 70% всех организаций будут иметь программу pcard, по сравнению с 60% в 2005 году.

Далее в исследовании обсуждается перенос программы покупательских карт в A / P. «Основная идея состоит в том, чтобы использовать карту для расчетов по транзакциям, связанным с платежными операциями, как если бы вы использовали ACH или чек. Компания фиксирует скидки, связанные с транзакциями по p-картам, и избегает обработки платежей по чекам. Хотя эти карты в настоящее время не получили широкого распространения, их популярность растет ».

Сьюзан Эйвери (2005)^[5] заявляет, что согласно сравнительному отчету по закупочным картам Aberdeen Group, передовые программы закупочных карт «не ограничивают» покупки традиционными расходами на товары и услуги с низкой стоимостью и высокой транзакцией. Эти закупки включают внеконтрактные, нетрадиционные, не связанные с заказом покупки, специальные и случайные закупки. Передовые программы закупочных карт расширяют закупочную карту до отдела AP.

вопросы

Одним из препятствий при конвертации платежных карт A / P является поддержка поставщика. Это часто называют разрешением поставщика карты покупки или разрешением поставщика карты. Необходимо связаться с каждым поставщиком и проинформировать его об изменении оплаты с чека на карту закупки, даже если поставщик уже является поставщиком карты закупки. Некоторые банки предлагают помощь в процессе преобразования (приобретение доступа к поставщику карт), а другие компании-разработчики программного обеспечения предоставляют технологии, позволяющие сделать преобразование эффективным и простым для финансового учреждения, клиента и поставщика. Согласно совместному отраслевому обзору,^[6] «Что касается противодействия развитию карточной программы организации, 61% респондентов из числа конечных пользователей сообщили, что сопротивление поставщиков (или неприятие) платежей по картам является, как минимум, некоторой проблемой. Неудивительно, что фактор комиссии за принятие транзакции в подавляющем большинстве случаев является основной причиной, по которой поставщики указывают конечным пользователям, что они сопротивляются или не принимают платежи по карте. Кроме того, почти 50% респондентов заявили, что они иногда или часто сталкиваются с поставщиками, которые взимают дополнительную плату в связи с приемом карт. Конечные пользователи применяют различные подходы к решению проблем; например, информирование поставщиков о преимуществах карточных платежей - задача, которую часто выполняют руководители программы и / или сотрудники отдела закупок ».

Рекомендации