Методология выбора системы ERP - ERP system selection methodology

An Методология выбора системы ERP это формальный процесс выбора Планирование ресурсов предприятия (ERP) система. Существующие методологии включают:[1]

Обзор

Независимо от того, является ли компания транснациональной, многомиллионной организацией, некоммерческой организацией или небольшой компанией с однозначным оборотом в миллионы долларов, цель выбора системы - найти систему, которая может обеспечить функциональность для всего бизнеса. процессы; что получит полное согласие пользователя; одобрение руководства и, что наиболее важно, может обеспечить значительную прибыль на инвестиции для акционеры.

С середины 1970-х годов, когда ведущие компании широко внедрили компьютерные пакеты для оказания помощи в планирование потребности в материалах, софтверные компании стремились,[2] и по большей части удалось создать пакеты, которые помогают во всех аспектах ведения бизнеса из производство; система управления цепями поставок; человеческие ресурсы; через финансы. Это привело к развитию ERP-систем.

Соответственно, с 1990 года на рынок вышло значительное количество пакетов, якобы являющихся системами ERP.[3] Есть пакеты на верхнем уровне рынка и огромное количество других пакетов, которые поставщики называют ERP-системами. Существуют также пакеты, которые претендуют на звание лучших в своем классе для определенных процессов [например, планирования] и продаются просто как дополнение к системе ERP. Вариантов много, и это, в действительности, создает проблему для компании, которая должна принять решение.

Сложность выбора ERP-системы еще больше усугубляется тем фактом, что некоторые системы предназначены для дискретной производственной среды, в которой определенное количество элементов составляет готовый продукт, а другие больше подходят для перерабатывающие отрасли такие как химическая и пищевая промышленность, где ингредиенты не являются точными и где могут быть повторные работы и побочные продукты процесса.[4]

В последнее десятилетие компании также заинтересовались расширенными функциями, такими как управление взаимоотношениями с клиентами и электронная коммерция возможности.

Учитывая все возможные решения, компании нередко выбирают систему, которая не наилучшим образом подходит для бизнеса, и это обычно приводит к более дорогостоящему внедрению.[нужна цитата ] Таким образом, «затраты на ERP могут достигать двух или трех процентов доходов».[5] Правильная методология выбора системы ERP предоставит, в пределах времени и бюджета, систему ERP, которая лучше всего подходит для бизнес-процессов и пользователя на предприятии. Она используется на малых предприятиях для внедрения своей организации в MIS.

Плохой выбор системы

Компании редко используют полностью объективную методологию отбора при выборе системы ERP.[нужна цитата ] Вот некоторые распространенные ошибки:

Неполные требования

Поскольку внедрение новой системы ERP «требует от людей другого подхода к работе» (Уоллес и Кремзар[6]), очень важно понимать требования пользователей не только к текущим, но и к будущим процессам (то есть до и после установки новой системы). Без подробных требований пользователя проверка систем на оптимальную функциональность редко бывает успешной. Требования должны быть достаточно подробными для сложных процессов или процессов, которые могут быть уникальными для конкретного бизнеса.

Использование демонстрационных материалов от поставщиков

Демонстрации поставщиков, как правило, фокусируются на очень упрощенных процессах. Типичная демонстрация показывает идеальный приказ обналичить процесс, когда клиент заказывает количество товара, которое есть на складе. Реальность большинства предприятий такова, что большинство клиентов имеют различные и более сложные коммерческие договоренности, а продукты не всегда есть в наличии.

Чрезмерный упор на стоимость системы

По словам Финли и Слуги, «разница в закупочной цене между пакетами вряд ли будет доминирующим фактором».[7] Хотя стоимость ERP-системы значительна для компании, другие важные критерии принятия решения, такие как функциональность; будущая проверка; базовая инфраструктура [сеть и база данных]; и возможности электронной коммерции, среди прочего, могут быть недооценены. Следует принять во внимание дальнейшую оценку потенциально скрытых расходов или периодических платежей, что поможет определить, может ли система предоставляться на постоянной основе. Такие расходы могут включать годовое обслуживание, затраты на замену оборудования, обучение сотрудников, интеграцию и обновления.

Тщательный анализ управления изменениями

Во время внедрения программного обеспечения ERP большинство процессов и систем требуют глубокого анализа для эффективного управления изменениями. Кроме того, наиболее важным моментом было бы управлять набором навыков как сотрудников, так и руководителей. Обучение руководителей отделов должно стать приоритетом, поскольку они будут руководством для конечных пользователей по обеспечению эффективного использования программного обеспечения.

Недостаточный упор на поддержку системы

Недооценивая возможности поддержки, предоставляемые поставщиком, организация может случайно выбрать неправильное системное решение ERP. В зависимости от структуры оплаты за поддержку и / или обучение, организация может обнаружить, что у нее нет должного бюджета на полную поддержку системы или обучение, необходимое для полного принятия решения их сотрудниками. Каждая организация должна тщательно определить свои потребности в постоянной поддержке и обучении во время и после полного внедрения, чтобы гарантировать, что в контракте с поставщиком точно указано, как они будут удовлетворять эти потребности.

Критерий отбора

Нет ничего необычного в том, что решение о том, какую систему приобрести, принимается одним человеком или одним отделом компании. В таких ситуациях ERP-система, которая может быть превосходной в одной функции, но слабой в других процессах, может быть наложена на все предприятие с серьезными последствиями для бизнеса.

Непонимание собственных бизнес-процессов

Без четкого представления о том, где обстоят дела в настоящее время, трудно, если не невозможно, определить ожидания от новой системы. Выбор системы ERP может очень быстро превратиться в кошмар, если у компании нет четких ожиданий относительно того, что должно быть достигнуто с помощью нового решения.

Отказ от использования объективных профессиональных услуг

Одна из основных причин неудач при выборе системы - понятная нехватка знаний внутри компании.[нужна цитата ] Опытные консультанты могут предоставить информацию обо всех пакетах, доступных на рынке; новейшие функции, доступные в наиболее распространенных пакетах, и, что наиболее важно, могут помочь пользователю решить, принесет ли конкретное требование дополнительную ценность для пользователя и для бизнеса.[нужна цитата ] Однако стоит отметить, что профессиональную помощь должны оказывать объективные консультанты, не имеющие отношения к поставщикам систем ERP. «Если консалтинговая компания накопила опыт в использовании определенного пакета, то в ее интересах рекомендовать этот пакет своему клиенту». [7]Проблемы также могут возникать у консультантов, которые не знакомы с конкретными предложениями отрасли и могут продвигать предложения, которые не являются лучшим выбором для клиента.

Неспособность понять предложение поставщика ERP

«По оценкам, около 90% внедрений корпоративных систем задерживаются или превышают бюджет».[8] Правдоподобным объяснением задержки внедрения и превышения бюджета является то, что компания не понимала предложения поставщика до подписания контракта.[нужна цитата ] Типичным примером этого может быть сценарий, в котором поставщик может предложить 5-дневные услуги с целью перенос данных. Реальность такова, что для ввода данных в новую систему требуется огромный объем работы. Поставщик импортирует данные в новую систему, но ожидает, что компания поместит данные в файл, который легко импортировать в систему. Ожидается, что компания также извлечет данные из старой системы; очистите данные и добавьте новые данные, которые требуются новой системе. «ERP, чтобы быть успешным, требует уровней целостности данных намного выше, чем большинство компаний когда-либо достигали - или даже считали. ведомость материалов (BOM), формулы, рецепты, маршруты и другие данные должны быть очень точными, полными и правильно структурированными ».[6] Этот типичный сценарий - одна из многих проблем, из-за которых реализация откладывается и неизменно приводит к запросам дополнительных ресурсов.

Собственная экспертиза

Для выбора системы ERP для внедрения организация может нанять компетентного специалиста для внутреннего управления или использовать консалтинговую фирму. Со сторонним поставщиком может быть легко не полностью понять возможности системы и пробел в требованиях, которые система ERP не предлагает. По этой причине организациям необходимо взвесить расходы на найм эксперта по ERP или доверие стороннему поставщику для внедрения. Если организация решает использовать поставщика, ей нужно будет решить, как вести текущее обслуживание системы.

Правильная методология выбора системы

Чтобы устранить распространенные ошибки, которые приводят к неправильному выбору системы, важно применять к процессу ключевые принципы, некоторые из которых перечислены ниже:

Структурированный подход

Первым шагом при выборе новой системы является структурированный подход к процессу. Набор практик представляется всем заинтересованным сторонам на предприятии до начала процесса выбора системы. Каждый должен понимать метод сбора требований; приглашение к участию в торгах; как будут отбираться потенциальные поставщики; формат демонстраций и процесс выбора поставщика. Таким образом, каждая заинтересованная сторона осознает, что решение будет принято на объективной и коллективной основе, и это всегда приведет к высокому уровню сотрудничества в рамках процесса.

Целенаправленные демонстрации

Демонстрации потенциальных поставщиков должны иметь отношение к бизнесу. Однако важно понимать, что от поставщиков требуется значительная подготовка для проведения демонстраций, специфичных для бизнеса. Следовательно, абсолютно необходимо, чтобы к поставщикам относились одинаково в запросах на демонстрации, и компания [и объективный консультант, помогающий компании в процессе выбора] должен определить достаточные демонстрации, которые позволят принять правильное решение, но также и Убедитесь, что поставщики не откажутся от процесса выбора из-за необходимой степени подготовки.

Объективный процесс принятия решения

«Выбор того, какую ERP использовать - сложное решение, которое имеет значительные экономические последствия, поэтому требует многокритериального подхода».[9] Следует отметить два ключевых момента, когда основные лица, принимающие решения, согласовывают критерии выбора, которые будут использоваться при оценке потенциальных поставщиков. Во-первых, критерии и система подсчета очков должны быть согласованы заранее до просмотра любых потенциальных систем. Критерии должны быть разнообразными, и их должно принимать решение как можно большим числом объективных людей внутри и вне предприятия. Ни при каких обстоятельствах не разрешается давать советы людям, имеющим отношение к одной или нескольким системам.

Полное участие всего персонала

Решение о системе должно быть принято всеми заинтересованными сторонами на предприятии. «Это требует лидерства и участия высшего руководства ... в нем задействованы практически все подразделения компании».[6] Представители всех пользователей должны:

  • Участвовать в стадии инициации проекта, на которой согласовывается процесс принятия решений;
  • Помощь в сборе требований;
  • Посещайте демонстрации продавцов;
  • Примите активное участие в составлении короткого списка и окончательном выборе поставщика.

Рекомендации

  1. ^ Фредерик Адам, Дэвид Сэммон (2004), Десятилетие планирования ресурсов предприятия, п. 94, ISBN  978-1-59140-262-6
  2. ^ Планирование потребностей Орлики в материалах Джозеф Орлики, Джордж Плосси 1994 ISBN  0-07-050459-8
  3. ^ Дэниел Эдмунд О'Лири, Системы планирования ресурсов предприятия: системы, жизненный цикл, электронная торговля и риски, Издательство Кембриджского университета, 2000. ISBN  0-521-79152-9.
  4. ^ Томас Э. Воллман, Уильям Л. Берри, Д. Клэй Уайберк, Ф. и Роберт Джейкобс, Системы производственного планирования и контроля для управления цепочкой поставок, 2005, стр.96. ISBN  0-07-144033-X.
  5. ^ К. Эскалль, М. Коттелер и Р. Остин, Планирование ресурсов предприятия (ERP), Отчет № 9-699-020, Гарвардская школа бизнеса, Кембридж, Массачусетс, США, 1999.
  6. ^ а б c Томас Ф. Уоллес и Майкл Х. Кремзар, ERP: сделать это возможным. ISBN  0-471-39201-4.
  7. ^ а б Пол Н. Финли и Теренс Слуга, Системы финансовой упаковки, 1987. ISBN  0-85012-584-7.
  8. ^ Мартин М., «Стратегия ERP», Удача, 2 февраля 1998 г., страницы 95–97.
  9. ^ Ойку Аланбай, «Выбор ERP с помощью программного обеспечения Expert Choice», ISAHP 2005, Гонолулу, Гавайи, 8–10 июля 2005 г.

внешняя ссылка