Управление жизненным циклом информации - Information lifecycle management

Управление жизненным циклом информации (ILM) относится к стратегиям администрирования место хранения системы на вычисление устройств.

ILM - это практика применения определенных политик для эффективного управления информацией. Эта практика была основана на управлении информацией в бумажной или другой физической форме (микрофильм, негативы, фотографии, аудио или видеозаписи и другие активы).

ILM включает каждую фазу «записи» от ее начала до конца. И хотя он обычно применяется к информации, которая соответствует классическому определению записи (и, таким образом, относится к ведение документации ), это касается всех информационных активов. За время своего существования информация может стать записью, если ее идентифицировать как документирующую бизнес-операцию или как удовлетворение бизнес-потребности. В этом смысле ILM был частью общего подхода управление корпоративным контентом.

Однако в более общем плане термин «бизнес» следует понимать в широком смысле и не привязывать насильственно к коммерческому или корпоративному контексту. Хотя считается, что большинство записей имеют отношение к корпоративному бизнесу, не все так. Большая часть записанной информации служит для документирования события или критического момента в истории. Примерами являются записи о рождении, смерти, медицинские / медицинские и образовательные записи. электронная наука, например, это область, в которой ILM стал актуальным.

В 2004 г. Промышленная ассоциация сетей хранения данных от имени отрасли информационных технологий (ИТ) и хранения информации попытались дать новое более широкое определение понятию https://abcadda.com/what-are-the-three-stages-of-the-information-lifecycle/. Часто цитируемый[кем? ] В определении, опубликованном в октябре на Всемирной конференции Storage Networking World в Орландо, Флорида, говорится, что «ILM состоит из политик, процессов, практик и инструментов, используемых для согласования ценности информации для бизнеса с наиболее подходящими и экономически эффективными. ИТ-инфраструктура с момента зачатия информации через ее окончательное расположение ".[1] В этом представлении информация согласуется с деловые процессы с помощью политик управления и уровней обслуживания, связанных с приложениями, метаданными, информацией и данными.

Политика

Политика ILM состоит из всеобъемлющих политик хранения и информации, которые управляют процессами управления. Политика продиктована бизнес-целями и драйверами. Таким образом, политика обычно входит в рамки общей ЭТО управление и управление; изменить управление процессы; требования к доступности системы и времени восстановления; и соглашения об уровне обслуживания (SLA).

Оперативный

Рабочие аспекты ILM включают резервное копирование и защиту данных; аварийное восстановление, восстановить и перезапустить; архивирование и долгосрочное хранение; репликация данных; и повседневные процессы и процедуры, необходимые для управления архитектурой хранения.

Инфраструктура

Инфраструктурные аспекты ILM включают логичный и физический архитектуры; то Приложения зависит от платформ хранения; безопасность хранения; и Дата центр ограничения. В сфере приложений отношения между приложениями и производством, тестовое задание, и развитие требования обычно наиболее актуальны для ILM.

Функциональность

Для бизнес-записей существует пять этапов, определенных как часть континуума жизненного цикла, за одним исключением. Это:

  • Создание и получение
  • Распределение
  • Использовать
  • Обслуживание
  • Диспозиция

Создание и получение имеет дело с записями с момента их создания. Это может включать их создание членом организации на разных уровнях или получение информации из внешнего источника. Он включает корреспонденцию, формы, отчеты, чертежи, компьютерный ввод / вывод или другие источники.

Распределение это процесс управления информацией после того, как она была создана или получена. Это включает как внутреннее, так и внешнее распространение, поскольку информация, которая покидает организацию, становится записью транзакции с другими.

Использовать происходит после того, как информация распределяется внутри компании, и может генерировать бизнес-решения, документировать дальнейшие действия или служить другим целям.

Обслуживание это управление информацией. Это может включать такие процессы, как регистрация, поиск и передача. Хотя коннотация «регистрации» предполагает размещение информации в предписанном контейнере и оставление ее там, это еще не все. Хранение - это фактически процесс упорядочивания информации в заранее определенной последовательности и создания системы для управления ею для ее полезного существования в организации. Отсутствие надежного метода хранения информации делает ее поиск и использование практически невозможными. Передача информации относится к процессу ответа на запросы, извлечения из файлов и предоставления доступа пользователям, уполномоченным организацией иметь доступ к информации. При удалении из файлов информация отслеживается с помощью различных процессов, чтобы гарантировать, что она будет возвращена и / или доступна другим лицам, которым может потребоваться доступ к ней.

Диспозиция это практика обработки информации, доступ к которой осуществляется реже или у которой истек назначенный срок хранения. Менее часто используемые записи могут быть рассмотрены для перемещения в «неактивное хранилище записей» до тех пор, пока они не достигнут назначенного срока хранения. «Хотя небольшой процент организационной информации никогда не теряет своей ценности, ценность большей части информации имеет тенденцию к снижению с течением времени до тех пор, пока она не перестанет иметь ценность для кого-либо для каких-либо целей. Ценность почти всей деловой информации достигает максимума вскоре после ее создания и обычно остается активным только короткое время - от одного до трех лет или около того - после чего его важность и использование снижается. Затем запись переводит свой жизненный цикл в полуактивное и, наконец, в неактивное состояние ». [2] Сроки хранения основаны на создании графика хранения для конкретной организации, основанном на исследовании нормативных, законодательных и юридических требований к управлению информацией для отрасли, в которой работает организация. Дополнительные элементы, которые следует учитывать при установлении срока хранения, - это любые бизнес-потребности, которые могут превышать эти требования, и учет потенциальной исторической, внутренней или постоянной ценности информации. Если информация удовлетворила все эти потребности и больше не считается ценной, ее следует удалить с помощью средств, соответствующих содержанию. Это может включать обеспечение того, чтобы другие не могли получить доступ к устаревшей или устаревшей информации, а также меры по защите частной жизни и конфиденциальности ».

Долгосрочные записи - это те записи, которые имеют постоянную ценность для организации. В зависимости от периода, указанного в графике хранения, они могут храниться в течение 25 лет или дольше, или им даже может быть назначен «бессрочный» или «постоянный» период хранения. Термин «постоянный» используется гораздо реже за пределами федерального правительства, поскольку невозможно установить требование в отношении такого срока хранения. Необходимо обеспечить управление записями постоянного значения с использованием методов, обеспечивающих постоянный доступ к ним в течение всего времени их хранения. В то время как это относительно легко сделать с записями на бумаге или микрофильмах, обеспечивая соответствующие условия окружающей среды и адекватную защиту от потенциальных опасностей, это менее просто сделать с записями в электронном формате. Существуют уникальные проблемы, связанные с тем, чтобы формат, в котором они были созданы / записаны, оставался жизнеспособным, а носители, на которых они хранятся, оставались доступными. Носители подвержены как деградации, так и устареванию в течение своего срока службы, поэтому необходимо разработать политики и процедуры для периодического преобразования и миграции информации, хранящейся в электронном виде, чтобы гарантировать ее доступность в течение требуемых периодов хранения.

Исключения возникают с единовременными проблемами вне обычных повседневных операций. Одним из примеров этого является юридическое удержание, судебный запрет или юридическое замораживание запрашивает поверенный. Далее следует, что менеджер записей поместит юридическое удержание в приложение для управления записями, что предотвратит постановку файлов в очередь для удаления.

Смотрите также

Сноски

  1. ^ Цит. По: Francis, Bob. «SNIA приводит определение ILM». InfoWorld. 1 ноября 2004 г .: 14.
  2. ^ Стивенс, 2007, стр.34.

Рекомендации

Стивенс, Дэвид О. Управление записями: переход с бумажных документов на электронные. Оверленд-Парк, Канзас: ARMA International, 2007.

внешняя ссылка