Виртуальное сотрудничество - Virtual collaboration

Виртуальное сотрудничество это метод сотрудничества между Виртуальный команда членов, которое осуществляется через коммуникацию, опосредованную технологиями. Виртуальное сотрудничество следует тому же процессу, что и сотрудничество, но стороны, участвующие в виртуальном сотрудничестве, физически не взаимодействуют и общаются исключительно через технологические каналы.[1] Распределенные команды используют виртуальное сотрудничество для моделирования передачи информации при личных встречах, общаясь виртуально с помощью устных, визуальных, письменных и цифровых средств.

Виртуальное сотрудничество обычно используется глобально распределенными бизнес-группами и научными командами. В идеале виртуальное сотрудничество наиболее эффективно, когда оно может моделировать личное общение между членами команды посредством передачи контекстной информации, но технологические ограничения в обмене некоторыми типами информации не позволяют виртуальному сотрудничеству быть таким же эффективным, как личное общение.

Характеристики

Обмен информацией: Сотрудничество, по определению, - это процесс объединения знаний разных сторон для достижения общей цели. Виртуальное сотрудничество предназначено для обмена знаниями между сторонами, которые не могут обмениваться информацией из-за физического разделения. Виртуальные платформы для совместной работы позволяют передавать различные типы информации между сотрудниками для достижения общей цели.[2]

Разрозненные сотрудники: Сотрудники в рамках виртуального сотрудничества физически отделены друг от друга и могут взаимодействовать только виртуально. Возможность физического взаимодействия с членом команды дает множество преимуществ, которые не может обеспечить виртуальное сотрудничество, и устраняет любую необходимость в виртуальных встречах (обмен контекстом, межличностные отношения и т. Д.).[3] Коллабораторы могут встречаться физически, но взаимодействие за пределами виртуальной платформы может изменить динамику сотрудничества и классифицировать его как невиртуальное.

Технологии: Поскольку виртуальные сотрудники не могут взаимодействовать физически, они используют технологию для обмена информацией по нескольким средам. Большинство виртуальных платформ для совместной работы осуществляется через Интернет, например электронная почта, видеоконференции и виртуальные рабочие места. Аудиоконференцсвязь также может быть средством виртуального сотрудничества, так как информация передается по телефону или другому аудиоустройству.[4]

Типы

1- Синхронный:Синхронное сотрудничество происходит, когда члены команды могут мгновенно обмениваться информацией и идеями. Примеры синхронного виртуального сотрудничества включают обмен мгновенными сообщениями, чаты, видео- или аудиоконференции (см. Рисунок 1).[4]

2- Асинхронный:Асинхронное сотрудничество возникает, когда члены команды общаются, не имея возможности мгновенно отвечать на сообщения или идеи. Примеры асинхронного виртуального сотрудничества включают электронную почту, доски обсуждений, групповое ПО для конкретных приложений или общие базы данных (см. Рисунок 1).[4]

Рисунок 1. Простая диаграмма для абстрактного объяснения двух режимов. Автор: Якоб Дженков

Преимущества

Смотрите также: Преимущества виртуальных команд

Объединение экспертизы: Виртуальное сотрудничество предоставляет экспертам больше возможностей присоединяться к проектным группам, где их знания могут быть использованы наилучшим образом, и дополняться другими экспертами, знания которых способствуют достижению общей цели. Виртуальное сотрудничество позволяет формировать команды на основе предмета и опыта без ограничения физической близости сотрудников. За границей экспертный потенциал намного больше, чем в большинстве местных команд, а это означает, что виртуальное сотрудничество дает командам возможность добавить качественного эксперта, который соответствует потребностям команды. Это может быть доказано тем фактом, что разрозненные команды с привлеченными экспертами, как правило, имеют более высокий чистый доход, чем местные команды с местным экспертом.[5]

Экономически эффективным: По сравнению с личными встречами членов распределенной группы виртуальное сотрудничество обходится гораздо дешевле. Время и затраты, связанные с транспортировкой, чтобы физически собрать вместе членов команды из разных географических мест, могут быть значительно выше, чем стоимость виртуального приложения для совместной работы.[4]Программное обеспечение, используемое для соединения распределенных команд, можно найти бесплатно в Интернете, а также более функциональные и специализированные приложения, имеющие единовременную стоимость или платную подписку.

Недостатки

Смотрите также: Недостатки виртуальных команд

Сила низшей группы:Виртуальное сотрудничество снижает взаимодействие между членами команды, что приводит к неэффективному обсуждению и принятию более рискованных вариантов, которые, возможно, менее хорошо рассматриваются при личном общении, поскольку указанная сложная задача становится более сложной в VC. Более того, из-за анонимности эксперта и невидимости эффекта статуса возникает множество проблем, таких как давление с целью подчинения, недостаточная оценка производительности, и это может значительно повлиять на групповые процессы и результат.[6]

Пониженная связность:Сплоченные группы обычно дружелюбны, общительны и индивидуальны, когда дело доходит до взаимодействия с другими членами группы. Но с виртуальным сотрудничеством у людей, как правило, больше внутригрупповых конфликтов, чем у F2F, это происходит из-за меньшего количества социальных замечаний и меньшего участия.[7]

Плохое удовлетворение:Поскольку 93% смысла заключены в мимике и голосовых репликах, а не в тексте. Поэтому такие технологии, как виртуальное сотрудничество, лишены мимики, голосовых интонаций и индикатора понимания, поэтому у членов команды, взаимодействующих виртуально, отсутствует доверие и удовлетворение.[8]

Технологические ограничения: Поскольку технологии не могут передавать важную информацию, такую ​​как контекст и выражения эмоций, команды ограничены в своих знаниях и межличностных отношениях. Многие недостатки виртуального сотрудничества такие же, как и у виртуальных групп, из-за того, что виртуальные группы не могут физически взаимодействовать друг с другом. Технология, которая не поддерживает эффективно возможности сотрудников или процесс совместной работы, приведет к «потере сигнала» или значительному снижению мощности виртуального сотрудничества.[9]

Опора на технологии: Любые проблемы, возникающие с технологией, могут помешать совместным усилиям из-за полной зависимости виртуального сотрудничества от технологий связи. Команды, которые не понимают, как использовать технологию виртуального сотрудничества, не могут выполнять свои задачи так же эффективно и имеют более высокий уровень разочарования. Сбои в коммуникационной технологии также могут препятствовать выполнению задачи.[10] Кроме того, несовместимые или отличающиеся технологии, используемые членами команды, могут затруднить выполнение задачи.[11]

Асинхронная и запаздывающая связь: Сотрудники, которые взаимозависимы от информации друг друга, могут столкнуться с проблемами из-за отсутствия синхронизации из-за технологии. Асинхронная связь не дает членам команды постоянных обновлений в режиме реального времени, что может привести к проблемам координации и последовательности выполнения задачи.[12] В видеоконференцсвязи и видеоконференцсвязи задержка во времени из-за связи с помощью технологий может вызвать путаницу между сотрудниками.[13] Такие проблемы с координацией могут расстроить сотрудников и привести к ненужной работе.

Средства исключения: Метод передачи информации при виртуальном сотрудничестве может позволить членам команды выбирать, кто получает, а кто не получает информацию. Например, электронное письмо может быть отправлено от одного виртуального соавтора другим по своему выбору, а телефонные звонки могут происходить между одними соавторами, а не другими. Этот способ исключения, намеренного или случайного, может вызвать замешательство и конфликт внутри группы, препятствуя совместным процессам.[12]

Вызовы

Особое внимание уделяется определенным проблемам при использовании результатов виртуального сотрудничества. К этим вызовам относятся: проблемы, связанные с технологиями, проблемы, связанные с культурным разнообразием, и проблемы, связанные с географической дисперсией. Чтобы преодолеть эти проблемы, виртуальная команда должна учитывать знания, навыки, способности и другие характеристики (KSAO) членов.[14]

Проблемы, связанные с технологиями

Команде необходимо знать как характер своей работы, так и выбранные ими виртуальные среды для совместной работы, а также выбирать наиболее подходящие средства массовой информации для решения наиболее подходящей ситуации. Команде также необходимы навыки работы со СМИ, чтобы преодолевать проблемы, исходящие от СМИ.

Проблемы, связанные с культурным разнообразием

Члены команды должны хорошо разбираться в культурных различиях между членами и знать, как правильно выбирать средства массовой информации, чтобы сгладить эти различия. Ожидается, что участники будут иметь навыки корректировать свое коммуникативное поведение и владеть языком для достижения культурной адаптации.

Проблемы, связанные с географической дисперсией

Член команды должен четко понимать плюсы и минусы выбора синхронных и асинхронных носителей, чтобы избежать проблем, связанных с рассредоточением рабочих мест. Чтобы преодолеть эту проблему, также подчеркивается умение использовать время и самоуправление членов команды.

Проблемы, связанные с доверием

Доверие между членами виртуальных команд влияет на качество и объем совместно используемой информации. Когда виртуальные команды встречаются лицом к лицу, это создает доверие и сплоченность и обеспечивает обмен знаниями. [15]. Обмен знаниями в виртуальных командах влияет на формирование доверия и способствует повышению эффективности команды [16]. В письменном общении нельзя быть уверенным в приверженности других членов и трудно распознать эмоции других. [17].

Проблемы, связанные со временем

Если виртуальный проект - это лишь небольшая часть работы членов группы, у участников может не хватить времени на виртуальный проект. Так, например, они должны быстро обрабатывать информацию. Особая проблема виртуальных команд - это доведение до конца и своевременное реагирование, поскольку отсутствие ответа может быть истолковано как недостаток компетентности или приверженности. [18]

Помимо этих знаний и навыков, для членов команды очень важно иметь мотивацию к решению этих проблем. Определенный опыт и характеристики членов команды также окажут значительное влияние.[14]

Приложения

Исследователи и разработчики находят все больше и больше областей, в которых могут быть полезны не только традиционные медиа-технологии, но и новые медиа-технологии, такие как виртуальная реальность. Первая система была ориентирована на военное, промышленное и медицинское применение, но вскоре после этого распространилась на коммерческое использование и развлечения.

Военное применение

Виртуальное сотрудничество оказывается полезным в военных условиях. Военное приложение поддерживает основные среды, включая проектирование, сборку и обслуживание, и преодолевает географическую удаленность многих военных и связанных предприятий или партнеров. Таким образом, виртуальное сотрудничество стало незаменимым для проведения повседневных операций. Благодаря технологиям интеграция полностью распределенной командной работы позволяет сотрудникам на разных рабочих станциях в одном объекте и сотрудникам, находящимся в разных местах, работать вместе. Например, военные приложения дополняют навигационную поддержку, улучшение связи, ремонт и техническое обслуживание за счет внутриплощадочного и межсайтового совместного анализа, а также позволяют применять региональный опыт, накопленный на каждом объекте, где это необходимо, за границей.[19]

Медицинские приложения

Виртуальное сотрудничество используется для того, чтобы врач и медсестра или члены больницы и их пациенты могли быть на связи, даже когда они находятся отдельно, чтобы они могли обмениваться ценной информацией. Например, приложения Web 2.0, особенно вики-сайты, блоги и подкасты, широко используются многими онлайн-профессионалами в области здравоохранения. Поскольку эти инструменты просты в использовании и развертывании, они предоставляют возможность надежного обмена информацией и взаимодействия. Одним из примеров медицинских блогов является блог «Клинический случай и изображение».[20] Делясь соответствующей информацией и технологиями, написанными одним человеком или группой авторов в блоге, люди, которые заинтересованы в накоплении знаний по конкретным темам в онлайн-сообществе, образуют виртуальную группу.

Развлекательная программа

Виртуальное сотрудничество, такое как рейдовый квест или военное моделирование, широко используется в многопользовательской онлайн-игре. Этот инструмент помогает пользователям сражаться с виртуальными врагами. Например, в последние годы наблюдается рост использования виртуальных миров, таких как World of Warcraft, виртуальной среды, созданной с помощью технологий, которая включает в себя представления таких элементов реального мира, как человек, пейзажи и другие объекты. Эти виртуальные миры могут обеспечить основу для электронного сотрудничества и связанных результатов, а также платформу для достоверных исследований торговли информацией и задачами.[21]

Бизнес и рабочая станция

Виртуальное сотрудничество широко используется в корпоративном бизнесе благодаря своей эффективности, новаторству и способности получать или сохранять конкурентные преимущества на рынке. Компании обычно используют технологию виртуального сотрудничества для облегчения решения проблем между командами внутри компании, а также для сотрудничества с другими компаниями. Виртуальное сотрудничество улучшает маржу прибыли за счет повышения операционной эффективности и производительности внутри компании либо за счет инновационных решений, либо за счет расширения обмена знаниями с помощью виртуальных средств.[22]Например, IBM, один из лидеров в области использования виртуального сотрудничества для продвижения бизнес-процессов, разработала множество систем, помогающих сотрудникам более легко сотрудничать, независимо от границ. Использование IBM виртуальных пространств для совместной работы, таких как 3-D конференц-залы и использование аватаров, в своих Сообщество виртуальной вселенной предоставляет сотрудникам возможность сотрудничать, что привело к увеличению производства.[23]

Образование и обучение

Виртуальное сотрудничество часто используется для соединения экспертов в научной области с другими, которые хотят сотрудничать в исследовательских или образовательных целях. Многие колледжи и учебные заведения используют виртуальные системы для хранения информации, где студенты и эксперты могут обмениваться информацией по определенному предмету. Как вики-сайты, так и виртуальные конференции показали свою эффективность в обмене экспертной информацией для обучения студентов или других лиц, интересующихся предметом.[24] Эксперты также могут виртуально сотрудничать с другими экспертами по различным предметам, чтобы открывать новые вещи, которые не были очевидны, когда сотрудники были изолированы. Виртуальные миры теперь также предоставляют людям платформы для совместной работы с помощью легко доступной визуальной аналитики. Виртуальные миры также предоставляют арену для наблюдения за социальными науками, поскольку это относится к совместным усилиям сообщества.[25]

Вики

Вики являются формой виртуального сотрудничества, поскольку они позволяют людям вносить свой вклад в онлайн-документ, который могут просматривать и редактировать другие пользователи через Интернет. Вики считаются Веб 2.0 технологии, и впадают в виртуальное сотрудничество из-за процесса совместной работы, через который документы проходят, когда помещаются в вики.[26]Вики можно описать как «открытое виртуальное сотрудничество», которое основано на теориях живых систем и включает такие концепции, как самоорганизация, теория хаоса и эмерджентность. Открытое виртуальное сотрудничество позволяет лицам, подключенным к Интернету, добиваться участия других в разработке и разработке новых идей, процессов, продуктов и услуг для личных и коммерческих целей. Информационные технологии, такие как теги и фильтрация, упрощают процесс поиска соавторов в Интернете. International Business Machines (IBM) и Procter & Gamble были первыми коммерческими бенефициарами практики открытого виртуального сотрудничества. Получив доступ к коллективный разум и мудрость неаффилированных людей, подключенных через интернет-компании, могут получить доступ к знаниям и опыту, которые в противном случае могут потребовать значительных затрат и усилий.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Петерс, Линда М. и Чарльз К. Манц. «Выявление предшественников виртуального командного сотрудничества». Управление эффективностью команды 13.3 / 4 (2007): 117-129.
  2. ^ Ярвенпаа, Сиркка Л. и Д. Сэнди Стейплз. «Использование совместных электронных средств массовой информации для обмена информацией: предварительное исследование детерминант». Журнал стратегических информационных систем 9.2 (2000): 129-154.
  3. ^ Рутковский, А.Ф., Фогель, Д. Р., Ван Генухтен, М., Бемельманс, Т., & Фавье, М. (2002). Электронное сотрудничество: реальность виртуальности В архиве 2013-09-27 в Wayback Machine. Профессиональная коммуникация, IEEE Transactions on, 45 (4), 219-230.
  4. ^ а б c d Вайнфан, Линн и Пол К. Дэвис. Проблемы виртуального сотрудничества: видеоконференцсвязь, аудиоконференцсвязь и компьютерная связь. Vol. 273. RAND Corporation, 2004.
  5. ^ Бох, Вай Фонг и др. «Опыт и сотрудничество в географически разнесенной организации». Наука организации 18.4 (2007): 595-612.
  6. ^ Лира, Э. М., Риполл, П., Пейро, Дж. М., и Оренго, В. (2008). Как различные типы внутригрупповых конфликтов влияют на эффективность группы в виртуальном режиме по сравнению с личными командами? Продольное исследование. Поведение и информационные технологии, 27, 107-114. Дои:10.1080/01449290600875151
  7. ^ О'Нил, Т.А., Хэнкок, С.Е., Живков, К., Ларсон, Н.Л., и Ло, С.Дж. (2016). Принятие командных решений в виртуальной среде и при личной встрече. Групповое решение и переговоры, 25, 995-1020. Дои:10.1007 / s10726-015-9465-3.
  8. ^ Мериен, Ф. (2010). Учет человеческих факторов в процессе взаимодействия с виртуальной средой. Международный журнал интерактивного дизайна и производства, 4, 83-86. Дои:10.1007 / s12008-010-0095-3
  9. ^ Зиглер, Рейнхард и Крейг Миндрам. «Тонкая сила виртуального сотрудничества». Accenture.
  10. ^ Тармизи, Халбана и др. «Технические и экологические проблемы совместной разработки в распределенных средах». Групповое ПО: проектирование, реализация и использование (2006): 38-53.
  11. ^ Стейнфилд, Чарльз, Чинг-Ян Джанг и Бен Пфафф. «Поддержка совместной работы виртуальных команд: система TeamSCOPE». Конференция по поддержке групповой работы: Материалы международной конференции ACM SIGGROUP по поддержке групповой работы. Vol. 14. № 17. 1999.
  12. ^ а б Хайндс, Памела Дж. И Дайан Э. Бейли. «Вне поля зрения, рассинхронизируется: понимание конфликтов в распределенных командах». Организационная наука 14.6 (2003): 615-632.
  13. ^ Гергл, Даррен, Роберт Э. Краут и Сьюзан Р. Фасселл. «Использование визуальной информации для заземления и осведомленности в совместных задачах». (2012).
  14. ^ а б Юлиан Шульце; Стефан Крумм (2017-02-01). «Виртуальный командный игрок»: обзор и исходная модель знаний, навыков, способностей и других характеристик для виртуального сотрудничества ». Обзор организационной психологии. 7 (1): 66–95. Дои:10.1177/2041386616675522. ISSN  2041-3866.
  15. ^ Малхотра А., Майчжак А. и Розен Б. «Ведущие виртуальные команды, Академия перспектив управления». (2007) Т. 21 (1), 60–70.
  16. ^ Альшаро, М., Доун, Г. и Рамирес, Р. «Эффективность виртуальной команды: роль обмена знаниями и доверия». (2017) Управление информацией, Том. 54, 479—490.
  17. ^ Розен, Б., Ферст, С. и Блэкберн, Р. «Преодоление препятствий для обмена знаниями в виртуальных командах». (2007) Организационная динамика, Том. 36 (3), 259–273.
  18. ^ Розен, Б., Ферст, С. и Блэкберн, Р. «Преодоление препятствий на пути обмена знаниями в виртуальных командах». (2007) Организационная динамика, Том. 36 (3), 259–273.
  19. ^ [Кордова, А., Келлер, К. М., Менте, Л., и Родс, К. (2013). Виртуальная совместная работа для распределенного предприятия (№ RAND-RR-153-AF). RAND PROJECT AIR FORCE SANTAMONICA CA.]
  20. ^ [caseblog.blogspot.com]
  21. ^ [Кок, Н. (2008). Электронное сотрудничество и электронная коммерция в виртуальных мирах: потенциал Second Life и World of Warcraft. Международный журнал электронного сотрудничества, 4 (3), 1]
  22. ^ «Сотрудничество, изменяющее способ работы бизнеса». Economist Intelligence Unit. Cisco и экономист.
  23. ^ Чербаков, Люба. «Виртуальные пространства: Обеспечение иммерсивного совместного предприятия, Часть 1: Введение в возможности и технологии». IBM, 30 июня 2009 г.
  24. ^ Джексон, Рэндольф Л. Сотрудничество между коллегами и виртуальные среды: предварительное исследование виртуальной реальности с множеством участников, применяемой в научном образовании. Proc. симпозиума по прикладным вычислениям 1999 г., Сан-Антонио, Техас.
  25. ^ Зыга, Лиза. «Виртуальные миры могут стать будущим параметром научного сотрудничества». Phys.org, 4 августа 2009 г.
  26. ^ Тодоров, Валетин и Дамин Тодоров. «Виртуальные команды: вики-сайты и другие инструменты для совместной работы». Совещание по управлению статистическими информационными системами, 24 апреля 2009 г. Web.