Управление контрактами - Contract management

Управление контрактами или же административный договор это управление контрактами, заключенными с клиентами, поставщиками, партнерами или сотрудниками. Управление контрактом включает в себя согласование условий в контрактах и ​​обеспечение их соблюдения, а также документирование и согласование любых изменений или поправок, которые могут возникнуть во время его реализации или исполнения. Его можно охарактеризовать как процесс систематического и эффективного управления созданием, исполнением и анализом контрактов с целью максимизации финансовых и операционных показателей и минимизации рисков.[1]

Общие коммерческие контракты включают письма о приеме на работу, продажи счета, заказы, и полезность контракты. Сложные контракты часто необходимы для строительство проекты, товары или услуги, которые регулируемый, товары или услуги с подробными техническими характеристиками, интеллектуальная собственность (IP) соглашения, аутсорсинг и Международная торговля. Большинство крупных контрактов требуют эффективного использования программное обеспечение для управления контрактами для помощи в управлении несколькими сторонами.

Исследование показало, что для «42% предприятий ... основным фактором улучшения управления контрактами является необходимость более точной оценки и снижения рисков» и, кроме того, «почти 65% предприятий сообщают, что управление жизненным циклом контракта (CLM) повысила подверженность финансовым и юридическим рискам ".[2]

Контракты

А договор является письменным или устным юридически обязывающим соглашением между сторонами, указанными в соглашении, о выполнении условий, изложенных в соглашении. Обязательным условием для принудительного исполнения контракта, среди прочего, является условие, что стороны контракта принимают условия заявленного контракта. Исторически это чаще всего достигалось с помощью подписи или исполнения, но во многих юрисдикциях - особенно с развитием электронной торговли - формы принятия расширились, и теперь они включают различные формы электронной подписи.[3]

Контракты могут быть разных типов, например договоры купли-продажи (включая аренду), договоры купли-продажи, партнерские соглашения, торговые соглашения и соглашения об интеллектуальной собственности.

  • Договор купли-продажи - это договор между компанией (продавцом) и покупатель если компания соглашается продавать продукты и / или услуги, а покупатель в свою очередь обязан заплатить за купленный продукт / услуги.
  • Контракт на закупку - это контракт между компанией (покупателем) и поставщиком, который обещает продавать товары и / или услуги в соответствии с согласованными условиями. В свою очередь, компания (покупатель) обязана подтвердить наличие товара / услуги и оплатить возникшую ответственность. Если контракт на закупку заключается между продавцом и производителем, он также включает условия обработки возвращенных товаров. Однако из-за стоимости обратной логистики розничные продавцы часто избавляются от возвратов, а не отправляют их обратно продавцу.
  • Партнерское соглашение может быть контрактом, который формально устанавливает условия партнерства между двумя юридическими лицами, так что они рассматривают друг друга как «партнеров» в коммерческом соглашении. Однако такие выражения могут также быть просто средством для отражения желания договаривающихся сторон действовать «так, как если бы» оба они были в партнерстве с общими целями. Следовательно, это может быть не общее право создание товарищества, которое по определению создает фидуциарные обязанности, а также имеет «солидарные» обязательства.

Направления контрактного управления

Стандартная бизнес-модель управления контрактами, используемая многими организациями в Соединенные Штаты, как правило, распространяется на следующие бизнес-дисциплины:

  • Авторизация и переговоры
  • Базовое управление
  • Управление обязательствами
  • Коммуникационный менеджмент.
  • Видимость и осведомленность о контракте
  • Управление документами
  • Рост (для контрактов на продажу)
  • Соблюдение контракта /управление

Управление изменениями

Могут быть случаи, когда то, что согласовано в контракте, нужно будет изменить позже. Для поддержки последующего изменения может использоваться ряд оснований, так что весь контракт остается исполнимым в соответствии с новым соглашением.

Изменение может быть основано на:

  • Взаимное согласие обеих сторон на изменение контракта, выходящее за рамки существующего контракта. Это будет независимая основа для изменения контракта.
  • Одностороннее решение об изменении контракта, предусмотренное и разрешенное действующим контрактом. Обычно это предусматривает периоды уведомления для справедливости и часто право другого, особенно в потребительских договорах, прекратить договорные отношения. Будьте осторожны, чтобы любое одностороннее наложение изменения было оправдано контрактом, иначе это может быть истолковано как отказ от первоначального контракта, позволяющий другой стороне расторгнуть контракт и потребовать возмещения убытков.
  • Двустороннее решение об изменении условий контракта в рамках процесса контроля вариаций или изменений, изложенного в существующем контракте. Их часто называют положениями об управлении изменениями.

Этапы управления контрактом

Управление контрактами можно разделить на три этапа [4] а именно

  • предконтрактный этап
  • этап исполнения контракта
  • этап после заключения контракта (часто называемый соблюдением контракта / управлением)

Еще один аспект дебатов по этапам управления контрактами касается взаимодействия между контрактами и доверием.[5] В частности, ученые-менеджеры обсудили природу отношений между контрактом и развитием траста.[6] С одной стороны, некоторые утверждали, что контракты и доверие заменят друг друга; то есть использование одного механизма снижает преимущества другого.[7][8] С другой стороны, другие предполагают, что договор и доверие дополняют друг друга; то есть использование одного увеличивает преимущества использования другого механизма.[9][10]

Соблюдение контракта / управление

Смотрите также: Реляционный договор

На этапе после присуждения контракта важно обеспечить выполнение условий и условий контракта, но также крайне важно более внимательно изучить такие статьи, как неучтенные обязательства, заниженная выручка или переплаты. Если эти элементы упустить из виду, это может отрицательно повлиять на маржу. Аудит соблюдения контрактов часто начинается с анализа возможностей для выявления областей наибольшего риска. Было показано, что наличие специальной программы соблюдения договорных обязательств (и / или управления) приводит к типичному восстановлению в 2–4%, а иногда и до 20%.[11]

Текущее представление об управлении контрактами в сложных отношениях смещается с «управления комплаенс» на «управление ”С упором на создание структуры управления, в которой стороны заинтересованы в управлении зачастую очень сложными договорными соглашениями более совместным, согласованным, гибким и надежным способом. В 1979 году лауреат Нобелевской премии Оливер Уильямсон написал, что структура управления - это «структура, в рамках которой решается вопрос о целостности транзакции». Он также добавил, что «поскольку контракты разнообразны и сложны, структуры управления меняются в зависимости от характера сделки». [12]

Структура совместного управления состоит из четырех компонентов:[13]

  • Структура управления взаимоотношениями (как стороны работают вместе, чтобы принимать как повседневные, так и стратегические решения)
  • Совместный процесс управления производительностью и трансформацией, предназначенный для отслеживания общей эффективности партнерства.
  • План управления выходом как механизм контроля, побуждающий организации вносить этические, упреждающие изменения для взаимной выгоды для всех сторон.
  • Соблюдение особых требований и правил, которые включают более традиционные компоненты соблюдения контрактов.

Управленческие функции

Ученые в области бизнеса и менеджмента обратили внимание на роль контрактов в управлении отношениями между людьми или между организациями. В частности, контракты работают как инструменты контроля и согласования.[14][15] С одной стороны, контракты могут снизить риски эксплуатации или присвоения со стороны оппортунистического партнера. С другой стороны, контракты могут способствовать развитию коммуникации и обмена информацией между сторонами.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ «Лучшие практики в управлении контрактами: стратегии оптимизации деловых отношений <». Абердин Групп. Получено 2008-07-10.
  2. ^ «Управление контрактами: оптимизация доходов и сбережение». Абердин Групп. Май 2007 г.. Получено 2008-07-10.
  3. ^ "Контракты <". Школа права Корнельского университета. Получено 2015-07-22.
  4. ^ Контрактное и коммерческое управление - Операционное руководство, издательство Van Haren Publishing, октябрь 2011 г., ISBN  978 90 8753 627 5
  5. ^ Цао, Чжи; Люмино, Фабрис (2015). «Пересмотр взаимодействия между договорным и реляционным управлением: качественное и метааналитическое исследование». Журнал оперативного управления. 33-34 (1): 15–42. Дои:10.1016 / j.jom.2014.09.009. ISSN  1873-1317. S2CID  12536364.
  6. ^ Поппо, Лаура; Зенгер, Тодд (2002). «Функционируют ли формальные контракты и реляционное управление в качестве замены или дополнения?». Журнал стратегического управления. 23 (8): 707–725. Дои:10.1002 / smj.249. ISSN  0143-2095.
  7. ^ Гошал, Сумантра; Моран, Питер (1996). «Плохо для практики: критика теории транзакционных издержек». Академия управленческого обзора. 21 (1): 13. Дои:10.2307/258627. JSTOR  258627.
  8. ^ Луи, Стивен С .; Нго, Ханг-Юэ (2004). «Роль доверия и договорных гарантий сотрудничества в неакционерных альянсах». Журнал менеджмента. 30 (4): 471–485. Дои:10.1016 / j.jm.2004.02.002. ISSN  0149-2063. S2CID  144788583.
  9. ^ Ryall, Michael D .; Сэмпсон, Рэйчел С. (2009). «Формальные контракты в присутствии механизмов принуждения к отношениям: данные из проектов развития технологий». Наука управления. 55 (6): 906–925. Дои:10.1287 / mnsc.1090.0995.
  10. ^ Чжоу, Кевин Чжэн; Сюй, Дин (2012). «Как иностранные фирмы ограничивают оппортунизм местных поставщиков в Китае: подробные контракты, централизованный контроль и управление отношениями». Журнал международных бизнес-исследований. 43 (7): 677–692. Дои:10.1057 / jibs.2012.7. ISSN  0047-2506. S2CID  167843632.
  11. ^ «Энергетическая комиссия Калифорнии: стандарты энергоэффективности 2008 г.» |http://www.energy.ca.gov/2008publications/CEC-400-2008-016/CEC-400-2008-016-CMF-REV1.PDF%7Caccessdate=2016-08-16}
  12. ^ Уильямсон, Оливер Э. | 1979 | «Экономика транзакционных издержек: управление договорными отношениями», | Журнал права и экономики: Vol. 22: № 2, статья 3 | доступно по адресу: http://chicagounbound.uchicago.edu/jle/vol22/iss2/3
  13. ^ Витасек, Катя; и другие. (2011). Руководство по Vested Outsourcing (1-е изд.). Нью-Йорк: Пэлгрейв Макмиллан. ISBN  978-0230112681.
  14. ^ Ройер, Джеффри Дж.; Ариньо, Африка (2007). «Контракты стратегического альянса: размеры и определяющие факторы сложности контрактов». Журнал стратегического управления. 28 (3): 313–330. Дои:10.1002 / smj.581. ISSN  1097-0266.
  15. ^ Шильке, Оливер; Люмино, Фабрис (2018). «Двустороннее влияние контрактов на эффективность альянса». Журнал менеджмента. 44 (7): 2827–2858. Дои:10.1177/0149206316655872. ISSN  0149-2063. S2CID  51833472.
  16. ^ «Лучшее программное обеспечение для управления контрактами».
  17. ^ «Методология подхода к управлению контрактами».