Электронный обмен данными - Википедия - Electronic data interchange

Обмен электронными данными (EDI) - это концепция, согласно которой предприятия обмениваются информацией, которая традиционно передавалась на бумаге, например, заказы на поставку и счета-фактуры. Технические стандарты для EDI существуют, чтобы облегчить стороны, совершающие операции с такими инструментами, без необходимости заключать специальные соглашения.

EDI существует как минимум с начала 70-х, и существует множество стандартов EDI (включая X12, ЭДИФАКТ, ODETTE и т. д.), некоторые из которых предназначены для конкретных отраслей или регионов. Это также относится конкретно к семейству стандартов. В 1996 г. Национальный институт стандартов и технологий определяет обмен электронными данными как «обмен между компьютерами строго отформатированными сообщениями, которые представляют собой документы, отличные от денежных инструментов. EDI подразумевает последовательность сообщений между двумя сторонами, каждая из которых может выступать в качестве отправителя или получателя. Форматированные данные, представляющие документы могут передаваться от отправителя к получателю посредством телекоммуникаций или физически перемещаться на электронных носителях ". Он отличал простую электронную связь или обмен данными, указывая, что «в EDI обычная обработка полученных сообщений осуществляется только компьютером. Вмешательство человека в обработку полученного сообщения обычно предназначено только для ошибок, для проверки качества и для специальных Например, передача двоичных или текстовых данных не является EDI, как определено здесь, если только данные не обрабатываются как один или несколько элементов данных EDI-сообщения и обычно не предназначены для интерпретации человеком в рамках онлайн-обработки данных ».^[1] Короче говоря, EDI можно определить как передачу структурированных данных в соответствии с согласованными стандартами сообщений из одной компьютерной системы в другую без вмешательства человека.

История

Как и многие другие ранние информационные технологии, EDI был вдохновлен разработками в военная логистика. Сложность 1948 г. Берлинский воздушный подъем требовала разработки концепций и методов обмена, иногда телетайп со скоростью более 300 бод модем, огромное количество данных и информации о перевозимых товарах. Эти первоначальные концепции позже сформировали первые стандарты TDCC (Координационного комитета по транспортным данным) в США.^[2] Среди первых интегрированных систем, использующих EDI, были Freight Control Systems. Одной из таких систем реального времени была схема EDP для грузовых перевозок в лондонском аэропорту (LACES) в аэропорту Хитроу, Лондон, Великобритания, в 1971 году. Реализовав метод прямого ввода данных трейдером (DTI), она позволяла экспедиторам вводить информацию непосредственно в таможня система обработки, сокращающая время на оформление. Увеличение объема морских перевозок и проблемы на таможне, аналогичные тем, которые возникли в аэропорту Хитроу, привели к внедрению систем DTI в индивидуальном порядке. порты или группы портов в 1980-х годах.^[3]

Стандарты

EDI обеспечивает техническую основу для автоматизированных коммерческих «разговоров» между двумя организациями, внутренними или внешними. Термин EDI охватывает весь процесс электронного обмена данными, включая передачу, поток сообщений, формат документов и программное обеспечение, используемое для интерпретации документов. Однако стандарты EDI описывают строгий формат электронных документов, а стандарты EDI изначально были разработаны для автомобильной промышленности, чтобы быть независимыми от коммуникационных и программных технологий.

Документы EDI обычно содержат ту же информацию, которую обычно можно найти в бумажном документе, используемом для той же организационной функции. Например, заказ на отправку со склада EDI 940 используется производителем, чтобы сообщить складу о необходимости отгружать продукт розничному продавцу. Обычно он имеет адрес доставки, адрес получателя счета и список номеров продуктов (обычно UPC ) и количества. Другой пример - это набор сообщений между продавцами и покупателями, например запрос предложения (RFQ), предложение в ответ на запрос предложения, заказ на покупку, подтверждение заказа на покупку, уведомление о доставке, уведомление о получении, счет-фактура и уведомление об оплате. Однако EDI не ограничивается только бизнес-данными, связанными с торговлей, но охватывает все области, такие как медицина (например, записи пациентов и результаты лабораторных исследований), транспорт (например, информация о контейнерах и видах транспорта), проектирование и строительство и т. Д. EDI будет использоваться для создания нового потока бизнес-информации (раньше это не было бумажным потоком). Так обстоит дело с расширенным уведомлением об отправке (ASN), которое было разработано для информирования получателя об отправке, о товарах, которые должны быть получены, и о том, как товары упакованы. Это дополнительно дополняется использованием посылкой транспортных этикеток, содержащих штрих-код GS1-128, указывающий на номер для отслеживания посылки.^[4]

Некоторые основные наборы стандартов EDI:^[5]

• В ООН -рекомендуемые ЭДИФАКТ ООН является единственным международным стандартом и преобладает за пределами Северной Америки.
• В нас стандарт ANSI ASC X12 (X12) преобладает в Северной Америке.
• GS1 EDI набор стандартов разработал GS1 преобладает в мировом цепочка поставок
• В TRADACOMS стандарт, разработанный ANA (ассоциация артикулов, теперь известная как GS1 UK ) преобладает в Великобритания розничной торговли.
• Стандарт ODETTE, используемый в европейской автомобильной промышленности
• Стандарт VDA, используемый в европейской автомобильной промышленности в основном в Германии.
• HL7, стандарт семантической совместимости, используемый для медицинских данных.
• HIPAA Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования (HIPAA) требует, чтобы миллионы медицинских организаций, которые передают данные в электронном виде, использовали EDI в стандартном формате HIPAA.
• IATA Cargo-IMP IATA Cargo-IMP расшифровывается как «Процедуры обмена грузовыми сообщениями Международной ассоциации воздушного транспорта». Это стандарт EDI, основанный на EDIFACT, созданный для автоматизации и стандартизации обмена данными между авиакомпаниями и другими сторонами.
• Скрипт NCPDP, SCRIPT - это стандарт, разработанный и поддерживаемый Национальным советом по программам рецептурных препаратов (NCPDP). Стандарт определяет документы для электронной передачи медицинских рецептов в США.
• Edig @ s (EDIGAS) - это стандарт, связанный с торговлей, транспортировкой (по трубопроводам или контейнерам) и хранением газа.

Многие из этих стандартов впервые появились в начале-середине 1980-х годов. Стандарты предписывают форматы, наборы символов и элементы данных, используемые при обмене бизнес-документами и формами. Полный Список документов X12 включает все основные деловые документы, включая заказы на поставку и счета-фактуры.

Стандарт EDI предписывает обязательную и необязательную информацию для конкретного документа и дает правила для структуры документа. Стандарты подобны строительным нормам. Так же, как можно построить две кухни »кодировать «но выглядят совершенно по-разному, два документа EDI могут соответствовать одному и тому же стандарту и содержать разные наборы информации. Например, пищевая компания может указать срок годности продукта, а производитель одежды может отправить информацию о цвете и размере.

Протоколы передачи

EDI может передаваться с использованием любой методологии, согласованной отправителем и получателем, но по мере того, как все больше торговых партнеров начали использовать Интернет для передачи, появились стандартизированные протоколы.

Это включает в себя множество технологий, в том числе:

• mModem (асинхронный и синхронный)
• FTP, SFTP и FTPS
• Электронное письмо
• HTTP
• AS1
• AS2
• AS4
• OFTP (и OFTP2)
• Мобильный EDI
• И другие технологии

Когда некоторые сравнивали модемы с синхронным протоколом 2400 бит / с, CLEO устройства и сети с добавленной стоимостью используемые для передачи документов EDI для передачи через Интернет, они приравняли неинтернет-технологии к EDI и ошибочно предсказали, что сам EDI будет заменен наряду с неинтернет-технологиями. В большинстве случаев эти методы передачи, не связанные с Интернетом, просто заменяются Интернет-протоколы, например FTP, HTTP, телнет, и электронная почта, но сами документы EDI остаются.

В 2002 г. IETF опубликовал RFC 3335, предлагающий стандартизированный безопасный метод передачи данных EDI по электронной почте. 12 июля 2005 г. рабочая группа IETF ратифицировала RFC4130 для MIME на основе HTTP EDIINT (a.k.a. AS2 ), и IETF подготовила аналогичный RFC для передач по FTP (также известный как: AS3 ). EDI через веб-службы (a.k.a. AS4 ) также был стандартизирован органом по стандартизации OASIS. Хотя некоторая передача EDI перешла на эти новые протоколы, поставщики сети с добавленной стоимостью оставаться активным.

Интернет

По мере того как все больше организаций подключались к Интернету, в конечном итоге большая часть или все EDI были перенесены на него. Первоначально это было через специальные соглашения, такие как незашифрованный FTP текстовых файлов ASCII в определенную папку на определенном хосте, разрешенный только с определенных IP-адресов. Тем не менее IETF опубликовал несколько информационных документов («Заявления о применимости»; см. ниже в Протоколы) с описанием способов использования стандартных Интернет-протоколов для EDI.

По состоянию на 2002 г. Walmart толкнул AS2 для EDI.^[6] Из-за своего значительного присутствия в глобальной цепочке поставок AS2 стал общепринятым подходом для EDI.

Характеристики

Организации, которые отправляют или получают документы между собой, в терминологии EDI называются «торговыми партнерами». Торговые партнеры согласовывают конкретную информацию, которая будет передаваться, и способы ее использования. Это делается в удобочитаемых спецификациях (также называемых рекомендациями по реализации сообщений). Хотя стандарты аналогичны строительным нормам и правилам, спецификации аналогичны чертежам. (Спецификацию также можно назвать «сопоставлением», но термин «сопоставление» обычно зарезервирован для конкретных машиночитаемых инструкций, передаваемых программному обеспечению перевода). Более крупные торговые «концентраторы» имеют существующие Руководства по реализации сообщений, которые отражают их деловые процессы для обработки EDI, и они обычно не желают изменять свою бизнес-практику EDI для удовлетворения потребностей своих торговых партнеров. Часто в крупных компаниях эти руководящие принципы EDI должны быть достаточно общими для использования различными филиалами или подразделениями и, следовательно, будут содержать информацию, не необходимую для конкретного обмена бизнес-документами. Для других крупных компаний они могут создавать отдельные руководящие принципы EDI для каждого филиала / подразделения.

Передача: прямой EDI и VAN

Торговые партнеры могут использовать любой метод для передачи документов (как описано выше в разделе «Протоколы передачи»). Далее они могут взаимодействовать напрямую или через посредника.

Прямой EDI: одноранговый

Торговые партнеры могут напрямую подключаться друг к другу. Например, производитель автомобилей может поддерживать модемный пул, к которому должны подключаться все его сотни поставщиков для выполнения EDI. Однако, если поставщик ведет бизнес с несколькими производителями, ему может потребоваться приобрести другой модем (или устройство VPN и т. Д.) И другое программное обеспечение для каждого из них.

По мере развития EDI и веб-технологий появились новые программные технологии EDI для облегчения прямого (также известного как точка-точка) EDI между торговля партнеры. Современное программное обеспечение EDI может облегчить обмен с использованием любого количества различных протоколов передачи файлов и стандартов документов EDI, снижая затраты и препятствуя доступу.

Сети с добавленной стоимостью

Чтобы устранить ограничения в одноранговом принятии EDI, VAN (сети с добавленной стоимостью) были созданы десятилетия назад. VAN действует как региональное почтовое отделение. Он принимает транзакции, проверяет информацию «от кого» и «кому» и направляет транзакцию конечному получателю. VAN могут предоставлять ряд дополнительных услуг, например ретрансляция документов, предоставление сторонней аудиторской информации, работа в качестве шлюза для различных методов передачи и обеспечение телекоммуникационной поддержки. Из-за этих и других услуг, которые предоставляют VAN, компании часто используют VAN, даже когда оба торговых партнера используют протоколы на базе Интернета. Информационные центры здравоохранения выполняют многие из функций VAN, но имеют дополнительные юридические ограничения.

VAN могут эксплуатироваться различными организациями:

• телекоммуникационные компании;
• консорциумы промышленных групп;
• крупная компания, взаимодействующая со своими поставщиками / продавцами;
• поставщики управляемых услуг.

Затраты, компромиссы и реализация

Важно отметить, что существуют ключевые компромиссы между VAN и Direct EDI,^[7] и во многих случаях организации, обменивающиеся документами EDI, могут фактически использовать их совместно для различных аспектов своих реализаций EDI. Например, в США большинство обменов документами EDI используют AS2, поэтому прямая настройка EDI для AS2 может иметь смысл для организации, расположенной в США. Но добавление возможностей OFTP2 для связи с европейским партнером может быть трудным, поэтому VAN может иметь смысл для обработки этих конкретных транзакций, в то время как прямой EDI используется для транзакций AS2.

Во многих отношениях VAN выступает в роли поставщика услуг, упрощая большую часть настройки для организаций, желающих инициировать EDI. В связи с тем, что многие организации, впервые начинающие с EDI, часто делают это для удовлетворения требований клиентов или партнеров и, следовательно, не имеют собственных знаний в области EDI, VAN может быть ценным активом.

Однако использование VAN может быть связано с высокими затратами. VAN обычно взимают плату за транзакцию за документ или даже за транзакцию за каждую позицию для обработки транзакций EDI как услуги от имени ^[8] своих клиентов. Это основная причина, по которой многие организации также внедряют программное решение EDI или в конечном итоге переходят к нему для некоторых или всех своих EDI.

С другой стороны, внедрение программного обеспечения EDI может быть сложным процессом, в зависимости от сложности сценария использования, задействованных технологий и наличия опыта в области EDI. Кроме того, необходимо учитывать текущие требования к обслуживанию и обновления. Чтобы помочь решить эти проблемы, многие организации с менее надежными ИТ-командами или без ИТ-специалистов работают с системным интегратором EDI или поставщиком управляемых услуг для внедрения и обслуживания EDI.

Интерпретация данных

Программное обеспечение для перевода EDI обеспечивает интерфейс между внутренними системами и отправляемым / полученным форматом EDI. Для «входящего» документа решение EDI получит файл (либо через сеть с добавленной стоимостью, либо напрямую с использованием таких протоколов, как FTP или AS2), примет полученный файл EDI (обычно называемый «конвертом») и подтвердить, что торговый партнер, отправляющий файл, является действительным торговым партнером, что структура файла соответствует стандартам EDI и что отдельные поля информации соответствуют согласованным стандартам. Как правило, переводчик либо создает файл фиксированной длины, переменной длины или формата с тегами XML, либо «распечатывает» полученный документ EDI (для неинтегрированных сред EDI). Следующим шагом является преобразование создаваемого переводчиком файла в формат, который можно импортировать во внутренние бизнес-системы, приложения или ERP компании. Это может быть выполнено с помощью специальной программы, встроенного проприетарного «картографа» или интегрированного стандартного графического «картографа» с использованием стандартного языка преобразования данных, такого как XSLT. Последний шаг - импортировать преобразованный файл (или базу данных) во внутреннюю систему компании.

Для «исходящего» документа процесс интегрированного EDI заключается в экспорте файла (или чтении базы данных) из информационных систем компании и преобразовании файла в формат, подходящий для переводчика. Программное обеспечение для перевода затем «проверит» отправленный файл EDI, чтобы убедиться, что он соответствует стандарту, согласованному торговыми партнерами, преобразует файл в формат «EDI» (добавив соответствующие идентификаторы и управляющие структуры) и отправит файл в торговый центр. партнер (с использованием соответствующего протокола связи).

Еще одним важным компонентом любого программного обеспечения для перевода EDI является полный «аудит» всех шагов по перемещению деловых документов между торговыми партнерами. Аудит гарантирует, что любая транзакция (которая на самом деле является бизнес-документом) может быть отслежена, чтобы гарантировать, что они не потеряны. В случае, если розничный торговец отправляет заказ на поставку поставщику, если заказ на поставку «утерян» где-то в бизнес-процессе, эффект будет разрушительным для обоих предприятий. Для поставщика они не выполняют заказ, поскольку они его не получили, что приводит к потере бизнеса и нарушению деловых отношений со своим розничным клиентом. Для розничного торговца они испытывают перебои в запасах, а это приводит к потере продаж, сокращению обслуживания клиентов и, в конечном итоге, к снижению прибыли.

В терминологии EDI «входящий» и «исходящий» относятся к направлению передачи EDI-документа по отношению к конкретной системе, а не к направлению товаров, денег или других вещей, представленных в документе. Например, документ EDI, который сообщает складу о необходимости выполнения исходящей отгрузки, является входящим документом по отношению к компьютерной системе склада. Это исходящий документ в отношении производителя или дилера, передавшего документ.

Преимущества перед бумажными системами

EDI и другие аналогичные технологии экономят деньги компании, предоставляя альтернативу или заменяя информационные потоки, которые требуют большого количества взаимодействия человека и бумажных документов. Даже если бумажные документы хранятся параллельно с обменом EDI, например печатные грузовые манифесты, электронный обмен и использование данных из этого обмена снижает затраты на сортировку, распространение, систематизацию и поиск бумажных документов. EDI и аналогичные технологии позволяют компании воспользоваться преимуществами электронного хранения и обработки данных без затрат на ручной ввод. Еще одним преимуществом EDI является возможность уменьшить или устранить ошибки ручного ввода данных, такие как ошибки доставки и выставления счетов, поскольку EDI устраняет необходимость повторного ввода ключей документов на стороне назначения. Одним из очень важных преимуществ EDI перед бумажными документами является скорость, с которой торговый партнер получает и включает информацию в свою систему, значительно сокращает время цикла. По этой причине EDI может быть важным компонентом систем производства «точно в срок».^[9]

Согласно отчету Абердина 2008 года «Сравнение возможностей поставщиков по всему миру», только 34% заказов на поставку передаются в Северной Америке электронным способом. В EMEA, 36% заказов передаются в электронном виде и в APAC, 41% заказов передаются в электронном виде. Они также сообщают, что средняя заявка на заказ бумаги обходится компании в 37,45 долларов в Северной Америке, 42,90 долларов в странах Европы, Ближнего Востока и Африки и 23,90 долларов в Азиатско-Тихоокеанском регионе. При заказе заказа EDI затраты снижаются до 23,83 долларов в Северной Америке, 34,05 долларов в странах Европы, Ближнего Востока и Африки и 14,78 долларов в Азиатско-Тихоокеанском регионе.

Препятствия на пути к реализации

Есть несколько препятствий для внедрения электронного обмена данными. Одним из наиболее серьезных препятствий является сопутствующее изменение бизнес-процессов. Существующие бизнес-процессы, построенные на обработке бумаги, могут не подходить для EDI и потребуют изменений, чтобы обеспечить автоматическую обработку бизнес-документов. Например, компания может получать большую часть своих товаров с доставкой в ​​течение одного или двух дней, а все свои счета - по почте. Таким образом, существующий процесс может предполагать, что товары обычно поступают до выставления счета. При использовании EDI счет-фактура обычно отправляется при отгрузке товаров и, следовательно, требует процесса, который обрабатывает большое количество счетов-фактур, соответствующие товары которых еще не получены.

Еще одно существенное препятствие - это затраты времени и денег на первоначальную настройку. Предварительные затраты и время, связанные с внедрением, настройкой и обучением, могут быть дорогостоящими. Важно выбрать правильный уровень интеграции, соответствующий бизнес-требованиям. Для бизнеса с относительно небольшим количеством транзакций с партнерами на основе EDI может иметь смысл внедрить недорогие решения «скопировать и прочитать», где формат EDI распечатывается в человек читаемый форме, и люди, а не компьютеры, реагируют на транзакцию. Другой альтернативой являются аутсорсинговые решения EDI, предоставляемые EDI "Service Bureaus". Другим предприятиям может потребоваться внедрение интегрированного решения EDI, поскольку увеличение объемов торговли, вызванное EDI, вынуждает их заново внедрять свои бизнес-процессы обработки заказов.

Ключевым препятствием для успешного внедрения EDI является представление многих предприятий о природе EDI. Многие рассматривают EDI с технической точки зрения, что EDI - это формат данных; Было бы более точным с точки зрения бизнеса, что EDI - это система для обмена бизнес-документами с внешними организациями и интеграции данных из этих документов во внутренние системы компании. Успешные реализации EDI учитывают влияние внешней информации на их внутренние системы и подтверждают полученную бизнес-информацию. Например, разрешение поставщику обновлять систему кредиторской задолженности розничного продавца без соответствующих сдержек и противовесов подвергнет компанию значительному риску. Компании, не знакомые с внедрением EDI, должны понимать базовый бизнес-процесс и принимать правильные решения.

Подтверждение

Ниже приведены общие подтверждения EDI^[10]

• Состояние связи - указывает, что передача завершена
• MDN (уведомление об отправке сообщения) - только в AS2 укажите, что сообщение доступно для чтения.
• Функциональное подтверждение - обычно «997» в ANSI или «CONTRL» в EDIFACT, что указывает на то, что содержимое сообщения проверяется по его шаблону, и сообщает, размещена ли транзакция в электронной системе получателя.
• Подтверждение бизнес-уровня - последний индикатор показывает, принята ли транзакция получателем или нет.

Смотрите также

• Система возмещения расходов и затрат (ECRS)
• Извлечь, преобразовать, загрузить (ETL)
• Стандарт юридического электронного обмена данными (LEDES)

Рекомендации

дальнейшее чтение

• Генгешвари К. и Абу Бакар Абдул Хамид (2010). «Интеграция электронного обмена данными: обзор», Jurnal Kemanusiaan, ISSN  1675-1930

внешняя ссылка

• «Электронные закупки - Электронная интеграция данных достигла совершеннолетия» - Статья из журнала финансового директора Europe
• Протоколы EDI - Обзор различных протоколов и форматов, используемых в сетях EDI.
• Стандарты EDI - Обзор различных доступных стандартов формата файлов EDI.