Автоматизация корпоративных форм - Enterprise forms automation

Автоматизация корпоративных форм это компьютерная система в масштабах компании или набор систем для управления, распределения, завершение и обработка бумажные формы, заявки, анкеты, контракты и другие документы. Он играет жизненно важную роль в концепции безбумажный офис.

JetForm Корпорация впервые использовала термин «автоматизация корпоративных форм» в середине 1990-х годов для описания своего решения по автоматизации документооборота. Позже этот процесс был приобретен Adobe Systems, и теперь является частью Adobe LiveCycle набор продуктов. В 2004 году Efficient Technology Inc стала первой компанией, применившей этот термин к программное обеспечение как сервис.

Автоматизация корпоративных форм относится к автоматизации бумажных процессов, которые в первую очередь полагаются на документы (формы, приложения и т. Д.), Которые сохраняют бумажный вид и удобство, даже если не распечатаны для взаимодействия. Чтобы считаться решением «автоматизации форм предприятия», система должна соответствовать корпоративное программное обеспечение требования, и, в частности, сосредоточиться на автоматизации документооборота и бумажных форм.

Влияние

Организации внедряют корпоративные программные решения для автоматизации основных функций и крупных процессов, поскольку в этих областях достигается наибольшая экономия затрат по сравнению с небольшими проектами. Внедрение корпоративного уровня часто стоит более 100 000 долларов, и поэтому для экономии затрат требуется много месяцев. Таким образом, организации игнорируют автоматизацию более мелких функций из-за отсутствия немедленной финансовой выгоды или экономии средств. По мере того как функции становятся более автоматизированными, а затраты на программное обеспечение для корпоративных систем падают, организации начинают автоматизировать функции нижнего уровня, чтобы стать более эффективными. Кроме того, с появлением таких стандартов, как модель PDF от Adobe, и моделей услуг, таких как Quik !, компании стремятся автоматизировать заполнение форм с помощью решений для автоматизации корпоративных форм.

Автоматизация форм также оказывает положительное «зеленое» воздействие на окружающую среду. Чтобы сократить отходы и выбросы углерода, компании ищут способы отказаться от бумаги. Система автоматизации корпоративных форм может полностью исключить использование бумаги или значительно сократить количество бумаги, используемой компанией, а также сократить расходы на доставку, а также расходы на печать и хранение бумажных форм. Кроме того, автоматизация бумажных процессов значительно сокращает время, необходимое для выполнения транзакций, что приводит к меньшему количеству ошибок, отказов и исправлений - и освобождает время, затрачиваемое пользователями на ручной труд.

Выполнение

DMS

Современная реализация концепции безбумажного офиса имеет два основных направления: создание документов и управление документами. Поскольку основные системы уже полностью вытеснили бумагу (например, Планирование ресурсов предприятия, управление взаимоотношениями с клиентами, бухгалтерское программное обеспечение и т. д.), бумага, которая остается в использовании, в основном создается процессами, которые собирают данные, создают отчеты и распространяют сообщения. По мере развития программного обеспечения и компьютеров первой проблемой было управление существующими и устаревшими документами с помощью системы управления документами.

Системы управления документами и архивирования предлагают некоторые функции автоматизации форм. Обычно система управления документами начинает работать с документом, когда документ сканируется или отправляется в систему. Многие системы управления документами могут читать документы через оптическое распознавание символов (OCR) и использовать эти данные в системе управления документами. Хотя эта технология необходима для безбумажного офиса[1] он не касается прежде всего процессов, которые генерируют бумагу.

Окончательный шаг к отказу от бумаги - это изменить способ создания документов. В 1993 году Adobe Systems представила Формат переносимого документа (PDF) для универсального обмена документами на большинстве компьютерных платформ. Этот формат заложил основу для создания, транспортировки, обработки и архивирования электронных документов - и в 2008 году стал стандартом ISO.[2] Кроме того, модель PDF установила метод автоматизации форм, которые могут быть предварительно заполнены существующими данными и введены вручную на экране ПК, что может уменьшить или исключить печатные формы.

Инструменты реализации

Типичная реализация автоматизации корпоративных форм обычно сочетает в себе:

  • Библиотека электронных версий бумажных документов (формат PDF или аналогичный формат)
  • Хранилище данных существующих данных или веб-страниц, которые собирают данные для заполнения форм
  • Программное обеспечение, которое предварительно заполняет существующие данные из баз данных и хранилищ данных в электронные формы
  • Программное обеспечение, которое сохраняет формы в процессе или частично
  • Программное обеспечение, которое собирает и переводит данные электронной формы
  • Системы рабочих процессов, управляющие взаимодействием с формами и данными
  • Двусторонний обмен сообщениями между формами и системами во время отправки и проверки
  • Программное обеспечение для штрих-кодов, которое сопоставляет изображения форм с данными электронных форм
  • Решения для цифровой подписи с электронным захватом подписей

Проблемы реализации

Основная проблема при использовании этих технологий - это планирование ресурсов и затраты на внедрение. Однако все необходимые технологии существуют как минимум с 2000 года. Кроме того, Конгресс США подписал Закон об электронных подписях в международной и национальной торговле (Закон о ESIGN) в закон, который позволяет компаниям принимать цифровые подписи в качестве действительных подписей. Даже во время действия закона компании не спешили принимать такие решения из-за затрат и навыков, необходимых для их проектирования, строительства и обслуживания по разумной цене.

Вторичной проблемой является интеграция электронных форм в существующий процесс, благодаря чему можно получить доступ к существующим хранилищам данных и передать их в формы и из них. Хотя существуют инструменты, помогающие с интеграцией, для большинства реализаций требуется специальное программирование для конкретных форм и источников данных.

Многие из этих проблем решаются с помощью решений промежуточного программного обеспечения, технологических платформ и сервисов, которые объединяют эти части. Известный как Интеграция корпоративных приложений («EAI»), разработчики решений EAI постоянно внедряют новые рентабельные методы, позволяющие использовать возможности веб-интерфейса и централизованного управления, а также использовать унаследованные системы.[3] С каждым развитием технологий EAI автоматизация корпоративных форм становится все проще в реализации и управлении.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Уокер, Ричард (2009-08-07). «Достижение безбумажного офиса» (PDF). Efficient Technology Inc. Архивировано из оригинал (PDF) на 2011-07-15. Получено 2009-09-11.
  2. ^ «ISO 32000-1: 2008». Международная организация по стандартизации. 1 июля 2008 г.
  3. ^ Ruh, William A .; Maginnis, Francis X .; Браун, Уильям (2001). Интеграция корпоративных приложений: краткое техническое описание Wiley. John Wiley & Sons, Inc., стр.1–11. ISBN  0-471-37641-8.