Безбумажный офис - Википедия - Paperless office

А безбумажный офис (или же безбумажный офис) - это рабочая среда, в которой использование бумаги исключено или значительно сокращено. Это достигается путем преобразования документов и других документов в цифровую форму, процесс, известный как оцифровка. Сторонники утверждают, что отказ от бумажных документов может сэкономить деньги, повысить производительность, сэкономить место, упростить обмен документацией и информацией, сохранить личную информацию в большей безопасности и помочь окружающей среде. Эту концепцию можно распространить и на коммуникации за пределами офиса.

Определение

Безбумажный мир был публицист слоган, призванный описать офис будущего. Этому способствовала популяризация компьютерных терминалов с видеодисплеями, таких как 1964 г. IBM 2260. Ранний прогноз безбумажного офиса был сделан в 1975 году. Деловая неделя статья.[1] Идея заключалась в том, что автоматизация делопроизводства позволит избавиться от бумаги для рутинных задач, таких как ведение учета и бухгалтерия, и он стал известен с появлением персональный компьютер. В то время как предсказание наличия ПК на каждом столе было в высшей степени пророческим, «безбумажный офис» - нет. Улучшения в принтеры и копировальные аппараты значительно упростили массовое копирование документов, что привело к увеличению использования офисной бумаги во всем мире более чем вдвое с 1980 по 2000 год.[2] Это было связано с повышенной простотой подготовки документов.[2] и широкое использование электронной связи, в результате чего пользователи получали большое количество документов, которые часто распечатывались. Однако примерно с 2000 года, по крайней мере, в США, использование офисной бумаги выровнялось и сейчас сокращается, что объясняется сменой поколений;[2] Считается, что молодые люди менее склонны распечатывать документы и более склонны читать их на полноцветном интерактивном экране. Согласно Агентство по охране окружающей среды США, средний офисный работник производит около двух фунтов продукции из бумаги и картона каждый день.[3]

Термин «Безбумажный офис» впервые был использован в торговле Micronet, Inc., производитель автоматизированного оргтехники, в 1978 году.[4]

История

Традиционные офисы имеют бумага -системы регистрации, которые могут включать шкафы, папки, полки, микрофиша системы и шкафы для чертежей, все из которых требуют обслуживания, оборудования, значительного пространства и являются ресурсоемкими. Напротив, безбумажный офис может просто иметь стол, стул и компьютер (с небольшим объемом локального или сетевого хранилища), и вся информация будет храниться в цифровой форме. Распознавание речи и синтез речи может также использоваться для облегчения хранения информации в цифровом виде.

Когда компьютерные данные распечатываются на бумаге, они перестают синхронизироваться с компьютерная база данных обновления. Бумагу сложно искать и упорядочивать по множеству сортировок, а схожие бумажные данные, хранящиеся в разных местах, часто сложно и дорого отслеживать и обновлять. Безбумажный офис будет иметь единый пункт сбора для распределенная база данных обновления и опубликовать-подписаться система. Современные компьютерные экраны делают чтение менее утомительным для глаз; портативный компьютер можно использовать на диване или в постели. С планшетные компьютеры и смартфоны со многими другими недорогими дополнительными функциями, такими как видео-анимация, видеоклипы и полнометражные фильмы, многие утверждают, что бумага теперь устарела для всех, кроме тех, кто сопротивляется технологическим изменениям. электронные книги часто бывают бесплатными или дешевыми по сравнению с бумажными книгами.

Другие утверждают, что бумага всегда будет иметь место, потому что ее можно использовать иначе, чем ширмы.[5]

Воздействие бумаги на окружающую среду

Основная статья: Воздействие бумаги на окружающую среду

Некоторые считают, что производство бумажной продукции значительно способствует вырубка леса и антропогенное изменение климата, и производит парниковые газы. Другие утверждают, что производство бумажной продукции, особенно в Северной Америке, поддерживает экологический и экономический баланс устойчивое лесное хозяйство. По данным 2018 Американская ассоциация леса и бумаги Отчет об устойчивом развитии, производство бумаги сократилось парниковый газ эмиссия на 20% за одиннадцатилетний период[6].[7] Такие меры, как переработка отходов может помочь снизить воздействие бумаги на окружающую среду. Некоторое производство бумаги за пределами Северной Америки может привести к загрязнению воздуха с выбросом диоксид азота (НЕТ2), диоксид серы (ТАК2),[8] и углекислый газ (CO2). Сточные воды, сбрасываемые с целлюлозно-бумажных комбинатов за пределами Северной Америки, могут содержать твердые вещества, питательные вещества и растворенные органические вещества, которые классифицируются как загрязняющие вещества. Питательные вещества, такие как азот и фосфор, могут вызывать или усугублять эвтрофикация пресных водоемов.

Печать чернила и тонеры очень дороги и наносят вред окружающей среде летучие органические соединения, тяжелые металлы и невозобновляемые масла, хотя стандарты количества тяжелых металлов в чернилах были установлены некоторыми регулирующими органами.[9][который? ] Удаление краски Из переработанной бумажной массы образуется суспензия отходов, иногда весом 22% от веса переработанной макулатуры, которая может пойти на свалки.[10]

Устранение бумажных документов за счет автоматизации и автоматизации электронных форм

Потребность в бумаге устраняется за счет использования онлайн-систем, таких как замена учетных карточек и ролодексы с базами данных, печатными письмами и факсами с электронной почтой и справочниками с Интернетом.[11] Еще один способ избавиться от бумажных документов - автоматизировать бумажные процессы, основанные на формах, приложениях и опросах для сбора данных и обмена ими. Этот метод называется «электронными формами» или электронными формами и обычно осуществляется путем использования существующих документов, идеально подходящих для печати, в электронном формате, что позволяет предварительно заполнить существующие данные, зафиксировать данные, вводимые конечными пользователями вручную в Интернете, и предоставить безопасные методы для отправлять данные формы в системы обработки и подписывать электронные документы цифровой подписью без печати.

Технологии, которые могут использоваться с автоматизацией электронных форм, включают:

  • Формат переносимого документа (PDF ) - для создания, отображения и взаимодействия с электронными документами и формами
  • Программное обеспечение для управления электронной формой (электронная форма) - для создания, интеграции и маршрутизации форм и формирования данных с помощью систем обработки
  • Базы данных - для сбора данных для предварительного заполнения и обработки документов
  • Платформы рабочего процесса - для маршрутизации информации, документов и прямого потока процессов
  • Связь по электронной почте (электронная почта), которая позволяет отправлять и получать информацию любого типа и включать вложения
  • Цифровой подписи решения - для цифровой подписи документов (используется конечными пользователями)
  • Веб-серверы - для размещения процесса, получения отправленных данных, хранения документов и управления правами на документы

Одна из основных проблем, которая мешает компаниям внедрить автоматизацию документооборота, - это трудность получения цифровых подписей экономичным и совместимым образом. В Закон об электронной подписи 2000 г. в Соединенных Штатах при условии, что документ не может быть отклонен на основании электронной подписи, и требует, чтобы все компании принимали цифровые подписи на документах. Сегодня доступно достаточно экономичных вариантов, включая решения, не требующие от конечных пользователей приобретения оборудования или программного обеспечения.

Одним из больших преимуществ этого типа программного обеспечения является то, что OCR (Оптическое распознавание символов ), что позволяет пользователю искать полный текст любого файла. Кроме того, к каждому файлу могут быть добавлены определяемые пользователем теги, чтобы упростить поиск определенных файлов во всей системе.

Некоторое безбумажное программное обеспечение включает сканер, аппаратное и программное обеспечение и без проблем разделяет и систематизирует важные документы. Безбумажное программное обеспечение также может позволить людям включить онлайн-подписи для важных документов, которые можно использовать в любом малом бизнесе или офисе. Системы управления документами и архивирования предлагают некоторые методы автоматизации форм. Обычно система управления документами начинает работать с документом, когда документ сканируется и / или отправляется в систему. Многие системы управления документами включают возможность чтения документов с помощью оптического распознавания символов и использования этих данных в рамках системы управления документами. Хотя эта технология необходима для создания безбумажного офиса[11] он не касается прежде всего процессов, которые генерируют бумагу.

Оцифровка бумажных документов

Другой ключевой аспект философии безбумажного офиса - преобразование бумажных документов, фото, инженерные планы, микрофиша и все другие бумажные системы в цифровые документы. Технологии, которые могут быть использованы для этого, включают: сканеры, решения для электронной почты, копировальные аппараты, широкоформатные сканеры (для инженерных чертежей), микрофиша сканеры, преобразование факсов в PDF, онлайн-почтовые отделения, многофункциональные принтеры и системы управления документами. Каждая из этих технологий использует программного обеспечения что преобразует растровые форматы (растровые изображения) в другие формы в зависимости от необходимости. Как правило, они включают некоторую форму сжатие изображений технология, которая производит меньше растровые изображения или используйте оптическое распознавание символов (OCR) для преобразования документа в текст. Комбинация OCR и растра используется для обеспечения возможности поиска при сохранении исходной формы документа. Важным этапом является маркировка, связанная с преобразованием бумаги в цифровую форму и каталогизация отсканированных документов. Для этого были разработаны некоторые технологии, но они обычно включают в себя каталогизацию человеком или автоматическое индексирование документа OCR. Однако сканеры и программное обеспечение продолжают совершенствоваться с развитием небольших портативных сканеров, которые могут сканировать двусторонние документы A4 со скоростью около 30-35 страниц в минуту в растровый формат (обычно TIFF факс 4 или PDF ).

Проблема, с которой столкнулись желающие довести безбумажную философию до предела, заключалась в следующем: Авторские права законы. Эти законы могут ограничивать передачу документов, защищенных авторским правом, с одного носителя на другой, например, преобразование книг в электронный формат.

Обеспечение безопасности и отслеживание документов

Поскольку осведомленность о краже личных данных и утечках данных стала более распространенной, были приняты новые законы и постановления, требующие от компаний, которые управляют или хранят личная информация позаботиться об этих документах. Безбумажные офисные системы легче защитить, чем традиционные картотеки.[12][нужна цитата ] и может отслеживать индивидуальный доступ к каждому документу.

Сложности при внедрении безбумажного офиса

Основная трудность «перехода на безбумажный» заключается в том, что бизнес общается с другими компаниями и частными лицами, а не только внутри компании. Электронное общение требует, чтобы и отправитель, и получатель имели легкий доступ к соответствующему программному и аппаратному обеспечению. Затраты и временные потери производительности при преобразовании в безбумажный офис также являются фактором, так же как правительственные постановления, отраслевые стандарты, юридические требования и бизнес-политика, которые также могут замедлить изменения. Компании могут столкнуться с технологическими трудностями, такими как совместимость форматов файлов, долговечность цифровых документов, стабильность системы, а также отсутствие у сотрудников и клиентов соответствующих технологических навыков.

По этим причинам, хотя количество бумаги может сократиться, некоторые виды использования бумаги, вероятно, останутся неограниченными.[13] Однако анкета 2015 г.[14] предположил, что почти половина малых и средних предприятий считали, что к концу того же года они отказались или могут отказаться от бумажных документов.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ «Офис будущего», Деловая неделя (2387): 48–70, 30 июня 1975 г.
  2. ^ а б c «Технологические возвращения: не мертвые, просто отдыхающие», Экономист, 9 октября 2008 г.
  3. ^ «Отходы - Сохранение ресурсов - Обычные отходы и материалы - Вторичная переработка бумаги». Агентство по охране окружающей среды США. Получено 26 января 2013.
  4. ^ Регистрация товарного знака в безбумажном офисе, Ведомство США по патентам и товарным знакам, получено 13 декабря 2015
  5. ^ Селлен, А. Дж., И Харпер, Р. Х. Р. (2003). Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press
  6. ^ «Отчет об устойчивом развитии Американской лесной и бумажной ассоциации за 2018 год» (PDF). Американская ассоциация леса и бумаги.
  7. ^ «Отчет об устойчивом развитии Американской лесной и бумажной ассоциации». Американская ассоциация леса и бумаги. 2018. Получено 1 мая 2020.
  8. ^ "Загрязнители воздуха, вызывающие озабоченность". Департамент экологических услуг Нью-Гэмпшира. Получено 26 января 2013.
  9. ^ «Архивная копия» (PDF). Архивировано из оригинал (PDF) 8 мая 2007 г.. Получено 27 мая 2013.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)[требуется полная цитата ]
  10. ^ «Переработка бумаги и стекла». Министерство энергетики США. Сентябрь 2006 г.. Получено 30 октября 2007.
  11. ^ а б Уокер, Ричард (7 августа 2009 г.), «Достижение безбумажного офиса» (PDF), Efficient Technology Inc, заархивировано из оригинал (PDF) 23 декабря 2018 г., получено 4 сентября 2009
  12. ^ «Электронный офис: экологически безопасное появление технологии облачных вычислений». Получено 16 августа 2016.
  13. ^ Селлен, А. Дж., И Харпер, Р. Х. Р. (2003). Миф о безбумажном офисе. Кембридж, Массачусетс: MIT Press.
  14. ^ «Почти половина предприятий в 2015 году отказалась от бумажных документов». margolis.co.uk. Получено 13 июля 2015.

дальнейшее чтение

внешняя ссылка