Покупка - Википедия - Purchasing

Покупка это процесс бизнес или организация использует для приобретения товары или Сервисы для достижения своих целей. Хотя есть несколько организаций, которые пытаются установить стандарты в процессе закупок, процессы в разных организациях могут сильно различаться.

Покупка является частью более широкого закупка процесс, который обычно также включает ускорение, качество поставщика, транспортировка и логистика.

подробности

Менеджеры / директора по закупкам и менеджеры / директора по закупкам направляют деятельность организации получение процедуры и стандарты. Большинство организаций используют трехстороннюю проверку в качестве основы своих программ закупок.^{[нужна цитата ]}. Это включает в себя три отдела в организации, выполняющих отдельные части процесса приобретения. Не все три отдела подчиняются одному и тому же старшему руководителю, чтобы предотвратить неэтичные действия и повысить доверие к процессу. Эти отделы могут быть закупочными, приемными и кредиторскими; или инжиниринг, закупки и кредиторская задолженность; или менеджер завода, закупка и кредиторская задолженность. Комбинации могут значительно различаться, но отдел закупок и кредиторская задолженность обычно являются двумя из трех задействованных отделов.

Когда получающий отдел не участвует, это обычно называется двусторонней проверкой или двусторонним заказом на покупку. В этой ситуации отдел закупок выдает заказ на поставку. квитанция не требуется. Когда на заказ поступает счет-фактура, отдел кредиторской задолженности направляется непосредственно к заказчику заказа на закупку, чтобы убедиться, что товары или услуги были получены. Обычно так поступают с товарами и услугами, которые обходят получающий отдел. Несколько примеров: программное обеспечение, поставляемое в электронном виде, работа NRE (неповторяющиеся инженерные услуги), часы консультаций и т. Д.

Исторически отдел закупок выдавал покупка на расходные материалы, услуги, оборудование и сырье. Затем, чтобы уменьшить административные расходы, связанные с повторяющимся заказом основных расходных материалов, были заключены «общие» или «генеральные» соглашения. Эти типы соглашений обычно имеют более длительный срок и увеличенный объем, чтобы максимизировать объемы концепции масштаба. Когда требовались дополнительные поставки, поставщику выдавалось простое разрешение на предоставление товаров или услуг.

Еще один метод снижения административных расходов, связанных с повторяющимися контрактами на общие материалы, - это использование кредитных карт компании, также известных как "Карты покупок "или просто" P-Card ". Программы P-card различаются, но все они имеют внутренние проверки и аудиты для обеспечения надлежащего использования. Менеджеры по закупкам осознали, что после заключения контрактов на расходные материалы с низкой стоимостью в долларах закупки могут играть меньшую роль в работе и использовании контрактов. По-прежнему осуществляется надзор в форме аудиторских проверок и ежемесячных обзоров отчетов, но теперь большая часть их времени отводится на переговоры о крупных закупках и заключение других долгосрочных контрактов. Эти контракты обычно продлеваются ежегодно .

Эта тенденция отхода от функции ежедневных закупок (тактических закупок) привела к нескольким изменениям в отрасли. Первым было сокращение персонала. Отделы закупок стали меньше. Не было необходимости в армии клерков, обрабатывающих заказы на отдельные детали, как раньше. Еще одним изменением стало сосредоточение внимания на переговорах по контрактам и закупке крупного капитального оборудования. Обе эти функции позволили отделам закупок добиться наибольшего финансовый вклад в организацию. Появились новый термин и название должности - Стратегический поиск и менеджеры по снабжению. Эти профессионалы сосредоточили внимание не только на процессе торгов и переговорах с поставщиками, но и на всей функции снабжения. В этих ролях они смогли повысить ценность и максимизировать экономию для организаций. Это значение проявилось в более низком запасы, меньше персонала и быстрее доставить конечный продукт к потребителю. Успех менеджеров по закупкам на этих должностях привел к новым назначениям, выходящим за рамки традиционной функции закупок - логистике, управлению материалами, распределению и складированию. Все больше и больше менеджеров по закупкам становились менеджерами по цепочке поставок, выполняя дополнительные функции в своей организации. Менеджеры по закупкам были не единственными, кто стал менеджерами по цепочке поставок. Менеджеры по логистике, менеджеры по материалам, менеджеры по сбыту и т. Д. - все поднялись до более широких функций, а некоторые теперь отвечали за функции закупок.

В бухгалтерский учет, покупок - это количество товаров, купленных компанией в течение этого года. Это также относится к информации о виде, качестве, количестве и стоимости купленных товаров, которые необходимо сохранить. Они добавлены к инвентарь. Покупки компенсируются скидки на покупку и Возврат покупок и скидки. Когда его следует добавить, зависит от Бесплатно на борту (FOB) торговая политика. Для покупателя этот новый инвентарь добавляется к отгрузке, если политика была FOB точка отгрузки, и продавец удаляет этот товар из своего инвентаря. С другой стороны, покупатель добавил этот инвентарь при получении, если политика была назначена на условиях FOB, и продавец удалил этот товар из своего инвентаря, когда он был доставлен.

Товары, купленные для целей, отличных от прямой продажи, например для Исследования и разработки, добавляются в инвентарь и передаются на исследования и разработки. расход как они используются. Кстати, оборудование, купленное для исследований и разработок, не добавляется в инвентарь, а заглавные так как активы.

Темы закупок

Процесс приобретения

Пересмотренный получение Процесс для основных систем в Министерстве обороны США показан на следующем рисунке. Процесс определяется серией этапов, в течение которых технология определяется и превращается в жизнеспособные концепции, которые впоследствии разрабатываются и готовятся к производству, после чего произведенные системы поддерживаются на местах.^[1]

Модель процесса приобретения.^[1]

Процесс позволяет данной системе включаться в процесс на любой стадии разработки. Например, система, использующая непроверенные технологии, будет входить в начальные стадии процесса и будет проходить через длительный период технологического созревания, в то время как система, основанная на зрелых и проверенных технологиях, может войти непосредственно в инженерные разработки или, возможно, даже в производство. Сам процесс включает четыре фазы развития:^[1]

Разработка концепции и технологий: предназначена для изучения альтернативных концепций, основанных на оценке эксплуатационных потребностей, готовности технологий, рисков и доступности.
Этап разработки концепции и технологий начинается с исследования концепции. На этом этапе проводятся концептуальные исследования для определения альтернативных концепций и предоставления информации о возможностях и рисках, которые позволят объективно сравнить конкурирующие концепции.
Этап разработки и демонстрации системы. В эту фазу можно вступить непосредственно в результате технологических возможностей и насущных потребностей пользователей, а также в результате разработки концепции и технологий.
Последний и самый продолжительный этап - это этап программы по поддержанию и утилизации. На этом этапе выполняются все необходимые действия для обслуживания и поддержки системы в полевых условиях наиболее рентабельным способом.

Отбор участников торгов

Это процесс, в ходе которого организация определяет потенциальных поставщиков определенных материалов, услуг или оборудования. Полномочия и история этих поставщиков анализируются вместе с продуктами или услугами, которые они предлагают. Процесс выбора претендента варьируется от организации к организации, но может включать в себя составление кредитных отчетов, собеседование с руководством, тестирование продуктов и посещение объектов. Этот процесс не всегда выполняется в порядке важности, а скорее в порядке затрат. Часто менеджеры по закупкам исследуют потенциальных участников торгов, получая информацию об организациях и продуктах из средств массовой информации и своих собственных отраслевых контактов. Кроме того, при закупке потенциальным поставщикам может быть отправлен запрос на информацию (RFI) для сбора информации. Инженеры также будут проверять образцы продуктов, чтобы определить, может ли компания или организация производить необходимые им продукты. Если участник торгов проходит оба эти этапа, инженеры могут решить провести некоторые испытания материалов для дальнейшей проверки стандартов качества. Эти тесты могут быть дорогостоящими и потребовать значительного времени для нескольких технических специалистов и инженеров. Техническое руководство должно принять это решение, исходя из стоимости продуктов, которые они могут закупить, важности продукта участников торгов для производства и других факторов. Кредитные проверки, собеседование с руководством, посещение заводов, а также другие шаги могут быть использованы, если менеджеры по проектированию, производству и цепочке поставок решат, что они могут помочь в их решении, и затраты будут оправданы.

Другие организации могут иметь меньшие цели закупок, которые следует учитывать при отборе участников торгов. Организации определяют цели использования компаний, принадлежащих и управляемых определенными этническими группами, или предприятий, принадлежащих женщинам. Значительное использование миноритарных поставщиков может квалифицировать фирму как потенциального участника торгов на контракт с компанией или государственным учреждением, стремящимся расширить свои программы миноритарных поставщиков.

Этот процесс выбора может включать или исключать международных поставщиков в зависимости от целей и критериев организации. Компании, стремящиеся увеличить свою базу поставщиков колесных дисков из Тихоокеанского региона, могут исключить поставщиков из Америки, Европы и Австралии. Другие организации могут стремиться к закупкам внутри страны, чтобы обеспечить более быстрое реагирование на заказы, а также облегчить совместную работу по проектированию и производству.

Организационные цели будут определять критерии процесса отбора участников торгов. Также возможно, что закупаемый продукт или услуга настолько специализированы, что количество участников торгов ограничено, а критерии должны быть очень широкими для обеспечения конкуренции. Если только одна фирма может соответствовать спецификациям на продукт, менеджеры по закупкам должны рассмотреть возможность использования опции «Единственный источник» или работать с инженерами для расширения спецификаций, если проект позволит изменить спецификации. Вариант с единственным источником - это часть отбора участников торгов, которая признает, что иногда существует только один разумный поставщик для некоторых услуг или продуктов. Это может происходить из-за того, что ограниченное количество приложений для продукта не может поддерживать более одного производителя, близость к предоставляемой услуге, или продукты недавно разработаны или изобретены, и конкуренция еще не доступна.

Процесс торгов

Это процесс, который организация использует для закупки товаров, услуг или оборудования. Процессы значительно различаются от строгих до очень неформальных. У крупных корпораций и государственных структур, скорее всего, будут строгие и формальные процедуры. В этих процессах могут использоваться специальные формы заявок, требующие определенных процедур и деталей. Очень строгие процедуры требуют, чтобы заявки открывались несколькими сотрудниками из разных отделов для обеспечения справедливости и беспристрастности. Ответы обычно очень подробные. Претенденты, не ответившие в точности так, как указано, и соблюдающие опубликованные процедуры, могут быть дисквалифицированы. Небольшие частные предприятия, скорее всего, будут иметь менее формальные процедуры. Заявки могут быть отправлены в виде электронного письма всем участникам торгов с указанием продуктов или услуг. Ответы участников торгов могут быть подробными или просто предложенной суммой в долларах.

Большинство процессов торгов являются многоуровневыми. Приобретения на определенную сумму в долларах могут быть «по усмотрению пользователя», разрешающим запрос или выбором того, кого они хотят. Этот уровень может составлять от 100 до 10 000 долларов в зависимости от организации. Обоснование заключается в том, что экономия, получаемая при обработке этих запросов, так же как и дорогих предметов, минимальна и не оправдывает затраты времени и средств. Отделы закупок следят за злоупотреблениями пользовательскими привилегиями. Приобретения в среднем диапазоне можно обрабатывать немного более формально. Этот процесс может включать в себя предоставление пользователем котировок от трех отдельных поставщиков. Покупка может быть запрошена или потребоваться для получения котировок. Официальный процесс подачи заявок начинается от 10 000 или 100 000 долларов в зависимости от организации. Заявка обычно включает определенную форму, которую заполняет участник торгов, и должна быть возвращена к указанному сроку. В зависимости от закупаемого товара и организации в заявке может быть указан критерий взвешенной оценки. Другие предложения будут оцениваться по усмотрению покупателя или конечных пользователей. Некоторые заявки могут быть оценены межфункциональным комитетом. Другие предложения могут быть оценены конечным пользователем или покупателем в разделе «Закупки». В частности, в небольших частных фирмах участники торгов могут оцениваться по критериям или факторам, которые имеют мало общего с фактическим предложением, если вообще имеют какое-либо отношение. Примерами этих факторов являются история участия участника конкурса в компании, история участника конкурса с высшим руководством компании в других фирмах, а также широкий спектр продуктов участника конкурса.

Техническая оценка

Технические оценки, оценки технической пригодности котируемых товаров или услуг, если это необходимо, обычно выполняются до коммерческой оценки. На этом этапе процесса закупок технический представитель компании (обычно инженер) рассматривает предложение и определяет каждого участника торгов как технически приемлемого или технически неприемлемого.

Техническая оценка обычно проводится по набору заранее определенных критериев технической оценки. Существует два типа критериев: общие критерии (при соблюдении которых выставляются баллы) и существенные критерии (невыполнение которых приводит к технической дисквалификации заявки).

Коммерческая оценка

Стоимость денег рассчитывается путем умножения процентной ставки применимой валюты на сумму денег, уплаченную до получения Товара. Если деньги оставались на счету покупателя, то были бы начислены проценты. Эти проценты по сути являются дополнительными расходами, связанными с такими платежами Progress или Milestone.

Место производства принимается во внимание на этапе оценки, прежде всего, для расчета транспортных расходов и региональных вопросов. Например, в Европе фабрики обычно закрываются в августе на летние каникулы. Трудовые соглашения также могут приниматься во внимание и учитываться при оценке, если известно, что в конкретном регионе часто возникают трудовые споры.

Производство время выполнения заказа - это время с момента размещения заказа (или времени представления окончательных чертежей Покупателем Продавцу) до момента изготовления и подготовки товаров к доставке. Сроки выполнения заказа зависят от товара и могут составлять от нескольких дней до лет.

Время транспортировки оценивается при сравнении доставки товара с требуемой датой использования Покупателем. Если товары отправляются из удаленного порта при нечастой перевозке судов, время транспортировки может превысить график, и потребуется внести корректировки.

Стоимость доставки - плата за доставку Товара в указанный пункт.

Срок действия заявки
Упаковка
Корректировки ставок
Условия и положения
Услуги продавца
Организации по стандартизации
Финансовый обзор
Валюта платежа
Анализ рисков - волатильность рынка, финансовое напряжение участников торгов
Тестирование

Переговоры

Ведение переговоров - это ключевой навык в сфере закупок. Одна из целей агентов по закупкам - приобретение товаров на наиболее выгодных условиях покупателя (или просто «Покупателя»). Агенты по закупкам обычно стремятся снизить затраты при соблюдении других требований Покупателя, таких как своевременная доставка, соблюдение коммерческих условий (включая гарантию, передачу риска, уступку прав, права аудита, конфиденциальность, средства правовой защиты и т. Д.) .

Хорошие переговорщики, имеющие высокий уровень документально подтвержденной «экономии затрат», получают в отрасли премию по сравнению с их компенсацией. В зависимости от трудового договора между агентом по закупкам (покупателем) и работодателем экономия затрат покупателя может привести к созданию ценности для бизнеса и может привести к выплате фиксированной ставки или процентной выплаты агенту по закупкам документально подтвержденная экономия затрат.

Отделы закупок, хотя их можно рассматривать как вспомогательную функцию ключевого бизнеса, на самом деле являются отделами, приносящими доход. Например, если компании необходимо купить виджеты на 30 миллионов долларов США, а отдел закупок защищает виджеты за 25 миллионов долларов, то отдел закупок сэкономил бы компании 5 миллионов долларов. Эта экономия может превысить годовой бюджет отдела, который, по сути, покроет накладные расходы отдела - зарплаты сотрудников, компьютеры, офисные помещения и т. Д.

Администрирование после награждения

Администрирование после присуждения контракта обычно состоит из внесения незначительных изменений, дополнений или вычитаний, которые каким-либо образом изменяют условия соглашения или Объем поставки Продавца. Такие изменения часто незначительны, но для целей аудита они должны быть задокументированы в существующем соглашении. Примеры включают увеличение количества статей затрат или изменение металлургии конкретного компонента.

Закрытие заказа

Закрытие заказа.