Секретарь - Secretary

Эта статья о профессии помощника. О позиции лидера см. Секретарь (титул). Для использования в других целях см. Секретарь (значения).
Показ мод одежды секретаря / клерка в Nordiska Kompaniet, Швеция 1952 г.

А секретарь, административный специалист, или же личный ассистент человек, чья работа заключается в поддержке управление, включая руководителей, используя различные управление проектом, коммуникация, или же организационная навыки. Однако эту роль не следует путать с ролью исполнительный секретарь, который отличается от личного помощника.

Функции личного помощника могут полностью выполняться для оказания помощи одному другому сотруднику или могут быть в интересах более чем одного. В других ситуациях секретарь - это сотрудник общества или организации, занимающийся переписка, принимает новых членов и организует официальные встречи и мероприятия.[1][2][3]

Обязанности и функции

Секретарь, также известный как личный ассистент (PA) или административный помощник, имеет множество административных функций. Титул «секретарь» используется не так часто, как в прошлые десятилетия, и обязанности изменились в ответ на технологический век, требующий знаний в области программного обеспечения, такого как Microsoft Office набор приложений. Обязанности могут варьироваться в зависимости от характера и размера компании или организации и могут включать управление бюджетами, ведение бухгалтерского учета, посещение телефонных звонков, работу с посетителями, поддержку веб-сайтов, организацию поездок и подготовку отчетов о расходах. Секретари могут также управлять всеми административными деталями проведения конференции или собрания высокого уровня и нести ответственность за организацию питания для обеденного собрания. Часто руководители просят своего помощника взять на себя минут на собраниях и подготовить документы собрания для рассмотрения.[4] В дополнение к протоколу, секретарь может отвечать за ведение всех официальных отчетов компании или организации.[2] Секретарь также считается «офис-менеджером».

Этимология

Термин происходит от латинский слово Secernere, «различать» или «отделять», причастие пассивного типа (секрет), означающее «быть отделенным», с возможной коннотацией чего-то личного или конфиденциального, как в случае с английским словом секрет. А секретарь поэтому был человеком, который конфиденциально руководил бизнесом, обычно в интересах влиятельного человека (короля, папы и т. д.). Поскольку в обязанности современного секретаря часто входит работа с конфиденциальной информацией, буквальное значение их титула остается верным.[5]

Источник

Из Ренессанс до конца 19 века люди, участвовавшие в повседневной переписке и деятельности влиятельных людей, занимали посты секретарей.

Со временем, как и многие заголовки, этот термин стал применяться к большему количеству и разнообразным функциям, что привело к составным заголовкам, чтобы лучше описывать различную секретарскую работу, например генеральный секретарь или же финансовый секретарь. Просто «секретарь» оставалось в употреблении либо в качестве сокращения, если это ясно из контекста, либо для относительно скромных должностей, таких как административный помощник ответственного (их) должностного лица (лиц), либо индивидуально, либо в качестве члена секретариата. Поскольку такие менее влиятельные должности стали более женственными и обычными с увеличением бюрократии в государственном и частном секторах, были придуманы новые слова для их описания, такие как личный ассистент.

Современные разработки

В 1840-х и 1850-х годах появлялись коммерческие школы для обучения студентов мужского и женского пола навыкам, необходимым для работы в канцелярии.[6] В 1870 г. Сэр Исаак Питман основал школу, где учащиеся могли получить квалификацию стенография писателей "профессиональным и коммерческим людям". Первоначально эта школа была только для учеников мужского пола. В 1871 году в Соединенных Штатах действовало более 150 таких школ, а к 1890-м годам их число выросло до 500.[7]

В 1880-х годах с изобретением печатная машинка, все больше женщин начали выходить на поле, и в ближайшие годы, тем более что Первая Мировая Война, роль секретаря в первую очередь связана с женщинами. К 1930-м годам на должности секретарей стало меньше мужчин.

Стремясь повысить профессионализм среди Соединенные Штаты секретари, Ассоциация национальных секретарей была создана в 1942 году. Сегодня эта организация известна как Международная ассоциация административных специалистов (IAAP). Организация разработала первые стандартизированный тест за офисные работники называется экзамен на сертифицированных профессиональных секретарей (CPS). Впервые он был введен в 1951 году.

К середине 20-го века потребность в секретаршах была огромной, а офисы и организации были крупными. секретарские бассейны. В некоторых случаях спрос был достаточно большим, чтобы стимулировать набор секретарей из-за границы; в частности, часто существовал устойчивый спрос на молодых британских женщин приехать в США и занять временные или постоянные секретарские должности.[8] Несколько организаций были созданы для помощи секретарям из-за рубежа, в том числе Общество международных секретарей и Ассоциация британских секретарей в Америке.[9]

В 1952 году Мэри Барретт, президент Ассоциации национальных секретарей, К. Кинг Вудбридж, президент Dictaphone Corporation, и американский бизнесмен Гарри Ф. Клемфусс создали специальный День Секретаря праздник, чтобы отметить тяжелую работу сотрудников в офисе. Праздник прижился, и в четвертую неделю апреля его отмечают в офисах по всему миру. Он был переименован в "Неделя административного профессионала «чтобы подчеркнуть возросшую ответственность сегодняшнего секретаря и других административных работников и избежать затруднений для тех, кто считает, что« секретарь »относится только к женщинам или неквалифицированным работникам.

Современная занятость

В бизнесе многие должностные инструкции совпадают. Однако, хотя административный помощник - это общий термин, не обязательно подразумевающий непосредственную работу на начальника, секретарь обычно является ключевым лицом для всех административных задач, и его часто называют «привратником». Другие названия, описывающие должности, похожие на должности обычного секретаря или частично совпадающие с ними, - это офисный координатор, исполнительный помощник, офис-менеджер и административный специалист.

  • На самом базовом уровне секретарь обычно звукооператор с небольшим количеством административных ролей. Хорошее владение преобладающим офисным языком и способность тип необходимо. С более высокими оценками и большим опытом они начинают брать на себя дополнительные роли и тратить больше времени на поддержание физических и электронных файлов, работу с почтой, ксерокопирование, отправку электронных писем клиентам, заказ канцелярских принадлежностей и ответы на телефоны.[10]
  • Может потребоваться более опытный исполнительный помощник для быстрого набора текста с использованием технических или иностранных языков, составления дневников, маршрутов и встреч, а также выполнения административных обязанностей, которые могут включать бухгалтерский учет. Секретарь / исполнительный помощник также может контролировать доступ к менеджеру, становясь таким образом влиятельным и доверенным помощником. Исполнительные помощники доступны для связи в нерабочее время с помощью новых электронных методов связи для консультаций. Специализированные секретари на более высоком уровне также включают медицинских и юридических секретарей / личных помощников.
  • Самая большая разница между генеральным секретарем и квалифицированными исполнительными помощниками заключается в том, что исполнительный помощник должен иметь возможность активно взаимодействовать с широкой общественностью, поставщиками, клиентами и любым другим лицом или группой, с которыми исполнительный орган несет ответственность за взаимодействие. По мере того, как уровень взаимодействия руководителя увеличивается, увеличивается и уровень навыков, требуемых от помощника руководителя, который работает с руководителем. Те исполнительные помощники, которые работают с корпоративными служащими, должны уметь подражать стилю, корпоративной философии и корпоративной личности руководителя, на которого они работают. На современном рабочем месте продвижение исполнительных помощников взаимозависимо от успеха руководителя и способности обоих обеспечить бесперебойную работу команды, тогда как оценка места работы отражает эффективность исполнительных секретарей друг друга на данный момент.

Обучение персонала

В Соединенных Штатах необходимы различные навыки и способность адаптироваться к новым ситуациям. Таким образом, четырехлетняя степень часто предпочтительнее и двухлетняя степень обычно является требованием. Другой вариант - получить профессиональный сертификат национальной ассоциации.[нужна цитата ]

Помощник руководителя

Гражданское лицо

Работа исполнительного помощника (иногда называемого помощником по управлению) сильно отличается от работы административного помощника. Во многих организациях помощник руководителя занимает высокопоставленное место в административной иерархии. Исполнительные помощники работают на должностного лица компании или руководителя (в обоих частный и общественный учреждений) и обладают полномочиями принимать важные решения, влияющие на направление деятельности таких организаций. Таким образом, исполнительные помощники играют роль в принятии решений и определении политики. Исполнительный помощник выполняет обычные функции управления перепиской, подготовки исследований и общения, часто с одним или несколькими помощниками по административным вопросам или помощниками по планированию, которые подчиняются ему или ей. Исполнительный помощник также действует как «привратник», понимая в той или иной степени требования исполнительной власти, и благодаря этому пониманию может решить, какие запланированные мероприятия, встречи, телеконференции или электронные письма наиболее подходят для распределения исполнительных полномочий. время.

Исполнительный помощник может время от времени действовать в качестве доверенного лица для руководителей, представляя его / ее / их на встречах или коммуникациях, а также управляя проектом по выпуску отчетов или других результатов в отсутствие руководителя. Исполнительный помощник отличается от административный помощник (работа, которая часто является частью карьерного роста помощника руководителя), поскольку ожидается, что они будут обладать более высокой деловой хваткой, уметь управлять проектами, а также иметь возможность влиять на других от имени руководителя . В прошлом от исполнительных помощников требовалось диплом средней школы, но все чаще рабочие места требуют степень бакалавра.[11]

Военный

в Министерство обороны США, название военный помощник (MA) или исполнительный помощник (EA) обычно проводится в армии, военно-воздушных силах и морской пехоте. полковники, подполковники, и старший майоры и флот капитаны, командиры и старший лейтенанты кто прямо поддерживает министра обороны, Заместитель министра обороны и другие чиновники гражданской обороны до уровня Заместитель помощника министра обороны, а также генералы или же офицеры флага.

Министр обороны также имеет генерал-лейтенант или же вице-адмирал в качестве его старшего военного помощника.

Как и их гражданские коллеги, EA также являются источником принятия решений, определения политики и будут руководить всем военным и гражданским персоналом, поддерживающим гражданское должностное лицо, генерального офицера или флагмана. EA часто взаимозаменяемы с другими старшими офицерами аналогичного ранга, имеющими звание начальника штаба в других обслуживающих организациях, возглавляемых флагманом или генеральным офицером. В случае объединенных боевых командований и основных служб начальник штаба часто сам является генеральным офицером или флагманом, как правило, на уровне 1 или 2 звезды, но его или ее не следует путать с 4-звездочные офицеры, имеющие звание Начальник штаба армии или же Начальник штаба ВВС.[12]

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ "Информация о вакансии секретаря | Национальная служба занятости". Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 27 января 2012 г.. Получено 3 февраля, 2014.
  2. ^ а б Роберт, Генри М .; и другие. (2011). Правила порядка Роберта в новой редакции (11-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. С. 458–460. ISBN  978-0-306-82020-5.
  3. ^ Роберт III, Генри М .; и другие. (2011). Недавно пересмотренные вкратце Правила порядка Роберта (2-е изд.). Филадельфия, Пенсильвания: Da Capo Press. С. 142–151. ISBN  978-0-306-82019-9.
  4. ^ «Секретари и административные помощники: Руководство по профессиональным перспективам: Бюро статистики труда США». Bls.gov. 29 марта 2012 г.. Получено 8 декабря, 2013.
  5. ^ «Секретарь - определение и многое другое из бесплатного словаря Merriam-Webster». Merriam-webster.com. 31 августа 2012 г.. Получено 3 февраля, 2014.
  6. ^ Маллани, Мари Мармо; Гильберт, Розмари К. (февраль 2018 г.). «Обучение женщин самостоятельности и экономических возможностей: стратегическое предпринимательство школ Кэтрин Гиббс, 1911–1968». История образования Ежеквартально. 58 (1): 65–93. Дои:10,1017 / heq.2017,49. ISSN  0018-2680.
  7. ^ Вайс, Дж (1981). «Образование для канцелярской работы: частная коммерческая школа девятнадцатого века». Журнал социальной истории. 14: 416.
  8. ^ Скотт, Барбара (29 сентября 1967 г.). «Разыскиваются секретари через Атлантику». Глазго Геральд. п. 9.
  9. ^ Сибом, Кэролайн (19 июля 1971 г.). "Английские девушки в Нью-Йорке: они больше не пойдут домой". Нью-Йорк. С. 34–38.
  10. ^ «Секретари / машинистки». Карьера в NHS. Получено 1 января, 2012.
  11. ^ Рэмпелл, Кэтрин (9 сентября 2014 г.). «Диплом колледжа стал новым дипломом средней школы». Вашингтон Пост. Получено 6 июля, 2016.
  12. ^ Справочник военного помощника / старшего офицера. Проверено 11 июня 2013 г.

дальнейшее чтение

внешняя ссылка