Регистратор - Receptionist

Эта статья о сотруднике. Для богословской доктрины см. Рецепция.
Регистратор в Стокгольм, Швеция

А администратор является наемный рабочий принимая офис или же административный поддерживать позицию. Работа обычно выполняется в зал ожидания например, лобби или же фронт-офис стол организации или бизнеса. Название администратор приписывается лицу, которое нанято организацией для получения или приветствовать любых посетителей, пациентов или клиентов и отвечать на телефонные звонки.[1] Период, термин стойка регистрации используется во многих отелях для административного отдела, где в обязанности администратора также может входить резервирование номеров и их назначение, регистрация гостей, работа кассира, проверка кредитоспособности, контроль ключей, а также обслуживание почты и сообщений. Таких портье часто называют клерки на стойке регистрации. Служащие на стойке регистрации занимаются многими областями работы, помогая предприятиям, в которых они работают, включая назначение встреч, регистрацию, ведение документации и другие офисные задачи.[2]

Обязанности

Администратор Белого дома Уильям Симмонс за своим столом в 1946 году беседует с посетителем

Деловые обязанности администратора могут включать ответы на запросы посетителей о компании и ее продуктах или услугах, направление посетителей к месту их назначения, сортировку и раздачу почты, ответы на входящие звонки на многолинейные телефоны или, ранее в 20 веке, коммутатор, назначение встреч, регистрация, ведение документации, ввод с клавиатуры / данных и выполнение множества других офисных задач, таких как отправка факсов или электронной почты. Некоторые администраторы также могут выполнять бухгалтерия или же касса обязанности. Некоторые, но не все офисы могут ожидать, что администратор будет подавать гостям кофе или чай и поддерживать порядок в вестибюле.[3]

Администратор может также предположить, что некоторые охранник функции контроля доступа для организации путем проверки личности сотрудников, выдачи пропусков для посетителей, а также наблюдения и сообщения о любых необычных или подозрительных лицах или действиях.

Администратор часто бывает первым деловым контактом, которого встречает человек в любой организации. Большинство организаций ожидают, что администратор всегда будет вести себя спокойно, вежливо и профессионально, независимо от поведения посетителей. Некоторые личные качества, которыми должен обладать администратор для успешного выполнения своей работы, включают внимательность, ухоженный внешний вид, инициативу, лояльность, зрелость, уважение к конфиденциальности и осмотрительность, позитивный настрой и надежность. Иногда работа может вызывать стресс из-за взаимодействия с множеством разных людей с разными типами личности, и от них ожидается быстрое выполнение нескольких задач.[4]

Возможности для продвижения

Стойка регистрации в Хэмптон Инн отель в Нью-Йорк, СОЕДИНЕННЫЕ ШТАТЫ АМЕРИКИ

В зависимости от отрасли на должности администратора могут быть возможности для сеть для продвижения на другие должности в определенной области. Некоторые люди могут использовать этот тип работы как способ познакомиться с офисной работой или узнать о других функциях или должностях в корпорации. Некоторые люди используют работу в приемной как способ заработка, продолжая получать образование или заниматься другими карьерными интересами, например, в исполнительском искусстве или в качестве писателей.

Хотя многие люди, работающие в приемной, продолжают занимать эту должность на протяжении всей своей карьеры, некоторые администраторы могут перейти на другую административную работу, например, представитель службы поддержки клиентов, диспетчер, интервьюеры, секретарь, помощник производства, личный ассистент, или же помощник руководителя. В небольших компаниях, таких как кабинет врача или адвоката, администратор также может быть офис-менеджер которому поручено выполнение разнообразных бизнес-операций среднего звена. Например, в гостиничном бизнесе роль ночного администратора почти всегда совмещается с выполнением ежедневной консолидации счетов и отчетности, более известной как ночной аудит.

Когда администраторы уходят с работы, они часто попадают в другие области карьеры, такие как продажи и маркетинг, связи с общественностью или другие занятия в СМИ.

Вначале регистраторами были несколько известных людей, например Бетти Уильямс, сореципиент 1976 г. Нобелевская премия мира. Ряд знаменитостей работали администраторами до того, как стали известными, например, певцы / авторы песен. Наоми Джадд и поздно Линда Маккартни, фотограф, предприниматель и жена битла Пола Маккартни.[5] Другие известные люди, которые начали свою карьеру в качестве регистраторов или работали в сфере, включают: гражданские права активист Роза Паркс и бывший Hewlett Packard Исполнительный директор Карли Фиорина.

Эволюция и новые технологии

Некоторые владельцы малого и среднего бизнеса нанимают живого удаленного администратора вместо штатного администратора, работающего на полную ставку, благодаря достижениям в области коммуникационных технологий.[6] Как следует из самой фразы, удаленный администратор в режиме реального времени занимается телефонными звонками в компанию, находящуюся в другом месте, с помощью телефонии. частная телефонная станция (PBX) серверы. Большинство современных служб приема могут принимать сообщения, просматривать и переадресовывать звонки, отвечать на основные часто задаваемые вопросы и заполнять веб-формы. Многие службы также могут назначать встречи и принимать заказы по кредитной карте. Некоторые из старых служб администратора существуют уже несколько десятилетий, но они часто работают совсем не так, как современные службы.[7][8]

Достижения в области сенсорного экрана и технологии двустороннего видео меняют способ работы некоторых администраторов. Новые типы систем виртуальных видеорегистраторов теперь позволяют живым, штатным или удаленным администраторам управлять офисными лобби из удаленных мест. Эти виртуальные регистраторы не только отвечают на телефонные звонки, но и приветствуют пришедших посетителей, используя камеру обнаружения движения, чтобы «видеть» посетителей, когда они входят в здание. После этого удаленный регистратор отображается в видеоокне на настенном ЖК-экране, киоске или настольном моноблоке. Затем администратор видеосъемки и посетители могут общаться с помощью двусторонней видеосвязи, что позволяет администратору управлять одной или несколькими зонами офисного лобби из центра.

Развитие Автоматизация делопроизводства устранила работу некоторых секретарей. Например, на телефонный звонок может ответить автосекретарь. Тем не менее, администратор, обладающий сильными офисными / техническими навыками, а также искусный вежливость, такт и дипломатия, по-прежнему считается активом делового имиджа компании и по-прежнему очень востребован в мире бизнеса.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ "Информация о вакансии администратора | Национальная служба занятости". National Careers Service.direct.gov.uk. 2012-01-27. Получено 2014-03-02.
  2. ^ «День администратора». Дни Года. Получено 2016-06-09.
  3. ^ "BBC News - виртуальный секретарь Совета Брента назвал" трюк'". Bbc.co.uk. 2013-08-21. Получено 2014-03-02.
  4. ^ "Информация о вакансии администратора в отеле | Национальная служба занятости". Nationalcareersservice.direct.gov.uk. 2012-01-27. Получено 2014-03-02.
  5. ^ Похороны Линды Маккартни, CNN.com 20 апреля 1998 г., получено из Archive.org 24 июля 2012 г.
  6. ^ "Ресепшн". Карьера в NHS. Получено 2014-03-02.
  7. ^ Эриксон, Чарльз (10 мая 2015 г.). «Старое время службы автоответчика в Страудсбурге выдерживает старый школьный подход». Рекорд Поконо. Получено 13 мая 2015.
  8. ^ «Система управления посетителями». Суббота, 28 ноября 2020 г.