Электронная почта - Digital mailroom

Электронная почта это автоматизация входящих почтовых процессов. С помощью сканирование документов и захват документов технологии, компании могут оцифровать входящей почты и автоматизировать классификацию и рассылку почты внутри организации. И бумага, и электронная почта (электронная почта) можно управлять с помощью того же процесса, что позволяет компаниям стандартизировать свои внутренняя почта процедуры распределения и придерживаться компании согласие политики.

Многие компании по-прежнему считают, что они юридически обязаны архивировать некоторые документы как бумага в течение определенного времени, например бухгалтерский учет документы или контракты. Согласно недавнему опросу, проведенному AIIM, юридическая допустимость сканированных документов все еще рассматривается как проблема более четверти предприятий. Однако в действительности эти правила применяются только к небольшому количеству документов. Большинство оцифрованных документов теперь юридически допустимо в суд. Новый Британский стандарт В BS 10008 «Доказательная сила и юридическая допустимость электронной информации» это подробно рассматривается. Культура «избегать риска любой ценой» - вот что заставляет компании печатать и архивировать тысячи документов каждый день.

Электронная почта

Причины реализации

Объемы почты продолжают расти экспоненциально,^{[нужна цитата ]} стимулируется ростом бизнеса и мобильной рабочая сила. Например, сейчас средние компании обрабатывают 100 000 почтовых отправлений в месяц и обслуживают более 200 отделов. Кроме того, корпоративный почтовый отдел, жизненно важное звено в корпоративной информационной системе, изо всех сил пытается быть в курсе этого бумажного потока. Между тем, сегодняшним организациям требуется мгновенная и точная информация; Американские компании тратят более 500 миллиардов долларов ежегодно на преобразование информации о документах, которые они получают каждый день, в полезные данные, которые они могут использовать для ведения своего бизнеса.

Потребность в корпоративном согласие и ответственность также заставил корпорации вкладывать значительные средства в резервное копирование информации, системы хранения и решения для соответствия нормативным требованиям. Некоторые корпоративные почтовые отделения извлекли выгоду из разработки высокоскоростного оборудования автоматизации, предназначенного для более эффективного перемещения физической почты через систему. Однако проблемы огромны, учитывая, что в большинстве почтовых отделений используются методы визуальной идентификации по отдельности и ручной сортировки.

Оцифровывая процесс входящей почты и индексируя документы на лету, компании могут не только получить контроль над своими почтовыми процессами изнутри (не более того. эффективность потери, пробелы в проверка документов и потеря ценной почты), но будет возможность комбинировать форматы электронной почты (электронная почта, факс ) в том же потоке обработки документов. Электронный почтовый ящик, спроектированный как центральная платформа для информации, позволяет организации приносить рациональность к обработке почты и значительному увеличению производительности и обслуживание клиентов.

Преимущества

Сокращение цикла принятия решений

Одним из основных преимуществ превращения всей входящей бумажной почты в изображения сразу после ее получения является то, насколько это сокращает цикл принятия решений. Хотя может быть трудно количественно точно определить, какова экономия затрат, это кажется очевидным преимуществом. Электронная почта s позволяют пользователям получать немедленное уведомление о прибытии документа в компанию. Сотрудники могут получить доступ к изображениям в рекордно короткие сроки, независимо от того, где были физически получены документы. Затем файлы могут быть обработаны очень быстро в соответствии с их уровнем срочности. Подобно тому, как цифровые почтовые отделения облегчают обмен информацией о компании, они также облегчают координацию работы нескольких человек над одним и тем же документом. В принимать решение процесс становится более быстрым и точным.

Рационализация распространения информации

Различные технологии, лежащие в основе цифровых почтовых отделений, помогают компаниям рационализировать свои процессы, например это позволяет компаниям сократить расходы, связанные с повторной отправкой документов между сайтами.

Снижение затрат на бумагу

Расходы на почтовое отделение включают не только расходы на персонал, связанный с рассылкой писем, но также и расходы, связанные с повторной отправкой, потерей или порчей документов. Внедрение цифрового почтового отделения напрямую влияет на все эти расходы и становится ключевым элементом конкурентоспособность для компании. Еще один источник расходов на бумагу связан с физическим хранением документов. Поощрение сотрудников «обходиться без бумаги» быстро приведет к снижению затрат на чрезмерную печать и копирование документов. Очевидно, что цель состоит не в том, чтобы запретить использование бумаги на рабочем месте, а в том, чтобы создать новую последовательную и безопасную организацию, которая сделает использование бумаги излишним.

Обеспечение отслеживания данных

Обеспечение отслеживания входящей почты стало необходимостью для большинства компаний, при этом основным фактором является соблюдение нормативных требований. Чем раньше документ преобразуется в файл изображения, тем надежнее его можно отслеживать на протяжении всего жизненного цикла. Кроме того, отсканированный документ становится доступным для всех авторизованных пользователей (в формате PDF, TIFF или JPEG). Созданный файл включает больше, чем просто изображения; он ссылается на один или несколько документов в базе данных архива и записывает все действия, выполненные людьми, ответственными за файл. Безопасность процесса гарантирует подлинность и целостность документа, который соответствует ведение документации политика компании.

Улучшение обслуживания клиентов

Электронное управление входящей почтой улучшает обработку документов в сервис ориентированный компании и агентства. Это повышает качество услуг, предлагаемых клиенты позволяя сотрудникам мгновенно получать доступ к файлам клиентов и сразу же отвечать на вопросы. Большинство компаний считает принципиально важным улучшение обслуживания клиентов.

Снижение зависимости от физического местоположения офиса

Оцифровка почты при ее входе в организацию в сочетании с системами управления содержанием позволяет направлять почту соответствующим сотрудникам независимо от их физического местонахождения. Растущая тенденция удаленной работы снизила общую потребность в недвижимости для почтового отделения компании. Многие компании сейчас выбирают программное обеспечение почтового отделения для автоматизации всех операций с входящей и исходящей почтой.

Технологии

Захват документов

«Захват документов» - это сканирование бумажных документов с целью их архивирования и восстановления в исходном формате изображения. Это самый распространенный технология визуализации используются компаниями сегодня.Программного обеспечения улучшения теперь позволяют захватывать бумажные документы при импорте электронные файлы и обрабатывать их вместе с помощью одного производственная площадка. Входящую бумажную и электронную почту теперь можно архивировать вместе в одном месте хранения. Другим важным изменением является возможность сканировать документы из удаленных мест и получать их через веб интерфейс. Это называется распределенным захватом и дает много преимуществ компаниям с несколькими филиалы или удаленно расположенный персонал.

Сбор данных

Первоначально технологии обработки форм могли извлекать и проверять данные только из структурированных документов, таких как административные формы. Усовершенствования в технологии оптического распознавания текста теперь позволяют автоматически извлекать все данные из частично структурированных документов (например, счетов-фактур) - технический акроним для этого это Intelligent Document Capture (IDC). Для полностью неструктурированных документов (например, юридических контрактов, корреспонденции с клиентами и белой почты) пока невозможно найти и извлечь всю информацию. Однако технологии достаточно усовершенствованы, чтобы определять тип документа и автоматически извлекать ключевую информацию, которую можно использовать для индексации документа и / или направления документа в нужный отдел или получателя.

Классификация документов

Программное обеспечение, использующее графический подход, может анализировать и классифицировать смешанные пакеты структурированных или полуструктурированных документов для создания библиотеки шаблонов. Используя эту автоматически сгенерированную библиотеку шаблонов, программное обеспечение может затем идентифицировать и извлекать данные из любого отсканированного документа в одном потоке. Этот подход к классификации на основе изображений в сочетании с полнотекстовым анализом определенных документов (на основе поиска по ключевым словам) , являются основными технологиями, используемыми сегодня для обработки полуструктурированных или неструктурированных документов. Эти инновационные технологии автоматической классификации сокращают необходимость предварительной сортировки документов перед сканированием. В результате компании, получающие большие объемы бумажной почты, могут ежегодно значительно сокращать расходы.

Рабочий процесс

Рабочий процесс приложения позволяют электронным документам и информации циркулировать внутри компании. Им, возможно, придется управлять очень сложными процессами, связанными с несколькими местоположениями, из-за глобализации компаний. Возрастающее значение безопасности - еще одна жизненно важная проблема. Одним из ключевых достижений в технологиях рабочего процесса является повышение согласованности процессов компании и рабочих процессов во избежание организационных изменений при внедрении этих инструментов. Хотя организации компаний имеют тенденцию становиться все более сложными, эти программные решения становятся проще с точки зрения реализации и интерфейсов.

Архивирование

Из-за большого объема документов, которые сегодня необходимо заархивировать организациям, крайне важно, чтобы документы можно было быстро хранить, безопасно управлять и быстро извлекать через общий пользовательский интерфейс. Документы обычно можно архивировать на различных электронных носителях. и легко извлекаются через веб-интерфейс (тонкий клиент). Сегодня на рынке представлено множество решений для архивирования, некоторые из которых являются компонентом ECM или решения для управления документами, а некоторые - автономной системой, специально разработанной для больших объемов, высокая скорость архивирования.

Управление документами и контентом

Документом может быть изображение, файл, хранящийся и сжатый в формате электронного обмена tiff, gif или jpg, или файл MS Office или файл PDF (формат обмена Acrobat). Как правило, содержимое включает все вышеперечисленное в сочетании с любыми данными / информацией а также другие электронные файлы, такие как сообщения электронной почты и веб-страницы. Решениям для управления контентом требуются внутренние репозитории или базы данных (например, Oracle или MS SQL Server) для хранения файлов и извлечения данных. В течение последнего десятилетия эти программные решения были извлекают выгоду из универсального стандарта XML, используемого для индексации, хранения и доступа к файлам в любом репозитории. По сравнению с другими системами, системы управления контентом управляют более сложными административными правилами, правилами доступа и рабочих процессов в зависимости от количества файлов и форматов файлов, которые им необходимы поддерживать.

Эволюция оборудования

Диапазон оборудования, доступного для преобразования бумажных документов в цифровые изображения, значительно увеличился за последние 10 лет. Хотя настольные сканеры и многофункциональные устройства (МФУ) сейчас очень доступны и хорошо подходят для сканирования небольшого офиса или отдела, потребность в высокоскоростных сканерах для больших объемов документов все еще очевидна. Скорость, надежность и расширенные функциональные возможности этих высококлассных сканеров могут значительно сэкономить время и деньги в долгосрочной перспективе.

Сегодня можно сканировать документы разных размеров и форматов в одном потоке, сканировать цветные документы, физически их сортировать и считывать данные из них с помощью технологий оптического распознавания текста и штрих-кодов в процессе сканирования. Скорость обработки также значительно увеличилась. Эта эволюция, вместе с существованием машин, способных полностью автоматизировать обработку почты - вскрытие конвертов, удаление скоб, сканирование, сортировку - играет значительную роль в развитии обработки больших объемов бумаги, такой как обработка почты.

Следующим шагом для компаний является рационализация обработки почты, чтобы она максимально соответствовала их организационной структуре, например выбор между внедрением централизованного цифрового почтового отделения и внедрением децентрализованных средств сканирования почты или их комбинацией.

Принятие

Согласно опросу, проведенному AIIM в 2009 году, централизованное внутреннее сканирование и сканирование почтовых отделений значительно расширится по сравнению со сканированием и захватом на стороне. 48% респондентов имеют централизованную внутреннюю службу сканирования, назвав ее основными преимуществами лучшую индексацию и более тесную интеграцию с процессом.