В поисках помощи - Википедия - Finding aid

А поиск помощи, в контексте архивоведение, это инструмент, содержащий подробную, проиндексированную и обработанную информацию о конкретной коллекции записей в архив. Вспомогательные средства часто состоят из документальной описи и описания материалов, их источника и структуры.[1] Помощь в поиске коллекции обычно составляется исходным объектом коллекции, происхождение, или архивист или же библиотекарь в течение архивная обработка. Помощь в поиске служит для поиска конкретной информации в коллекции.[2] Помощь при поиске также может помочь архивному хранилищу управлять своими материалами и ресурсами.[3]

Главный читальный зал Библиотеки Конгресса
Средства поиска используются, чтобы помочь специалистам в области информации и исследователям находить материалы в архиве.[4]
Каталог карточек в Библиотеке Конгресса
Каталог карточек в Библиотеке Конгресса

История поиска вспомогательных средств отражает историю информации. У древних шумеров были свои собственные системы указателей для размещения бюрократических и административных записей.[5] Помощью находки в XIX и XX веках были бумажные документы, такие как списки или учетные карточки. В 21 веке они могут быть созданы в электронных форматах, таких как электронные таблицы или базы данных. Стандартный машиночитаемый формат средств поиска коллекций рукописей, широко используемый в США, Канаде, Великобритании, Франции, Австралии и других странах, - это Закодированное архивное описание.[6]

Обзор

Средства поиска существуют как центральный инструмент для взаимодействия пользователей и архивистов с архивными коллекциями. Фройнд и Томс отмечают, что поисковые пособия стали предпочтительным средством взаимодействия пользователей с коллекцией в результате печатного характера большинства исторических материалов. Далее они объясняют, что справочное пособие в этой печатной форме предназначено для описания одной коллекции или расположения из аналогичного происхождения.[7] Клейтон МакГихи утверждает, что архивисты и репозитории предпочли помощь в поисках как средству организации своих коллекций, поскольку она позволяла им интеллектуально и физически контролировать предметы, которые они держали. Архивисты могли приобретать, удалять, редактировать и реорганизовывать материалы. Вспомогательные средства могли отражать эти изменения в коллекции, но также отражали то, что только архивисты могли знать об этих изменениях в коллекции. Коллекции на бумажной основе со вспомогательными приспособлениями гарантировали, что читатели должны будут полагаться на архивариуса при поиске и использовании материалов.[8]

Содержание справочного пособия может различаться в зависимости от типа описываемого материала. Обычно помощь в поиске включает описание объема коллекции, биографическую и историческую информацию, относящуюся к коллекции, а также ограничения на использование материалов или доступ к ним.[2] Вспомогательные средства могут быть подробными описаниями со списком содержимого. Они также могут включать предметные заголовки, взятые из LCSH, AAT, или другой контролируемый словарный запас, и может ссылаться на связанные коллекции в других репозиториях. Элементы данных, необходимые для поиска вспомогательных средств, определяются Международный совет архивов[9] в Общем международном стандартном архивном описании (ISAD (G) ).[10] Существуют различные национальные реализации ISAD (G), такие как Описание архивов: стандарт содержания, используется в США.

Творчество

Часто процесс создания справочника начинается с архивного описания. Например, Закодированное архивное описание требует базового описания коллекции, списка контролируемых терминов словаря, административной информации, биографической информации, объема и содержания, расположения, описания компонентов и других описательных данных.[11] В отсутствие универсального стандарта поиска вспомогательных средств[12] эти элементы часто используются в качестве основы.

Составные части

В Базовое описание, обзор коллекции, или же Сводная информация Обычно это первая часть справочного пособия, содержащая информацию о создателе коллекции, физическом пространстве, которое коллекция занимает в архиве, а также диапазоне дат и реферате ее документов.[13] А Биографическая / историческая справка описывает коллекцию с точки зрения периода времени, когда она была создана, предоставляя справочную информацию о человеке или организации. Он также может описать историю коллекции. В Объем и содержание примечание кратко объясняет происхождение, его расположение и диапазон дат, и в целом, какие материалы он содержит - письма, отчеты, фотографии, аудио / видео и т. д.

В Доступ и использование раздел, содержащий информацию об использовании коллекции, например условия доступа и ограничения. Проблемы использования, которые могут повлиять на исследователей, могут включать соглашения с донорами, ограничивающие доступ, информацию об авторских правах, историю владения коллекцией, любые дополнительные форматы, которые может иметь коллекция, и то, принимает ли коллекция дополнения. Дополнительная информация содержит подробную информацию о связанных материалах, языке, инструкциях по цитированию, всех спонсорах и дате обработки. Условия поиска обычно представляют собой список предметных заголовков, любых личных, корпоративных или фамильных имен, географических заголовков и жанровых терминов, относящихся к содержанию коллекции.

Расположение способ, которым была заказана коллекция (как правило, в соответствии, насколько это возможно, с ее первоначальный заказ ). Иерархические уровни организации обычно состоят из группы записей содержащий серии, которые, в свою очередь, содержат коробки, папки и элементы.[14]

В Список содержимого представляет собой список материалов коллекции вплоть до уровня коробки и папки.[15] Описания серий, содержащие заголовок, даты публикации и краткое описание содержания каждой серии. Описания серий могут также включать в себя диапазон контейнеров, заявление о типе расположения и примечание о любых ограничениях для каждой серии (например, запрет на публичный доступ на определенный период по соображениям конфиденциальности).

Оцифровка и средства поиска

Закодированное архивное описание (EAD)

Закодированное архивное описание была создана в 1998 году для использования средств поиска в онлайн-среде. Его создание позволило ввести в США единый национальный стандарт для поиска терминологии помощи.[16]

Кандида Фентон пишет: «Определение типа документа с закодированным архивным описанием (EAD DTD) - это непатентованный стандарт кодирования, который определяет структуру электронного средства поиска в архиве. Стандарт был разработан в ответ на растущую роль сетей в доступе к информации, описывающей архивные фонды , а также для обеспечения обмена записями между репозиториями ".[17]

Однако иерархический формат средств поиска EAD вызвал некоторые споры среди пользователей, поскольку архивисты отметили, что он увековечивает ту же путаницу в отношении средств поиска для пользователей.[18]

Взаимодействие с пользователем и средства поиска

Фройнд и Томс утверждали, что коллекции становятся все чаще доступными в цифровом виде, и от архивистов больше нельзя ожидать, что они будут помогать пользователям во всех их нуждах.[7] Клейтон МакГихи выразил обеспокоенность по поводу отсутствия взаимодействия между средствами поиска в различных библиотеках и репозиториях. Он утверждал, что для того, чтобы оставаться на связи с быстрым обменом и распространением информации, средства поиска должны взаимодействовать с электронными библиотеками. Лаура Фарли утверждала, что обе эти озабоченности по поводу скорости изменения информации и необходимости адаптации могут быть дополнены добавлением пользовательских аннотаций к средствам онлайн-поиска. Фарли также отметил, что комментарии пользователей могут помочь архивариусам выделить полезные элементы, не указанные в дошедшем до нас справочнике. Она заключает, что

Интерактивные средства совместного поиска с пользовательскими аннотациями возможны для репозитория любого размера и бюджета, что приведет к созданию более полных ресурсов для пользователей и архивистов ... Чтобы добиться успеха в привлечении пользователей, архивисты должны открыться для нового сотрудничества с разнообразными сообществами за пределами академический мир, отказываясь от роли хранителей записей и приглашая к открытому общению с пользователями.[19]

Смотрите также

Сноски

  1. ^ "Помощники для архивных и рукописных собраний | Редкие и рукописные собрания". Redlibrary.cornell.edu. Получено 2018-03-25.
  2. ^ а б "В поисках помощи | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-04-01.
  3. ^ "В поисках помощи | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2019-04-15.
  4. ^ Хайсмит, Кэрол М. (2009), Главный читальный зал Библиотеки Конгресса в здании Томаса Джефферсона, получено 2019-04-20
  5. ^ "Откройте для себя средства поиска!". Блог библиотеки и архивов Канады. 2012-02-28. Получено 2018-04-01.
  6. ^ «Разработка закодированного архивного описания DTD (Официальный сайт EAD, Библиотека Конгресса)». www.loc.gov. Получено 2018-04-01.
  7. ^ а б Фройнд, Луанн; Томс, Элейн Г. (апрель 2016 г.). «Взаимодействие со средствами поиска архивов: взаимодействие со средствами поиска архивов». Журнал Ассоциации информационных наук и технологий. 67 (4): 994–1008. Дои:10.1002 / asi.23436.
  8. ^ МакГахи, Клейтон (март 2018 г.). «Обеспечение доступности специальных коллекций для пользователей: помощь». Международный журнал правовой информации. 46 (1): 31–38. Дои:10.1017 / jli.2018.2. ISSN  0731-1265.
  9. ^ "Международный совет архивов |". www.ica.org. Получено 2018-04-01.
  10. ^ "ISAD (G): Общее международное стандартное описание архивов, второе издание | Международный совет архивов". 2010-08-18. Архивировано из оригинал на 2010-08-18. Получено 2018-04-01.
  11. ^ «Лучшие практики LC EAD в Библиотеке Конгресса (поиск помощи)». www.loc.gov. Получено 2018-04-23.
  12. ^ «Стандарты архивного описания: Глава 5». www.archivists.org. Получено 2018-04-05.
  13. ^ Хармейер, Нил. «Библиотечные путеводители: основные источники в архивах и специальные коллекции: как читать пособие». guides.lib.purdue.edu. Получено 2018-04-19.
  14. ^ "уровни организации | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-10-20.
  15. ^ Хармейер, Нил. «Библиотечные путеводители: основные источники в архивах и специальные коллекции: как читать пособие». guides.lib.purdue.edu. Получено 2018-04-05.
  16. ^ МакГахи, Клейтон (2018). «Обеспечение доступа пользователей к специальным коллекциям: вспомогательные средства». Международный журнал правовой информации. 46 (1): 31–38. Дои:10.1017 / jli.2018.2. ISSN  0731-1265.
  17. ^ Фентон, Кандида (2010). «Использование контролируемой лексики и тезаурусов в британских онлайн-пособиях по поиску». Журнал Общества архивистов. 31 (2): 187–205. Дои:10.1080/00379816.2010.506792. ISSN  0037-9816.
  18. ^ Шейр, Венди (2006). «Первая запись: отчет о качественном исследовательском исследовании опыта пользователей-новичков со средствами поиска в Интернете». Журнал архивной организации. 3 (4): 49–85. Дои:10.1300 / j201v03n04_04. ISSN  1533-2748.
  19. ^ Фарли, Лаура (2015-05-27). Совместная помощь и архивист: как пользовательские аннотации меняют роль каждого. OCLC  913171735.

внешняя ссылка