Архивная обработка - Википедия - Archival processing

Архивная обработка это акт исследования, организации, описания и выполнения основных сохранение действия с записанными материалами отдельного лица, семьи или организации после того, как они навсегда переданы в архив. Человек, занимающийся этой деятельностью, известен как архиватор, архивный техник, или же архивариус.

В идеале, когда архивы получает коллекцию документов или группу записей, они будут организованы составителем (первоначальное лицо, лица или организация, которые создали или собрали коллекцию или записи) и упакованы в коробки для перемещения в архивы таким образом что этот порядок сохранился. Тем не менее, коллекции и музыкальные группы часто являются полуорганизованными и иногда лишены какой-либо заметной организации. Наблюдение за организацией доставленных материалов, наложение организации там, где она отсутствует, затем описание организованного материала - это задачи, охватываемые терминами «архивная обработка», «упорядочение и описание», «архивный список» или «каталогизация».[1]

Съемка коллекций

Первым шагом в архивной обработке является изучение коллекции. Цель опроса - понять создателя, определить контекст создания коллекции, изучить общий размер и объем материала, установить, есть ли у коллекции ограничения доступа, найти любые существующие поиск помощи отправлено вместе с коллекцией, и для обнаружения любой базовой организационной схемы в коллекции или группе записей.[2]

Исследования коллекций должны проводиться по архивному принципу, уважение к фондам, в уме. В следующем уважение к фондам, что можно перевести как «принимая во внимание всю коллекцию»,[3] Обследование должно включать в себя действия, позволяющие установить, являются ли имеющиеся материалы все или только часть всей фонды. Если архивист находится в репозитории, в котором хранятся другие части фонды, он или она должны составить план работы, который охватывает или, по крайней мере, признает весь набор материалов от одного и того же составителя.

Изучение коллекций - это строго наблюдательная задача, без внесения каких-либо изменений или перестановок в материалы.[4] Поскольку многие организации требуют использования шаблона или рабочего листа для обеспечения полноты и согласованности опросов, типичными конечными продуктами сбора данных являются заполненный рабочий лист опроса и план обработки.[5] После завершения опроса материалы могут быть предоставлены исследователям без дополнительной обработки, сохранены для будущей обработки, когда будут доступны ресурсы, или немедленно перейти к обработке.

Расположение

Размещение материалов должно быть выполнено с соблюдением двух архивных принципов, входящих в уважение к фондам в уме: происхождение и первоначальный заказ.

Согласно принципу происхождения, материалы отправителя должны храниться вместе и отделены от материалов других отправителей. Согласно правилам происхождения, поддержание материалов должно включать их совместное использование для поиска и извлечения (так называемое интеллектуальное расположение), а также может включать их физическое соединение, если это целесообразно. Кроме того, если материалы перешли из рук в руки помимо создателя, происхождение элемента включает всех, кто пришел после создателя, и любые изменения, которые они вносят в коллекцию, такие как вставки, удаления, перестановки.[6]

В соответствии с принципом первоначального порядка расположение материалов создателем имеет ценность, потому что оно отражает то, как они первоначально использовали коллекцию и получили доступ к ней, а также то, как записи соотносятся друг с другом, что может информировать об исходной цели записей. .[5] В зависимости от коллекции переупорядочение материалов может не потребоваться, если кажется, что был сохранен логический исходный порядок, расположение дает контекстные подсказки о цели записей, и расположение не мешает доступу исследователя к материалам.[7] Если требуется реорганизация, обработчики архивов упорядочивают материалы на уровне коллекции, уровне серии, уровне подсерии, уровне ящика, уровне папки или уровне элемента.[5] Уровень организации определяется рядом факторов, которые включают, но не ограничиваются упорядоченностью материала, вероятным Исследователь интерес и исследовательская ценность в коллекции,[2] а также политика и ресурсы репозитория.

Если требуются задачи по размещению, это первый этап физической обработки материалов после съемки. Помимо перестановки материалов, может также произойти прополка материала, который не соответствует руководящим принципам сбора репозитория, а также действия по сохранению, описанные ниже.[8]

Описание

Уровни описания

Обычно предпринимаются попытки дать более подробные описания, чем те, которые являются результатом обзора коллекции материала. Помимо опроса, лицо, обрабатывающее коллекцию, может создать список «серии»[9] и "подсерии",[10] список содержимого коробки (также называемый описанием на уровне коробки), списки папок (описание на уровне папки) или даже полные инвентаризации[11] которые включают административную историю или биографические записи, примечания об объеме, информацию о приобретении и информацию о обработке архивной обработки, которую получил материал.[12][13] Некоторые репозитории будут проводить описание выбранных документов на уровне элементов в коллекции или группе записей, если ценность исследования будет считаться чрезвычайно высокой, ожидается интенсивное использование или повышен риск кражи.[5]

Поиск вспомогательных средств

Письменное описание коллекции обычно называют поиск помощи. Основная цель справочного пособия - облегчить пользователям доступ к коллекции материалов,[14] а также может быть полезным для других архивистов, которые предоставляют справочные услуги по материалам в настоящее время и в будущем. Самые ранние средства поиска были известны как "календари "и обычно состоял из перечисления отдельных документов в хронологическом порядке, что было предпочтительным организационным методом историков, которые были их основными пользователями в то время.[15][16] Используемые в настоящее время формы средств поиска различаются по длине и делятся на несколько категорий по типу, причем инвентаризация преобладает в конце 20-го и начале 21-го веков. Многие архивы размещают свои средства поиска в Интернете, чтобы расширить доступ к своим фондам, а некоторые из них закодированы (см. Раздел «Стандарты» ниже) для облегчения распознавания поисковые системы.[5][17]

Стандарты

Несколько стандарты регулируют архивные описания, некоторые национальные и некоторые международные. ISAD (G), Общее международное стандартное архивное описание, определяет элементы, которые должны быть включены в помощь при поиске. Также действуют другие стандарты содержания. В США собственные имена можно сверять с Библиотека Конгресса Файлы авторитетных имен и тематические заголовки взяты из LCSH. Жанровые термины часто берутся из Тезаурус по искусству и архитектуре. Многие средства поиска закодированы (размечена ) в XML; в таких случаях Закодированное архивное описание (EAD) можно использовать стандарт. Кроме того, хранилища могут следовать местной практике, разработанной для того, чтобы средства поиска служили их конкретной миссии.

В Общество американских архивистов (SAA) опубликовал ряд лучшие практики для американских архивистов; два важных Архивы, личные документы и рукописи, часто сокращенно APPM, и Описание архивов: стандарт содержания (DACS).[18] Публикация SAA Стандарты архивного описания: Справочник предоставляет обзор соответствующих стандартов для всех этапов обработки архивов и рукописей. В Группа исследовательских библиотек опубликовал документ с лучшими практиками для использования с EAD.

В Ассоциация архивов и записей, британский аналог SAA, опубликовал ряд передовых практик для архивистов Великобритании по различным темам, от хранения школьных документов до исторических бухгалтерских записей.[19]

В Австралийское общество архивистов опубликовано Описание архивов в контексте: руководство по австралийской практике в 2004 г., что дает основу для описания с использованием Система австралийской серии.[20] Описание серии основывается на приоритете серии как основы для организации и описания, а не на фондах, как это принято в других юрисдикциях.

Консервационные мероприятия

Архивная обработка часто включает базовые сохранение такие методы, как удаление скоб и скрепок, размещение материалов в бескислотный папки и коробки, изоляция кислотных материалов, чтобы избежать миграции кислоты, фотокопирование поврежденных или кислых документов и разворачивание бумаги.[21] Существует тенденция к архивам и рукопись репозиториев за последние несколько лет, чтобы опробовать новые способы уменьшения количества невыполненных работ и как можно быстрее обеспечить доступ к материалам, что описано и рекомендовано в статье 2005 г. "Больше продукта, меньше процесса: модернизация традиционной архивной обработки " к Марк А. Грин и Деннис Мейснер.[1] Их метод не одобряет эти базовые практики в интересах ускорения обработки, чтобы обеспечить более быстрый доступ исследователям. Их аргумент также подтверждает предположение о надлежащем контроле микроклимата в современных учреждениях, который замедлит ухудшение кислой бумаги и ржавление металлических застежек.[1]

Смотрите также

Примечания

  1. ^ а б c Грин, Марк А .; Деннис Мейснер (2005). «Больше продукта, меньше процесса: модернизация традиционной архивной обработки» (PDF). Американский архивист. 68 (2): 208–263. Дои:10.17723 / aarc.68.2.c741823776k65863.
  2. ^ Менгель, Холли; Смерц, Кортни (март 2012). "Руководство по съемке и минимальной обработке - Проект обработки скрытых коллекций" (PDF). Проект обработки скрытых коллекций PACSCL. Архивировано из оригинал (PDF) 21 сентября 2015 г.. Получено 2 ноября, 2018.
  3. ^ Бартлетт, Нэнси (1992). «Истоки современного архивного принципа происхождения». Библиографические основы французских исторических исследований. Haworth Press. С. 106–114. ISBN  978-1-56024-150-8.
  4. ^ Круз, Мэтью. "Guides @ UF: Архивная обработка: съемка". guides.uflib.ufl.edu. Получено 2018-11-02.
  5. ^ а б c d е «Руководство по обработке архивных и рукописных коллекций». Университетские архивы и специальные коллекции Массачусетского университета, Бостон. Февраль 2017 г.. Получено 2 ноября, 2018.
  6. ^ "Заявление о принципах | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-02.
  7. ^ "3.1 Происхождение и первоначальный заказ | Библиотека редких книг и рукописей Бейнеке". beinecke.library.yale.edu. Архивировано из оригинал на 2018-06-24. Получено 2018-11-02.
  8. ^ "аранжировка | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-02.
  9. ^ "серия | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-06.
  10. ^ "подсерии | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-06.
  11. ^ "глубина описания | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-06.
  12. ^ "уровень описания | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-06.
  13. ^ Круз, Мэтью. "Guides @ UF: Архивная обработка: полезные заметки". guides.uflib.ufl.edu. Получено 2018-11-06.
  14. ^ Дафф, Венди; Джонсон, Кэтрин (2001). «Виртуальное выражение потребности: анализ справочных вопросов по электронной почте». Американский архивист. 54:1 (Весна / Лето 2001 г.): 43–60. Дои:10.17723 / aarc.64.1.q711461786663p33.
  15. ^ Бернер, Ричард (1983). Теория и практика архивов в США: исторический анализ. Вашингтонский университет Press.
  16. ^ "Календарь | Общество американских архивистов". www2.archivists.org. Получено 2018-11-02.
  17. ^ Питти, Даниэль В. (1997). «Закодированное архивное описание: разработка стандарта кодирования для средств поиска архивов». Американский архивист. 60 (3): 268–283. Дои:10.17723 / aarc.60.3.f5102tt644q123lx. JSTOR  40294437.
  18. ^ «Описание архивов: стандарт содержания (DACS), второе издание | Общество американских архивистов». www2.archivists.org. Получено 2018-04-24.
  19. ^ http://www.archives.org.uk/publications.html Общество архивистов: публикации В архиве 2 октября 2006 г. Wayback Machine
  20. ^ Боадл, Дон (декабрь 2007 г.). «Описание архивов в контексте: руководство по австралийской практике Комитет Австралийского общества архивистов по стандартам описания». Австралийские академические и исследовательские библиотеки. 38 (4): 298–299. Дои:10.1080/00048623.2007.10721314. ISSN  0004-8623.
  21. ^ «Руководство по обработке архивных и рукописных коллекций» (PDF). Библиотеки Университета Мэриленда, Колледж-Парк, Мэриленд. Сентябрь 2011 г.. Получено 2 ноября, 2018.

дальнейшее чтение

  • Майкл Кук и Кристина Грант Руководство по архивному описанию. Лондон: Общество архивистов, 1984. ISBN  0902886223
  • Маргарет Проктер и Майкл Кук Руководство по архивному описанию; 2-е изд. Олдершот: Гауэр, 1989 ISBN  0566036347
  • Маргарет Проктер и Майкл Кук Руководство по архивному описанию; 3-е изд. Олдершот: Гауэр, 2000 ISBN  0566082586
Майкл Кук получил докторскую степень. в Ливерпульском университете в 1998 г. за собрание работ по управлению архивами, которое включало руководство и другие труды.

внешняя ссылка