Система управления документами - Document management system

«Цифровое архивирование» перенаправляется сюда. Для долгосрочного архивирования цифровых носителей см. Цифровое сохранение.
«СЭД» перенаправляется сюда. Информацию об аэропорте с аббревиатурой ИКАО «EDMS» см. Штраубинг Вальмюле аэропорт.

А система управления документами (DMS) - это система, используемая для получения, отслеживания, управления и хранения документов, а также для сокращения объема бумаги. Большинство из них способны вести учет различных версий, созданных и измененных разными пользователями (отслеживание истории). В случае управления цифровые документы такие системы основаны на компьютерных программах. Этот термин частично пересекается с концепцией системы управления контентом. Его часто рассматривают как компонент управление корпоративным контентом (ECM) и связанные с управление цифровыми активами, отображение документов, рабочий процесс системы и ведение документации системы.

История

Начиная с 1980-х годов, ряд поставщиков начали разрабатывать программные системы для управления бумажными документами. Эти системы имеют дело с бумажные документы, куда входили не только печатные и опубликованные документы, но и фотографии, принты и т. д.

Позже разработчики начали писать систему второго типа, которая могла бы управлять электронные документы, т.е. все эти документы или файлы, созданные на компьютерах и часто хранящиеся на локальных файловые системы. Самые ранние системы электронного управления документами (EDM) управляли либо собственными типами файлов, либо ограниченным количеством форматы файлов. Многие из этих систем позже[когда? ] стал известен как отображение документов систем, потому что они сосредоточены на захвате, хранении, индексировании и поиске форматы файлов изображений. Системы EDM эволюционировали до точки, в которой системы могли управлять любым типом файлового формата, который может храниться в сети. Приложения выросли и стали включать электронные документы, инструменты для совместной работы, безопасность, рабочий процесс и аудиторская проверка возможности.

Эти системы позволили организации захватывать факсы и формы, сохранять копии документов в виде изображений и сохранять файлы изображений в хранилище для безопасности и быстрого поиска (поиск стал возможным, потому что система обрабатывала извлечение текста из документа в процессе захвата, а функция текстового индексатора обеспечивала поиск текста возможности).

В то время как многие системы EDM хранят документы в их собственном файловом формате (Microsoft Word или Excel, PDF), некоторые веб-системы управления документами начинают хранить контент в виде HTML. Эти системы управления политиками[1] требовать, чтобы контент был импортирован в систему. Однако после импорта контента программное обеспечение действует как поисковая система, поэтому пользователи могут быстрее находить то, что они ищут. Формат HTML позволяет лучше применять возможности поиска, такие как полнотекстовый поиск и поиск по краям.[2]

Составные части

Системы управления документами обычно обеспечивают хранение, управление версиями, метаданные, безопасность, а также возможности индексирования и поиска. Вот описание этих компонентов:

ТемаОписание
МетаданныеМетаданные обычно сохраняется для каждого документа. Метаданные может, например, включать дату, когда документ будет сохранен, и личность пользователя, хранящего его. DMS также может автоматически извлекать метаданные из документа или предлагать пользователю добавить метаданные. Некоторые системы также используют оптическое распознавание символов на отсканированных изображениях или извлечение текста в электронных документах. Полученный в результате извлеченный текст может использоваться для помощи пользователям в поиске документов путем определения возможных ключевых слов или обеспечения возможности полнотекстового поиска, или может использоваться сам по себе. Извлеченный текст также может быть сохранен как компонент метаданных, сохранен вместе с документом или отдельно от документа в качестве источника для поиска в коллекциях документов.[3]
ИнтеграцияМногие системы управления документами пытаются предоставить функции управления документами непосредственно другим приложениям, чтобы пользователи могли извлекать существующие документы непосредственно из репозитория системы управления документами, вносить изменения и сохранять измененный документ обратно в репозиторий как новую версию, и все это, не выходя из приложение. Такая интеграция обычно доступна для различных программных инструментов, таких как управление рабочим процессом и системы управления контентом обычно через интерфейс прикладного программирования (API) с использованием открытых стандартов, таких как ODMA, LDAP, WebDAV, и МЫЛО или же RESTful веб-сервисы.[4][5]
ЗахватыватьЗахват в первую очередь включает в себя прием и обработку изображений бумажных документов из сканеры или же многофункциональные принтеры. Оптическое распознавание символов Программное обеспечение (OCR) часто используется, независимо от того, интегрировано ли оно в оборудование или как отдельное программное обеспечение, для преобразования цифровых изображений в машиночитаемый текст. Оптическое распознавание меток (OMR) программное обеспечение иногда используется для извлечения значений флажков или пузырьков. Захват может также включать прием электронных документов и других компьютерных файлов.[6]
Проверка достоверности данныхПравила проверки данных могут проверять наличие сбоев в документах, отсутствующих подписей, орфографических ошибок и других проблем, рекомендуя варианты исправления в реальном времени перед импортом данных в DMS. Дополнительная обработка в форме гармонизации и изменения формата данных также может применяться как часть проверки данных.[7][8]
ИндексированиеИндексирование отслеживает электронные документы. Индексирование может быть таким же простым, как отслеживание уникальных идентификаторов документов; но часто он принимает более сложную форму, обеспечивая классификацию с помощью метаданных документов или даже с помощью словарных указателей, извлеченных из содержимого документов. Индексирование существует в основном для поддержки запросов и поиска информации. Одной из важнейших областей для быстрого поиска является создание индекса топология или схема.[9]
Место храненияХраните электронные документы. Хранение документов часто включает в себя управление этими же документами; где они хранятся, как долго, перенос документов с одного носителя на другой (иерархическое управление хранилищем ) и возможное уничтожение документа.
поискПолучить электронные документы из хранилища. Хотя понятие поиска конкретного документа простое, поиск в электронном контексте может быть довольно сложным и мощным. Можно поддерживать простой поиск отдельных документов, позволяя пользователю указывать уникальный идентификатор документа и заставляя систему использовать базовый индекс (или неиндексированный запрос в своем хранилище данных) для извлечения документа.[9] Более гибкий поиск позволяет пользователю указать частичные условия поиска, включающие идентификатор документа и / или части ожидаемых метаданных. Обычно это возвращает список документов, соответствующих условиям поиска пользователя. Некоторые системы предоставляют возможность указать Логическое выражение содержащие несколько ключевых слов или примерных фраз, которые, как ожидается, будут присутствовать в содержимом документов. Поиск для этого типа запроса может поддерживаться ранее созданными индексами,[9] или может выполнять более трудоемкий поиск по содержимому документов, чтобы получить список потенциально релевантных документов. Смотрите также Поиск документов.
РаспределениеДокумент, готовый к распространению, должен быть в формате, который нельзя легко изменить. Оригинальная мастер-копия документа обычно никогда не используется для распространения; скорее, электронная ссылка на сам документ более распространена. Если документ должен распространяться в электронной форме в нормативной среде, то должны быть соблюдены дополнительные критерии, включая гарантии отслеживаемости и контроля версий, даже в других системах.[10] Этот подход применим к обеим системам обмена документами, если целостность документа крайне важна.
БезопасностьБезопасность документов жизненно важна для многих приложений для управления документами. Требования соответствия для определенных документов могут быть довольно сложными в зависимости от типа документов. Например, в Соединенные Штаты, стандарты, такие как ISO 9001 и ISO 13485, а также США Управление по контролю за продуктами и лекарствами нормативные акты, диктуют, как следует относиться к процессу контроля документов.[11] Системы управления документами могут иметь модуль управления правами, который позволяет администратору предоставлять доступ к документам на основе типа только определенным людям или группам людей. Маркировка документа во время печати или создания PDF-файла является важным элементом, препятствующим изменению или непреднамеренному использованию.
Рабочий процессРабочий процесс - это сложный процесс, и некоторые системы управления документами имеют либо встроенный модуль рабочего процесса.[12] или может интегрироваться с инструментами управления рабочим процессом.[5] Есть разные типы рабочего процесса. Использование зависит от среды, в которой применяется система электронного документооборота (СЭД). Ручной рабочий процесс требует, чтобы пользователь просмотрел документ и решил, кому его отправить. Рабочий процесс на основе правил позволяет администратору создать правило, которое определяет поток документа через организацию: например, счет-фактура проходит процесс утверждения, а затем направляется в отдел счетов к оплате. Динамические правила позволяют создавать ветви в рабочем процессе. Простым примером может быть ввод суммы счета-фактуры, и если сумма меньше определенной установленной суммы, она следует разными маршрутами через организацию. Расширенные механизмы рабочего процесса могут управлять контентом или сигнализировать внешним процессам, пока действуют эти правила.
СотрудничествоСотрудничество должно быть неотъемлемой частью СЭД. В своей базовой форме совместная EDMS должна позволять авторизованному пользователю извлекать и обрабатывать документы. На время работы с документом доступ для других пользователей должен быть заблокирован. Другие расширенные формы сотрудничества действуют в режиме реального времени, позволяя нескольким пользователям одновременно просматривать и изменять (или размечать) документы. Итоговый документ является всеобъемлющим, включая все пользовательские дополнения. Сотрудничество в рамках систем управления документами означает, что различные пометки каждого отдельного пользователя во время сеанса совместной работы записываются, что позволяет отслеживать историю документа.[13]
Управление версиямиУправление версиями - это процесс, при котором документы регистрируются в системе управления документами или из нее, что позволяет пользователям получать предыдущие версии и продолжать работу с выбранной точки. Управление версиями полезно для документов, которые со временем меняются и требуют обновления, но может потребоваться вернуться к предыдущей копии или сослаться на нее.[13]
ПоискПоиск находит документы и папки с использованием атрибутов шаблона или полнотекстового поиска. Документы можно искать, используя различные атрибуты и содержимое документа.
Федеративный поискЭто относится к возможности расширения возможностей поиска для получения результатов из нескольких источников или из нескольких DMS в пределах предприятия.[14]
ИздательскийПубликация документа включает в себя процедуры корректура, вглядеться или публичное рассмотрение, авторизация, печать и утверждение и т. д. Эти шаги обеспечивают благоразумие и логическое мышление. Любое неосторожное обращение может привести к неточности документа и, следовательно, ввести в заблуждение или расстроить его пользователей и читателей. В регулируемых законодательством отраслях необходимо завершить некоторые процедуры, что подтверждается соответствующими подписями и датой (датами) подписания документа. Обратитесь к ISO подразделы ICS 01.140.40 и 35.240.30 для получения дополнительной информации.[15][16]

Опубликованный документ должен быть в формате, который нелегко изменить без специальных знаний или инструментов, и при этом он должен быть доступен только для чтения или переноситься.[17]

Воспроизведение в печатном видеВоспроизведение документа / изображения часто необходимо в системе управления документами, и следует учитывать поддерживаемые ею устройства вывода и возможности воспроизведения.[18]

Стандартизация

Многие отраслевые ассоциации публикуют свои собственные списки конкретных стандартов контроля документов, которые используются в их конкретной области. Ниже приводится список некоторых соответствующих документов ISO. Подразделения ICS 01.140.10 и 01.140.20.[19][20] ISO также опубликовала серию стандартов, касающихся техническая документация, подпадающих под действие раздела 01.110.[21]

  • ISO 2709 Информация и документация - Формат для обмена информацией
  • ISO 15836 Информация и документация - The Дублинское ядро набор элементов метаданных
  • ISO 15489 Информация и документация - Управление записями
  • ISO 21127 Информация и документация - Справка онтология для обмена информацией о культурном наследии
  • ISO 23950 Информация и документация - Поиск информации (Z39.50) - Определение службы приложения и спецификация протокола
  • ISO 10244 Управление документами - определение и анализ бизнес-процессов
  • ISO 32000 Управление документами - формат переносимого документа
  • ISO / IEC_27001 Спецификация системы менеджмента информационной безопасности

Проверка документов

Правительственные постановления требуют, чтобы компании, работающие в определенных отраслях, контролировали свои документы. Эти отрасли включают бухгалтерский учет (например: 8-е Директива ЕС, Закон Сарбейнса – Оксли ), безопасность пищевых продуктов (например, Закон о модернизации безопасности пищевых продуктов в США), ISO (упомянутый выше), производство медицинских изделий (FDA ), производство крови, человеческих клеток и тканевых продуктов (FDA), здравоохранение (JCAHO ) и информационных технологий (ITIL ).[22]Некоторые отрасли работают в соответствии с более строгими требованиями к контролю за документами из-за типа информации, которую они хранят для конфиденциальности, гарантии или других строго регулируемых целей. Примеры включают защищенная медицинская информация (PHI) в соответствии с требованиями HIPAA или документы строительного проекта, необходимые на гарантийный период. План стратегии информационных систем (ISSP) может формировать организационные информационные системы в среднесрочной и долгосрочной перспективе.[23]

Документы, хранящиеся в системе управления документами, такие как процедуры, рабочие инструкции и заявления о политике, являются свидетельством того, что документы находятся под контролем. Несоблюдение может привести к штрафам, потере бизнеса или ущербу для репутации компании.

Следующие важные аспекты управления документами:

  • проверка и утверждение документов перед выпуском
    • обзоры и согласования
  • обеспечение четкой идентификации изменений и исправлений
  • обеспечение доступности соответствующих версий применимых документов в «точках использования»
  • обеспечение того, чтобы документы оставались читаемыми и идентифицируемыми
  • обеспечение идентификации и управления внешними документами (такими как документы, предоставленные клиентом или руководства поставщика)
  • предотвращение «непреднамеренного» использования устаревших документов

Интегрированный DM

Комплексное управление документами включает в себя технологии, инструменты и методы, используемые для сбора, управления, хранения, сохранения, доставки и удаления «документов» на предприятии. В этом контексте «документы» - это любые из множества информационных активов, включая изображения, офисные документы, графику и рисунки, а также новые электронные объекты, такие как веб-страницы, электронная почта, мгновенные сообщения и видео.

ПО для управления документами

Бумажные документы уже давно используются при хранении Информация. Однако бумага может быть дорогостоящей, а при чрезмерном использовании - расточительной. Программное обеспечение для управления документами - это не просто инструмент, оно позволяет пользователю управлять доступом, отслеживать и редактировать сохраненную информацию. Программное обеспечение для управления документами - это электронный шкаф, который можно использовать для организации всех бумажных и цифровых файлов.[24] Программное обеспечение помогает предприятия объединить бумажные и цифровые файлы и сохранить их в одном концентраторе после сканирования и цифровые форматы получить импорт.[25] Одно из самых важных преимуществ цифровой документ управления состоит в том, что вам понравится «безотказная» среда для защиты всех ваших документы и данные.[26]

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Система управления политиками В архиве 29 октября 2011 г. Wayback Machine
  2. ^ Стемминг: упрощение поиска В архиве 11 января 2012 г. Wayback Machine
  3. ^ Парсонс, М. (2004). Эффективное управление знаниями для юридических фирм. Издательство Оксфордского университета. п. 234. ISBN  9780195169683. Получено 19 мая 2018.
  4. ^ Шивакумар, С.К. (2016). Управление корпоративным контентом и поиском для создания цифровых платформ. Джон Вили и сыновья. п. 93. ISBN  9781119206828. Получено 19 мая 2018.
  5. ^ а б Fletcher, A.N .; Brahm, M .; Паргманн, Х. (2003). Управление рабочим процессом с помощью SAP WebFlow: Практическое руководство. Springer Science & Business Media. С. 15–16. ISBN  9783540404033. Получено 19 мая 2018.
  6. ^ Уэббер, М .; Уэббер, Л. (2016). Управление ИТ: политики и процедуры. Wolters Kluwer. п. 41-4. ISBN  9781454871323. Получено 19 мая 2018.
  7. ^ Тринкьери, Д. (2003). Оценка вариантов интегрированной системы управления документами (IDMS) для Министерства транспорта штата Аризона (ADOT). Департамент транспорта Аризоны. п. 158. Правила проверки данных должны быть встроены в саму форму, а не выполняться в среде постобработки. Это обеспечивает использование интерактивного опыта в реальном времени. Часто для проверки данных требуется поиск в базе данных. Правила должны разрешать этот запрос к базе данных, предоставляя пользователю возможность выбора в реальном времени на основе результатов запроса.
  8. ^ Morley, D .; Паркер, К.С. (2014). Понимание компьютеров: сегодня и завтра, всестороннее. Cengage Learning. п. 558–559. ISBN  9781285767277. Получено 19 мая 2018.
  9. ^ а б c Меурант, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота. Академическая пресса. п. 120. ISBN  9780323140621. Получено 19 мая 2018.
  10. ^ Sommerville, J .; Крейг, Н. (2006). Внедрение ИТ в строительстве. Рутледж. п. 130. ISBN  9781134198986. Получено 19 мая 2018.
  11. ^ Шкипер, С. (2015). Как создать систему контроля документации на соответствие требованиям ISO 9001: 2015, ISO 13485: 2016 и FDA. Качественная пресса ASQ. п. 156. ISBN  9780873899178. Получено 19 мая 2018.
  12. ^ Остербери, Д. (2012). Управление цифровыми активами. CRC Press. С. 27–28. ISBN  9781136033629. Получено 19 мая 2018.
  13. ^ а б Остербери, Д. (2012). Управление цифровыми активами. CRC Press. п. 30. ISBN  9781136033629. Получено 19 мая 2018.
  14. ^ Уайт, М. (2012). Корпоративный поиск. O'Reilly Media, Inc., стр. 73–74. ISBN  9781449330408. Получено 19 мая 2018.
  15. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.40: Издательское дело». В архиве из оригинала от 6 июня 2011 г.. Получено 14 июля 2008.
  16. ^ Международная организация по стандартизации. «35.240.30: ИТ-приложения в информации, документации и издательском деле». В архиве из оригинала от 6 июня 2011 г.. Получено 14 июля 2008.
  17. ^ Корпорация OnSphere. «Управление документами СОП в проверенной среде» (PDF). Архивировано из оригинал (PDF) 4 сентября 2011 г.. Получено 25 апреля 2011.
  18. ^ Меурант, Г. (2012). Введение в системы электронного документооборота. Академическая пресса. п. 16. ISBN  9780323140621. Получено 19 мая 2018.
  19. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.10: Написание и транслитерация». В архиве из оригинала 7 июля 2009 г.. Получено 14 июля 2008.
  20. ^ Международная организация по стандартизации. «01.140.20: Информационные науки». В архиве из оригинала 5 декабря 2008 г.. Получено 14 июля 2008.
  21. ^ Международная организация по стандартизации. «01.110: Техническая документация на продукцию». В архиве из оригинала от 6 июня 2011 г.. Получено 15 июля 2008.
  22. ^ "Свод федеральных правил, раздел 21, часть 1271". Управление по контролю за продуктами и лекарствами. В архиве из оригинала 10 октября 2011 г.. Получено 31 января 2012.
  23. ^ Уиггинс, Боб (2000). Эффективное управление документами: раскрытие корпоративных знаний (2-е изд.). Гауэр. п. 25. ISBN  9780566081484. В архиве из оригинала 13 января 2018 г.. Получено 9 апреля 2016. На уровне организации план стратегии информационных систем (ISSP) - это способ в общих чертах определить, какие информационные системы организация должна иметь в среднесрочной и долгосрочной перспективе (обычно от трех до пяти лет [...]).
  24. ^ «Системы управления документами - руководство для покупателя». В архиве с оригинала 10 января 2017 г.. Получено 10 января 2017.
  25. ^ Чауни, Мамун (5 февраля 2015 г.). «7 мощных преимуществ использования системы управления документами» В архиве 10 января 2017 г. Wayback Machine
  26. ^ золы-конверсии (13 февраля 2020 г.). «Преимущества системы управления документами и 9 вещей, на которые стоит обратить внимание». Ash Conversions International. Получено 7 мая 2020.

внешняя ссылка