Управление коммуникациями - Communications management

Эта статья нужны дополнительные цитаты для проверка. Пожалуйста помоги улучшить эту статью к добавление цитат в надежные источники. Материал, не полученный от источника, может быть оспорен и удален. Найдите источники: «Управление коммуникациями»  – Новости  · газеты  · книги  · ученый  · JSTOR (Ноябрь 2020) (Узнайте, как и когда удалить этот шаблон сообщения)

Управление коммуникациями систематический планирование, внедрение, мониторинг и доработка всех каналов коммуникация в пределах организация и между организациями; он также включает организация и распространение новых коммуникационных директив, связанных с организацией, сеть, или же коммуникационные технологии. Аспекты управления коммуникациями включают развитие корпоративных коммуникаций. стратегии, разработка директив по внутренним и внешним коммуникациям и управление Поток информации, включая онлайн коммуникация. Это простой процесс, который помогает организации быть систематической в ​​рамках коммуникации.

Коммуникация и менеджмент тесно связаны между собой. Поскольку общение - это процесс обмена информацией между двумя людьми или людьми, а руководство включает менеджеров, которые в основном выдают информацию своим людям. Более того, коммуникация и менеджмент буквально идут рука об руку. ^[1] Это способ расширить контроль; фундаментальная составляющая управления проектами. Без преимущества хорошей системы управления коммуникациями циклы, связанные с разработкой задачи от начала до конца, могут быть действительно вынужденными. Это также обеспечивает фундаментальную целостность проекта, необходимую для оказания информационной помощи всем членам команды. Эта информация должна передаваться по нисходящей, восходящей и горизонтальной внутри ассоциации. Более того, он одновременно является хозяином и слугой контроля над проектом. Это компонент действия, интегратор процесса сборки проекта. Поскольку управление проектами - это одновременно искусство и наука, руководитель проекта руководит многопрофильной командой по планированию и строительству.^[2]

Роль коммуникации в управлении

Роль руководства заключается в достижении целей самой организации. Для этого менеджеры должны составить план действий, который просто определяет, что, когда и как это будет сделано и завершено. Чтобы выполнить план, менеджеры должны передать информацию всем в организации. Хорошее общение дает советы и помогает создать культуру, которая заставляет людей чувствовать, что у них есть место в организации и что им нужно помогать.

Организации полностью полагаются на общение, которое определяется как обмен идеями, сообщениями или информацией посредством речи, сигналов или письма. Без коммуникации организации не функционировали бы. Если общение ограничено или затруднено, страдает вся организация. Когда общение является полным, точным и своевременным, организация стремится быть динамичной и эффективной. ^[3]

Коммуникация занимает центральное место во всем процессе управления по четырем основным причинам:

1) Коммуникация - это связующий процесс управления. 2) Коммуникация - это основное средство получения информации и обмена ею. 3) Самая трудоемкая деятельность менеджера - это общение. 4) Информация и коммуникация представляют силу в организациях.

Умение хорошо общаться как устно, так и письменно является важнейшим управленческим навыком и основой эффективного лидерства. Посредством общения люди обмениваются информацией и обмениваются информацией друг с другом и влияют на отношение, поведение и понимание друг друга.

Важность управления коммуникациями

Это практически все, а не простой план, которому все будут следовать. Когда вы составляете план и готовите всех к этому, возможно, что вы или конкретный человек должны заниматься организацией на всем протяжении всей задачи.

Чтобы обеспечить надежное управление коммуникациями на протяжении всего проекта, необходимо создать план управления коммуникациями. План управления коммуникациями имеет пять преимуществ:

• Письменная структура, на которую могут ссылаться как клиент, так и заинтересованные стороны / члены команды. Это может помочь в случае необходимости в посредничестве - у вас есть письменный документ, к которому вы можете вернуться. Также может быть полезно ссылаться на кредиторскую задолженность в случае, если есть промежутки времени, отслеживаемые для проекта.
• Сам план будет управлять ожиданиями заинтересованных сторон, чтобы не предвидеть завершенный проект до тех пор, пока результаты не будут проверены для обеспечения качества.
• Точки, в которых происходит обмен информацией, позволяют обеим заинтересованным сторонам предоставлять ценные отзывы о процессе проекта, а также о конечном продукте, а также дают членам команды возможность совместно обсудить идеи, преодолевая разрыв между двумя группами.
• Это позволяет всем участникам лучше обнаруживать риски и проблемы на ранней стадии.
• Это помогает избавиться от необходимости проводить ненужные встречи по расписанию, экономя время и деньги. ^[4]
• Коммуникация помогает управлять организационным конфликтом. Патнэм (2013)

Определение организационного конфликта - Патнэм и Пул (1987) определяют конфликт как «взаимодействие взаимозависимых людей, которые воспринимают противоположность целей, задач, ценностей и которые видят, что другая сторона потенциально препятствует реализации этих целей» (стр. 552). Коммуникация облегчает процесс разрешения конфликтов, помогает поддерживать сбалансированные отношения и устанавливает параметры взаимодействия между затронутыми людьми и группами в организации.

Патнэм (2013) объясняет, что «некоторые ученые отрицают, что общение является важной чертой конфликта». Она процитировала Томаса и Понди (1977), которые отметили это в своем обширном обзоре конфликтов в организациях, и что «это общение, с которым мы больше всего озабочены в понимании управления конфликтами». Коммуникация помогает формировать проблемы, формировать восприятие, переводить чувства в конфликт, и разыграть сам конфликт (Putnam & Poole, 1987). Putnam (2013) далее подчеркнул, что «коммуникация - это средство, с помощью которого конфликт получает социальное определение» (Simons, 1974b. p.3)

Источник:

Патнэм, Л. (2013). Определения и подходы к конфликту и общению. В книге J.G. Oetzel & S.Ting -Toomey The SAGE «Справочник конфликтной коммуникации» (стр. 1-40). Таузенд-Оукс, Калифорния: SAGE Publications Inc. doi: 104135/9781452281988.n1

Советы и методы для лучшего управления коммуникациями

• Включите описание ландшафта проекта в свой первоначальный план.
• Назначьте владельца коммуникационного процесса.
• Включите процесс проверки.
• Настройте систему доставки сообщений.
• Управляйте своими встречами.

Что можно и что нельзя делать в управлении коммуникациями

Краеугольный камень любого успешного проекта - эффективное общение. Четкое информирование о целях, ответственности и ожиданиях, производительности и обратной связи, а также об обновлениях проекта для различных заинтересованных сторон - все это часть вашей ответственности. ^[5]

• У вас есть план коммуникаций
• Устанавливайте коммуникационные ожидания заранее
• Будьте ясны и прямо
• Знай свою аудиторию
• Поддерживайте свою проектную команду

• Не будьте пассивно-агрессивными.
• Не контролируйте процесс проекта на микроуровне.
• Не полагайтесь на электронные средства связи.
• Не забывайте все документировать.

Управление коммуникациями и управление проектами

В управлении проектами управление коммуникациями должно отвечать на следующие вопросы:^[6]

• Какая информация должна поступать в проект и выходить из него?
• Кому какая информация нужна?
• Когда нужна информация?
• Каков формат информации?
• Кто будет нести ответственность за передачу и предоставление информации?

Более того, это служит только руководством и должно учитывать другие факторы, такие как стоимость и доступ к информации.^[7]

Согласно определению Project Management Institute (1996),^[8] Управление коммуникациями проекта включает процессы, необходимые для обеспечения своевременного и надлежащего создания, сбора, распространения, хранения и окончательного удаления проектной информации. Следующие коммуникационные процессы задействованы в управлении коммуникациями проекта, а именно:

• Планирование коммуникации - на этом этапе выявляются проблемы, потребности и планы на будущее, чтобы обеспечить достижение целей и задач.

• Распространение информации - это включает распространение информации, необходимой заинтересованным сторонам и другим членам организации.

• Отчеты о производительности - сюда входят отчеты о состоянии, оценка прогресса и прогнозирование будущего организации.

• Административное закрытие - включает в себя создание, сбор и распространение информации для формализации завершения фазы или проекта.

Управление и коммуникация в организациях

Управление и общение тесно связаны между собой. Согласно определению, коммуникация - это процесс обмена информацией между двумя или более людьми (включая машины, например, компьютеры). В литературе по менеджменту (Lumenways.com) обсуждается, что каждая управленческая роль - планирование, организация, руководство и контроль - зависит от эффективного взаимодействия. Следовательно, менеджеры должны иметь возможность получать и делиться точной и актуальной информацией, на которую можно будет действовать. Когда точная информация отправляется, получается и распространяется, сотрудники могут быть проинформированы, что дает им больше возможностей для хорошей работы. Однако, когда информация искажена и неверно истолкована, вероятно, будет распространена ошибочная информация, которая вызовет ошибку связи. Вероятно, возникнет серьезная проблема в организации.

Следовательно, менеджеру крайне важно эффективно понимать и применять основы процесса коммуникации в своем управлении и руководстве. Кроме того, Lunenburg (2010) распознает «шум», искажающий сообщение. Он утверждает, что «различное восприятие сообщения, языковые барьеры, отвлекающие факторы, эмоции и отношение - это примеры шума», который мешает получить четкое сообщение для членов организации и от них. Стереотипы, предрассудки (личные предубеждения), чувства (эмоции) и язык также могут служить «шумом» в процессе общения. Также важно, чтобы менеджеры осознавали общие препятствия на пути к эффективному общению в своих организациях. В мире, наполненном мультикультурными людьми, члены организации могут придерживаться других и незнакомых норм и нравов. Поэтому менеджеры должны помнить о том, чтобы не дискриминировать своих сотрудников на основе того, что обычно практикуется, признавать чувства других (сочувствие) и общаться так, чтобы каждый четко понимал сообщение. Эффективные менеджеры должны обладать навыками эффективных коммуникативных навыков и ИКТ наряду со своим менеджментом и практикой лидерства, несмотря на радикальные изменения в окружающей среде. Это привело бы к более продуктивной деятельности организации. Благодаря им менеджер в конечном итоге выделился бы в глобальном мире.

Коммуникационный процесс

Некоторые скажут, что процесс коммуникации может показаться простым, когда человек отправляет сообщение, а кто-то его получает. Процесс связи описывает, как сообщение доставляется и принимается. Таким образом, рассматривая общение как процесс, необходимо также рассмотреть его элементы. Модель коммуникации Берло (1961) является хорошим примером для обсуждения процесса, поскольку модель разъясняет обычно используемые элементы, такие как источник, получатель, сообщение, канал и обратная связь. Как указали Онгкико и Флор (2006), базовое понимание процесса коммуникации важно для достижения наивысшего социального блага в его применении.

Согласно Берло (1961) (цитируется по Ongkiko & Flor, 20016), источник относится к человеку или группе лиц «с целью, причиной для общения». Здесь источник служит инициатором в процессе коммуникации. С другой стороны, получатель - это человек или группа лиц на другом конце коммуникационного процесса.

Получатель согласно Берло (1961) - это цель коммуникации, где он / она слушает, когда источник общается (вербально или невербально). Сообщение - это переданная идея, цель или намерение, которые были переведены в код или систематизированный код. набор символов из первоисточника. Берло (1961) выделил три фактора сообщения, которые включают: код сообщения (например, язык), содержание сообщения (например, представленную информацию, выводы и т. Д.) И обработку сообщения (например, ракурс истории, кадрирование новостей и т. Д.).

Канал - это среда, через которую передается сообщение. Это могут быть звуковые волны (средства передачи сообщений), речевой механизм менеджера, который служит режимом кодирования и декодирования сообщений, или даже воздух, который служит транспортным средством (Berlo, 1961). получатель декодирует переданное сообщение (преобразует сообщение), затем кодирует сообщение и отправляет его обратно источнику. Это также показывает интерактивный процесс связи (lumenlearning.com), где получатель может отправить обратную связь отправителю, чтобы указать, что сообщение было доставлено и как оно было интерпретировано. Интерактивная коммуникация означает, что существует обмен сообщениями, и это может гарантировать источнику, что сообщение было получено и интерпретировано правильно.

В управлении проектами менеджеры всегда должны учитывать и понимать, что в процессе коммуникации всегда есть элементы, которые постоянно меняются, динамичны и взаимодействуют (Ongkiko and Flor, 2006). Кроме того, события и отношения между элементами рассматриваются как продолжающиеся, циклические, постоянно меняющиеся, без начала и без конца, взаимозависимые и взаимосвязанные.

В организации эффективный менеджер должен хорошо и грамотно общаться со своими подчиненными. Для менеджеров и руководителей важно умело выражать свое мнение и давать четкие инструкции своим членам, чтобы понять, чего именно от них ожидают (Lumenlearning.com). Эффективная коммуникация в организации может быть основой для принятия обоснованных решений и планирования, способствует плавной и эффективной работе и координации в организации, повышает управленческий потенциал, может быть полезным инструментом для связей с общественностью (создание имиджа), повышает производительность и т. Д. .

^{[9][10][11][12]}

Это может показаться простым, но процесс коммуникации - это больше, чем просто процесс, когда человек отправляет сообщение, а другие его получают. В процессе коммуникации сообщение должно быть отправлено и получено правильно и точно. От отправителя, который кодирует сообщение, он / она отправит сообщение через канал. Получатель теперь декодирует сообщение, после чего он / она отправит ответ отправителю сообщения. Обратная связь показывает, как сообщение было интерпретировано получателем. Это может быть, а может и не совпадать с тем, как отправитель кодирует сообщение. ^[13]

Четыре шага для эффективного общенияМенеджер проекта и команда проекта работают вместе, чтобы определить, кому и какая информация нужна. Другими словами, менеджменту проекта необходимо знать, каковы требования к успешной коммуникации, чтобы спланировать, как достичь этих требований.

1. Определите требования к коммуникации

«Проект такого размера с таким огромным количеством заинтересованных сторон требует такого интенсивного общения», - сказала спонсор проекта Кишпер, когда она раскинула руки все шире и шире. «Коммуникация, без сомнения, самая важная работа менеджера проекта».

2. Определите 5W (почему, что, когда, где, кто) и 1H (как)

• С кем нужно общаться. Это основано на формуле коммуникации и требует определения.
• Что нужно сообщить. Всю информацию, относящуюся к проекту, не нужно сообщать всем в команде.
• Когда об этом следует сообщить. Необходимо следить за графиком общения.
• Где это следует сообщить. Если в команде участвует много людей, необходимо решить вопросы коммуникации на индивидуальном и командном уровнях.
• Почему передача информации важна и на каком уровне важно. Почему это не поощряется, поскольку это скорее обвинение, чем изменение.
• Как должно происходить общение. Проводится ли это по электронной почте, телефону или с помощью презентации для членов команды?

3. Выявление и учет факторов окружающей среды предприятия.

Многие процессы управления коммуникациями связаны с факторами окружающей среды предприятия.

4. Определите активы организационного процесса.

Активы организационного процесса влияют на то, как менеджер проекта, команда проекта и заинтересованные стороны будут общаться в рамках проекта.

^[14]

Роль коммуникации в управлении

Коммуникация и управление идут рука об руку. Общение согласно определению словаря Merriam Webster Dictionary,^[15] это процесс обмена информацией между людьми через общую систему символов, знаков поведения. С другой стороны, менеджмент - это объединение людей для достижения желаемых целей и задач с эффективным и действенным использованием доступных ресурсов посредством четырех его функций: планирования, организации, руководства и контроля. Эти четыре функции зависят от эффективного общения.

Управление направлено на достижение целей и задач организации. Они должны планировать будущее своей организации, и эти планы должны быть хорошо доведены до сведения членов организации, чтобы они достигли успеха. Без надлежащей коммуникации планы руководства реализовать будет сложно. Эффективное общение может помочь в следующих областях управления:^[16] а именно:

• Обеспечивает ясность - без эффективной коммуникации информация не будет распространяться должным образом. Он дает четкие инструкции и информацию для всех, чтобы избежать путаницы, конфликтов и недоразумений.

• Строит отношения - если руководство может хорошо общаться со своими людьми, это может привести к снижению напряженности между ними. Хорошее общение может помочь построить отношения и завоевать доверие.

• Создает обязательство - общение - это двусторонний процесс, мы отправляем и получаем сообщение. Если существует эффективная коммуникационная стратегия, руководство также может хорошо прислушиваться к своим людям, тем самым поощряя мнение и точки зрения людей. Люди, которые чувствуют свою принадлежность и вовлеченность, скорее всего, дадут хороший отзыв, что очень важно в общении.

• Определяет ожидания - когда установлены стандарты, люди будут знать, что им нужно сделать, чтобы получить положительный отзыв, и связанные с этим преимущества.

Руководство может достичь своих целей и задач с помощью эффективного общения.

Роль коммуникации имеет решающее значение не только между руководством и сотрудниками внутри организации, но также во взаимодействии и отношениях между руководством и внешними заинтересованными сторонами организации. Внешние заинтересованные стороны - это те, кто не работает напрямую с компанией, но каким-то образом зависит от действий и результатов бизнеса. Поставщики, кредиторы и общественные группы считаются внешними заинтересованными сторонами.^[17] Именно посредством общения в форме встреч, информационного бюллетеня, сводного отчета и конференц-связи с внешними заинтересованными сторонами специалисты, действующие от имени руководства, могут получать ресурсы, поддержку и отзывы о продуктах и ​​услугах организации, которые важны для измерения общей эффективности организации. .^[18] Роль коммуникации с внешними заинтересованными сторонами также важна в стратегическом планировании управления. На ранних этапах процесса стратегического планирования особенно ценны мнения и идеи внешних заинтересованных сторон, поскольку они помогают лучше понять операционную среду, а также видят будущее организации. Благодаря использованию всех доступных средств коммуникации, таких как информационные бюллетени, электронные сообщения, электронная почта, встречи, плакаты и т. Д., Руководство может позволить внешним заинтересованным сторонам взаимодействовать и понимать основную цель организации, почему организация существует и какую ценность она обеспечивает клиенты, продавцы и рынок.^[19]

Способ общения

Сам по себе коммуникационный процесс - не единственная основа успеха коммуникационного менеджмента. Менеджеры должны обратить внимание на методы коммуникации. Стандартный метод, который обычно используется, - устный и письменный. Помимо этого, существует также невербальное общение.

Менеджмент использует различные эффективные методы коммуникации с внутренней и внешней аудиторией. Наиболее распространенными традиционными методами и стилями являются устные, письменные, очные, невербальные, физические невербальные, параязыковые и визуальные. Лучшее понимание этих методов и стилей поможет руководству лучше знать, а также лучше обращаться с персоналом, устранить любые заблуждения или недопонимания, которые могут существовать, и тем самым способствовать успеху организации.

Устное общение включает в себя устное общение, которое формально осуществляется по телефону, лицом к лицу, лекциями, видеоконференциями, голосовым чатом, встречами и конференциями, а также неофициально через мельницу слухов и слухов. Он также включает скорость, громкость, высоту тона, модуляцию голоса, четкость речи, а также невербальную коммуникацию, такую ​​как визуальные подсказки и язык тела. Письменное общение, с другой стороны, относится к написанию и печати бумажных и перьевых документов и писем, текстовых чатов, электронных писем, печатных электронных документов, отчетов, SMS и всего остального, что может быть передано с помощью письменных символов в любых документах, которые являются частью повседневной деловой жизни. Такой способ общения незаменим для любого официального делового общения и для выдачи юридических инструкций.

Личный стиль общения является предпочтительным методом общения, особенно во время встреч и участия в обсуждениях. Хотя невербальное общение или отправка и получение бессловесных сообщений передают подлинные чувства и мысли, они неэффективны при общении на рабочем месте без дополнения устного или письменного общения. Стиль языка тела или физическое невербальное общение состоит из позы тела, мимики, зрительного контакта, жестов, таких как указательный палец, взмах и т.п. прикосновения голоса, общих движений тела и прочего. С помощью языка тела, такого как мимика и мимические мышцы, можно отправлять и передавать беззвучные сообщения и подлинные человеческие эмоции, не произнося ни слова. Таким образом, изменение эмоционального состояния становится видимым при изменении выражения лица.

Параязычный стиль общения относится к тому, как что-то говорится, а не к тому, что говорится на самом деле. Это проявляется в стиле речи, тоне, эмоциях, ударении, высоте тона, интонации и качестве голоса. Тип визуальной коммуникации осуществляется с помощью наглядных пособий, цвета, иллюстрации, графического дизайна, рисунка, типографики, диаграмм знаков, графиков и других электронных ресурсов.^[20]

Технологии, глобальная блокировка и протокол социального дистанцирования, вызванные пандемией COVID-19, сделали популярными новые и популярные методы, такие как видеоконференции и чаты в социальных сетях. Они принесли платформу видеосвязи Zoom, поскольку люди заменили личную работу и общественные мероприятия широко используемыми видеоконференциями.^[21]

Устное общение

Большая часть устного общения напрямую связана с управлением коммуникациями. Например, если менеджер не говорит или не дает понять группе продаж, это может вызвать контраст между целями и достижениями.

Устное общение состоит из двух частей:

• активное слушание - это когда человек, получивший сообщение, обращает внимание на информацию, интерпретирует и запоминает.
• конструктивная обратная связь - именно здесь менеджеры чаще всего терпят неудачу.Обратная связь должна быть конструктивной, и тогда она поможет сотрудникам улучшить свою работу, а не просто критиковать.

Метод еженедельной отчетности

Один простой и популярный метод коммуникации называется методом еженедельной отчетности: каждый сотрудник составляет электронное письмо докладывать один раз в неделю, включая информацию о своих действиях на предыдущей неделе, своих планах на следующую неделю и любую другую информацию, которая считается важной для большей группы, с учетом соображений длины. Отчеты отправляются менеджерам, которые подводят итоги и отчитываются перед своими менеджерами, что в конечном итоге приводит к общему заключению под руководством Исполнительный директор, который затем отправляется совет директоров. Затем генеральный директор отправляет сводку совета вниз по лестнице, где каждый менеджер может добавить дополнительную сводку или примечание, прежде чем передать ее своим сотрудникам.

В конце концов, каждый сотрудник получит длинное электронное письмо, содержащее многие или все вышеупомянутые резюме, от каждого уровня управления; чтение полного результата редко является требованием. Считается, что любопытные или амбициозные сотрудники с большей вероятностью прочтут результат; Однако сотрудники, ориентированные на задачи, - нет.

Смотрите также

• Стратегическая коммуникация
• Организационная коммуникация

Рекомендации