Ведение документации - Records management

Ведение документации, также известный как записи и управление информацией, является организационной функцией, посвященной управлению информацией в организации на всем ее протяжении. жизненный цикл, с момента создания или получения до его окончательного размещения. Это включает идентификацию, классификацию, хранение, защиту, извлечение, отслеживание и уничтожение или постоянное сохранение записей.[1] В ISO 15489-1: 2001 стандарт («ISO 15489-1: 2001» ) определяет ведение документации в качестве "[] области управления, ответственной за эффективный и систематический контроль создания, получения, обслуживания, использования и удаления записей, включая процессы сбора и ведения свидетельство из и Информация о бизнес деятельность и транзакции в форме записей ».[2]

Записи организации сохраняют аспекты институциональной памяти. При определении того, как долго хранить записи, важна их способность к повторному использованию. Многие хранятся как свидетельства действий, транзакций и решений. Другие документируют, что произошло и почему.[3] Цель управления записями - это часть более широкой функции организации: Управление, управление рисками и комплаенс и в первую очередь касается управления свидетельствами деятельности организации, а также снижения или уменьшения риска, связанного с ней. [4] Недавние исследования показывают связь между управлением записями и подотчетностью в управлении.[5]

Концепции записи

Концепция чего-либо записывать определяется по-разному. В ISO 15489-1: 2016 определяет записи как «информация, созданная, полученная и поддерживаемая в качестве доказательства и актива организация или же человек, при исполнении юридических обязательств или при ведении бизнеса ".[2] Несмотря на то, что управление записями имеет множество целей и преимуществ, как подчеркивается в этом определении, ключевой особенностью записей является их способность служить свидетельством события. Правильное управление записями может помочь сохранить эту особенность записей.

Недавние всесторонние исследования определили записи как «постоянные представления о деятельности», записанные или созданные участниками или наблюдателями.[6] Этот транзакционный взгляд подчеркивает важность контекста и процесса в определении и значении записей. Напротив, предыдущие определения подчеркивали доказательные и информационные свойства записей.[7] В организационном контексте записи - это материалы, созданные или полученные организацией в ходе деловых операций, либо в соответствии с юридическими обязательствами.[8][9] Это организационное определение записи восходит к раннему теоретическому обоснованию архивов как органических скоплений записей, то есть «письменных документов, чертежей и печатных материалов, официально полученных или выпущенных административным органом или одним из его должностных лиц».[10][11]

Терминология управления ключевыми записями

Не все документы являются записями. А записывать документ, сознательно сохраняемый как свидетельство действия. Системы управления записями обычно различают записи и не записи (удобные копии, черновики, дубликаты), которые не нуждаются в формальном управлении. Многие системы, особенно для электронных записей, требуют, чтобы документы были формально объявлен рекордным так что ими можно управлять. После объявления запись не может быть изменена и может быть удалена только в рамках правил системы.

Записи могут быть покрыты контроль доступа чтобы регулировать, кто может получить к ним доступ и при каких обстоятельствах. Физические средства контроля могут использоваться для обеспечения безопасности конфиденциальных записей - например, файлы персонала, в которых хранятся конфиденциальные личные данные, могут храниться в запертом шкафу с контрольным журналом для отслеживания доступа. Системы цифровых записей могут включать элементы управления доступом на основе ролей, позволяющие назначать разрешения (на просмотр, изменение и / или удаление) сотрудникам в зависимости от их роли в организации. An контрольный журнал показывая, что доступ и изменения могут быть сохранены для обеспечения целостности записей.

Подобно тому, как записи организации бывают разных форматов, хранение записей может быть разным для всей организации. Обслуживание файла может осуществляться владельцем, уполномоченным лицом, хранилищем записей или клерком. Записи могут управляться централизованно, например, в центре записей или хранилище, или управление записями может быть децентрализовано между различными отделами и местами внутри организации. Записи могут быть формально и дискретно идентифицированы путем кодирования и размещены в папках, специально предназначенных для оптимальной защиты и емкости хранилища, или они могут быть случайно идентифицированы и храниться без видимой индексации. Организации, которые управляют записями, часто сталкиваются с трудностями при доступе к информации и ее извлечении при необходимости. Неэффективность систем обслуживания и хранения файлов может оказаться дорогостоящей с точки зрения потраченного впустую пространства и ресурсов, затрачиваемых на поиск записей.

An неактивная запись это запись, которая больше не нужна для ведения текущего бизнеса, но сохраняется до тех пор, пока не закончится ее срок хранения, например, когда проект заканчивается, линейка продуктов выводится из эксплуатации или наступает конец отчетного финансового периода. Эти записи могут содержать коммерческую, юридическую, финансовую или историческую ценность для организации в будущем и, следовательно, должны храниться в течение короткого или постоянного времени. Записи управляются в соответствии с графиком хранения. После того, как срок службы записи будет удовлетворен в соответствии с ее заранее определенным периодом и не будет отложенных юридических задержек, она разрешается для окончательного удаления, которое может включать уничтожение, передачу или постоянное сохранение.

А План по ликвидации последствий катастрофы - это письменный и утвержденный курс действий, который следует предпринять после бедствия, в котором подробно описывается, как организация будет восстанавливать важные бизнес-функции и восстанавливать поврежденные или находящиеся под угрозой записи.

An активная запись - это запись, необходимая для выполнения текущих операций, часто используемая и обычно находящаяся рядом с пользователем. В прошлом «управление записями» иногда использовалось для обозначения только управления записями, которые больше не использовались в повседневной жизни, но все еще нуждались в хранении - «полутекущие» или «неактивные» записи, часто хранящиеся в подвалах или за пределами площадки. . Более современное использование имеет тенденцию относиться ко всему "жизненный цикл "записей - от момента создания до их окончательного удаления.

Формат и носители записей, как правило, не имеют значения для целей управления записями с точки зрения того, что записи должны быть идентифицированы и управляться независимо от их формы. ISO рассматривает управление как физическими, так и электронными записями.[2] Также раздел DL1.105 Министерство обороны США стандарт DoD 5015.02-STD (2007) определяет управление записями как «планирование, контроль, руководство, организацию, обучение, продвижение и другие управленческие действия, связанные с жизненным циклом информации, включая создание, обслуживание (использование, хранение, поиск) и удаление, независимо от носителя. ".[12]

Теория делопроизводства

Жизненный цикл записей

Основная статья: Жизненный цикл записей

В жизненный цикл записей состоит из дискретных этапов, охватывающих период жизни записи от ее создания до ее окончательного размещения. На этапе создания рост записей объясняется современными электронными системами. Записи будут продолжать создаваться и фиксироваться организацией со взрывной скоростью, поскольку она ведет бизнес организации. Корреспонденция о сбое продукта составляется для внутреннего руководства, финансовые отчеты и отчеты создаются для общественного и регулирующего контроля, старый корпоративный логотип отменяется, а новый, включая цветовую схему и утвержденный корпоративный шрифт, занимает свое место в истории организации. .

Примеры этапов записи включают этапы для творчество записи, модификация записи, движение записи через ее различные состояния во время ее существования, и разрушение записи.

На протяжении всего жизненного цикла документации такие вопросы, как безопасность, конфиденциальность, аварийное восстановление, новые технологии и слияния, решаются специалистами по управлению записями и информацией, ответственными за программы организации. Специалисты по управлению записями и информацией играют важную роль в контроле и защите информационных активов организации. Они понимают, как управлять созданием, доступом, распространением, хранением и удалением записей и информации эффективным и рентабельным образом, используя методологию, принципы и передовые методы управления записями и информацией в соответствии с законами и положениями о записях и информации.

Теория континуума записей

Основная статья: Рекордная модель континуума

Теория континуума записей - это абстрактная концептуальная модель, которая помогает понять и исследовать действия по ведению записей в связи с множественными контекстами в пространстве и времени.

Практики и концепции управления записями

Менеджер записей - это тот, кто отвечает за управление записями в организации.[нужна цитата ]

Раздел 4 ISO 15489-1: 2001 утверждает, что управление записями включает:[2]

  • установление политики и стандартов
  • распределение обязанностей и полномочий
  • установление и обнародование процедур и руководящие указания
  • предоставление ряда услуг, связанных с управлением и использованием записей
  • проектирование, внедрение и управление специализированные системы управления записями
  • интеграция управления записями в бизнес-системы и процессы

Таким образом, практика управления записями может включать:

  • планирование информационных потребностей организации
  • идентифицирующая информация, требующая сбора
  • создание, утверждение и обеспечение соблюдения политик и практик в отношении записей, включая их организацию и удаление
  • разработка плана хранения записей, который включает краткосрочное и долгосрочное хранение физических записей и цифровой Информация
  • идентификация, классификация и хранение записей
  • координация доступа к записям внутри и вне организации, соблюдение баланса требований деловой конфиденциальности, конфиденциальность данных, и публичный доступ.
  • идентификация и ведение записей в соответствии с установленным срок хранения
  • выполнение политики хранения при удалении записей, которые больше не требуются по производственным причинам; в соответствии с политикой организации, законодательными требованиями и другими нормативными актами это может включать их уничтожение или постоянное сохранение в архив.

Принципы управления записями и автоматизированные системы управления записями помогают в регистрации, классификации и постоянном управлении записями на протяжении всего их жизненного цикла. ARMA International определяет управление записями как «область управления, отвечающую за создание и внедрение политик, систем и процедур для сбора, создания, доступа, распространения, использования, хранения, защиты, извлечения и обеспечения удаления записей и информации организации». Такая система может быть бумажной (например, индекс карты, используемые в библиотека ) или может включать компьютерную систему, такую ​​как приложение для электронного управления записями.[13]

Обоснованные решения

А оправданное решение это метод, который может быть поддержан четко задокументированными политиками, процессами и процедурами, определяющими, как и почему выполняется работа, а также тот, который имеет четко задокументированные доказательства моделей поведения, доказывающие, что организация следует таким задокументированным ограничениям в меру своих возможностей. .[14]

Пока обороноспособность применяется ко всем аспектам жизненного цикла записей, он считается наиболее важным в контексте уничтожения записей, где он известен как "оправданный характер" или же "оправданное разрушение, "и помогает организации явно обосновать и доказать такие вещи, как кто уничтожает записи, почему они уничтожают их, как они уничтожают их, когда они уничтожают их и где они уничтожают их.[15]

Классификация

Менеджеры записей используют классификацию или категоризацию типов записей как средство работы с записями.[нужна цитата ] Такие классификации помогают в таких функциях, как создание, организация, хранение, поиск, перемещение и уничтожение записей.

На самом высоком уровне классификации находятся физические записи в сравнении с электронными. (Это спорный вопрос; записи определяются как таковые независимо от носителя. ISO 15489 и другие передовые практики провозглашают классификацию на основе функций, а не на основе носителя, поскольку закон определяет записи как определенные виды информации независимо от носителя.)

Физические записи это те записи, такие как бумага, к которым можно прикоснуться и которые занимают физическое пространство.

Электронные записи, также часто называемый цифровые записи, это те записи, которые создаются и используются информационные технологии устройств.

Классификация записей достигается за счет разработки, обслуживания и применения таксономии, которые позволяют менеджерам записей выполнять такие функции, как категоризация, тегирование, сегментирование или группировка записей по различным признакам.[16]

Корпоративные записи

Корпоративные записи представляют те записи, которые являются общими для большинства предприятий, независимо от их функций, целей или сектора. Такие записи часто связаны с повседневной деятельностью предприятия и охватывают такие области, как, помимо прочего, судебные разбирательства, управление сотрудниками, управление консультантами или подрядчиками, взаимодействие с клиентами, покупки, продажи и контракты.

Типы предприятий, которые производят и работают с такими записями, включают, помимо прочего, коммерческие компании, некоммерческие компании и государственные учреждения.

Рекорды отрасли

Рекорды отрасли представляют те записи, которые являются общими и применимы только к определенной отрасли или группе отраслей. Примеры включают, но не ограничиваются записями в медицинской отрасли (например, Медицинское страхование Портативность и Акт об ответственности ), отчеты фармацевтической и пищевой промышленности.

Юридические записи

Юридическое удержание Записи - это те записи, которые, как правило, юрисконсультом или персоналом, отвечающим за соблюдение нормативных требований, должны храниться в течение определенного периода времени либо государством, либо предприятием, а также в целях решения потенциальных проблем, связанных с аудитами соответствия и судебными разбирательствами. Такие записи присваиваются Юридическое удержание признаки, которые являются дополнением к классификациям, которые являются результатом классификации предприятий или отраслей.

Характеристики данных юридического удержания могут включать, помимо прочего, такие вещи, как флаги юридического удержания (например, юридическое удержание = True или False), организация, управляющая юридическим удержанием, описания того, почему записи должны храниться на законных основаниях, какой период времени должны храниться записи. удерживаемый, и место удержания.

График хранения записей

Записи график удержания это документ, часто разрабатываемый с использованием архивная экспертиза концепции и анализ деловой и правовой среды в предполагаемых юрисдикциях, в котором указывается, как долго определенные типы записей должны храниться, прежде чем они могут быть уничтожены.

Управление физическими записями

Управление физическими записями включает различные дисциплины или возможности и может опираться на различные формы опыта.

Идентификация записей
Если предмет представлен как юридическая запись, он должен быть аутентифицирован. Судебным экспертам может потребоваться изучить документ или артефакт чтобы определить, что это не подделка, и что любое повреждение, изменение или отсутствие содержимого задокументировано. В крайних случаях предметы могут быть подвергнуты микроскоп, рентгеновский снимок, радиоуглеродное датирование или химический анализ. Этот уровень аутентификации встречается редко, но требует особой осторожности при создании и хранении записей организации.
Хранение записей
Записи должны храниться таким образом, чтобы они были доступны и защищены от ущерба окружающей среде. Типичный бумажный документ можно хранить в картотеке в офисе. Однако в некоторых организациях используются файловые комнаты со специальными средствами контроля окружающей среды, включая температура и влажность. Жизненно важные записи может потребоваться хранение в сейфе или хранилище, устойчивом к стихийным бедствиям, для защиты от пожара, наводнения, землетрясений и конфликтов. В крайнем случае, предмет может потребовать и того, и другого. катастрофа - защита и публичный доступ, например оригинал, подписанный Конституция США. Возможно, потребуется проконсультироваться с инженерами-строителями, чтобы определить, сможет ли файловая комната эффективно выдержать вес полок и картотеки заполненный бумагой; исторически некоторые военный суда были спроектированы так, чтобы учесть вес их рабочих процедур на бумаге как части их балласт уравнение[нужна цитата ] (современные технологии ведения документации перенесли большую часть этой информации в электронное хранилище). Помимо хранения документации на месте, многие организации имеют собственные внешние архивные центры или заключить договор с центрами коммерческой документации.
Получение записей
Помимо возможности хранить записи, предприятия должны также создать надлежащие возможности для поиска записей, если они необходимы для такой цели, как аудит или судебный процесс, или в случае уничтожения. Возможности поиска записей становятся сложными при работе с электронными записями, особенно когда они не были должным образом помечены или классифицированы для обнаружения.
Обращение записей
Отслеживание записи, когда она находится вне обычного хранилища, называется распространением. Часто это делается с помощью простых письменных процедур записи. Однако во многих современных средах записи используются компьютеризированные системы, включающие сканеры штрих-кода, или технология радиочастотной идентификации (RFID ) для отслеживания движения записей. Их также можно использовать для периодического аудита для выявления несанкционированного перемещения записи.
Удаление записей
Удаление записей не всегда означает разрушение. Также может включать передачу в исторический архив, музей, или частное лицо. Уничтожение записей должно быть санкционировано законом, уставом, постановлением или операционной процедурой, и записи следует утилизировать с осторожностью, чтобы избежать непреднамеренного раскрытия информации. Процесс должен быть хорошо документирован, начиная с графика хранения записей, политик и процедур, утвержденных на самом высоком уровне. Следует вести инвентарный список уничтоженных записей, включая подтверждение того, что они были уничтожены. Записи никогда не следует просто выбрасывать как мусор. Большинство организаций используют процессы, включая измельчение, измельчение бумаги или сжигание.

Имеющиеся в продаже продукты могут управлять записями через все процессы, активные, неактивные, архивирование, планирование хранения и удаление. Некоторые также используют технологию RFID для отслеживания физического файла.

Управление цифровыми записями

Общие принципы управления записями применимы к записям любого формата. Однако цифровые записи вызывают определенные проблемы. Сложнее обеспечить сохранение и защиту содержимого, контекста и структуры записей, когда записи не имеют физического существования. Это имеет важные последствия для подлинности, надежности и достоверности записей.

По управлению цифровыми записями проводится много исследований. В Проект международных исследований постоянных подлинных записей в электронных системах (InterPARES) является одним из примеров такой инициативы. На основе Школа библиотечных, архивных и информационных исследований на Университет Британской Колумбии в Ванкувере, Британская Колумбия, Канада, проект InterPARES - это совместный проект исследователей со всего мира, приверженных разработке теорий и методологий для обеспечения надежности, точности и подлинности цифровых записей.

Функциональные требования к компьютерным системам для управления цифровыми записями были разработаны Министерство обороны США,[12] Национальный архив Соединенного Королевства и Европейская комиссия,[17] чей MoReq (Типовые требования к управлению электронными записями ) была переведена по крайней мере на двенадцать языков при финансовой поддержке Европейская комиссия.

Особые опасения вызывает возможность доступа и чтения цифровых записей с течением времени, поскольку быстрые темпы изменений в технологиях могут сделать программное обеспечение, используемое для создания записей, устаревшим, в результате чего записи станут нечитаемыми. Для решения этой проблемы проводится значительный объем исследований под заголовком цифровое сохранение. В Государственный архив Виктории (PROV) расположенная в Мельбурне, Австралия, опубликовала Викторианская стратегия электронных записей (VERS) который включает стандарт сохранения, длительного хранения и доступа к постоянным электронным записям. Стандарт VERS был принят всеми правительственными ведомствами штата Виктория. Цифровой архив был создан PROV, чтобы дать широкой публике доступ к постоянным записям. Архивы Новая Зеландия также создает цифровой архив.

Электронная налоговая отчетность

Электронные налоговые отчеты - это компьютерные / не бумажные версии документов, требуемых налоговыми органами, такими как Служба внутренних доходов. Существует значительная путаница в отношении того, что считать приемлемыми цифровыми записями для IRS, так как концепция относительно новая. Тема обсуждается в Публикация 583 и Бюллетень 1997-13, но не в конкретных деталях.

Предприятия и частные лица, желающие преобразовать свои бумажные записи в отсканированные копии, могут подвергнуться риску, если они это сделают. Например, неясно, есть ли IRS аудитор примет JPEG, PNG, или же PDF отформатируйте отсканированную копию чека на вычет по статье расходов.

Текущие проблемы

Соответствие и юридические вопросы

В то время как государственное управление, здравоохранение и юристы имеют долгую историю ведения делопроизводства, корпоративный сектор, как правило, проявляет меньший интерес. Ситуация изменилась в последние годы из-за новых требований соответствия, отчасти вызванных скандалами, такими как Enron /Андерсен дело и более недавние проблемы в Морган Стенли. Вопросы соблюдения корпоративной документации, включая срок хранения требования и необходимость раскрытия информации в результате судебного разбирательства стали рассматриваться как важные. Уставы, такие как США Закон Сарбейнса-Оксли привели к большей стандартизации практики управления записями. С 1990-х годов переход к электронным документам привел к необходимости тесных рабочих отношений между менеджерами по документам и ИТ-менеджерами, особенно в юридических аспектах, ориентированных на соблюдение нормативных требований и управление рисками.

Безопасность

Конфиденциальность, защита данных и кража личных данных стали вопросами, вызывающими все больший интерес. В результате возросла роль менеджера записей в защите записей организации. Необходимость гарантировать, что личная информация не сохраняется без надобности, привела к большему вниманию к графикам хранения и удалению записей.

Прозрачность

Повышение важности прозрачности и подотчетности в государственном управлении, отмеченное повсеместным принятием законов о свободе информации, привело к акценту на необходимости управлять записями, чтобы они были легко доступны для общественности. Например, в Соединенном Королевстве Раздел 46 Закона о свободе информации 2000 г. требует от правительства опубликовать Свод правил управления записями для государственных органов.[18] Аналогичным образом, законодательство Европейского Союза о защите данных и экологической информации, требующее от организаций раскрытия информации по запросу, создает потребность в эффективном управлении такими записями.

Принятие и реализация

Внедрение необходимых изменений в организационную культуру является серьезной проблемой, поскольку управление записями часто рассматривается как ненужная или низкоприоритетная административная задача, которая может выполняться на самых низких уровнях в организации. Ущерб репутации, причиненный плохим управлением записями, показал, что за управление записями ответственность несут все люди в организации.

Вопрос, который был очень спорным среди менеджеров по документации, заключался в некритическом принятии Системы электронного документооборота и делопроизводства.

Влияние Интернета и социальных сетей

Другой вопрос, представляющий большой интерес для менеджеров по документации, - это влияние Интернета и связанных с ним социальных сетей, таких как вики, блоги, форумы, и такие компании как Facebook и Twitter, по традиционным методам, принципам и концепциям управления записями, поскольку многие из этих инструментов позволяют быстро создавать и распространять записи, причем часто даже в анонимной форме.

Управление жизненным циклом записей

Сложная задача для многих предприятий связана с отслеживанием записей на всем их протяжении. информационный жизненный цикл чтобы всегда было ясно, где существует запись или существует ли она вообще. Отслеживание записей в течение их жизненного цикла позволяет персоналу, занимающемуся управлением документами, понять, когда и как применять правила, связанные с записями, такие как правила юридического хранения или уничтожения.

Перевод бумажных документов в электронный вид

По мере того, как мир становится все более цифровым по своей природе, постоянно растущей проблемой для сообщества по управлению документами является преобразование существующих или поступающих бумажных документов в электронную форму. Такие преобразования чаще всего выполняются с целью экономии затрат на хранение, места для хранения и в надежде сократить время поиска записей.

Такие инструменты как сканеры документов, оптическое распознавание символов программное обеспечение и системы электронного документооборота используются для облегчения таких преобразований.

Обучение и сертификация

Многие колледжи и университеты предлагают программы получения степени в области библиотечных и информационных наук, которые охватывают управление записями.Кроме того, существуют профессиональные организации, которые предоставляют отдельную профессиональную сертификацию для практиков без диплома, обозначение Certified Records Manager или CRM.

Системы электронного делопроизводства

An Электронная система управления документами и записями это компьютерная программа или набор программ, используемых для отслеживания и хранения записей. Термин отличается от визуализация и системы управления документами которые специализируются на вводе бумаги и управлении документами соответственно. Системы электронного управления записями обычно предоставляют специализированные функции безопасности и аудита, адаптированные к потребностям руководителей документации.

В Национальное управление архивов и документации (NARA) одобрила Министерство обороны США стандарт 5015.2 как «адекватную и подходящую основу для решения основных задач управления записями в автоматизированной среде, которая все больше характеризует создание и использование записей».[19] Поставщики управления записями могут быть сертифицированы как соответствующие DoD 5015.2-STD после проверки со стороны Совместная команда проверки совместимости который создает процедуры тестовых примеров, пишет подробные и сводные итоговые отчеты по продуктам, сертифицированным по стандарту 5015.2, и выполняет проверку программного обеспечения на месте.[20]

Национальный архив в Великобритании опубликовал два набора функциональных требований для содействия развитию рынка программного обеспечения для электронного управления записями (1999 и 2002 годы).[21] Он запустил программу оценки продуктов на соответствие требованиям 2002 года. Хотя эти требования изначально были сформулированы в сотрудничестве с центральным правительством, они были с энтузиазмом восприняты многими частями более широкого государственного сектора в Великобритании и в других частях мира. Программа тестирования закрыта; Национальный архив больше не принимает заявки на тестирование. Требования Национального архива на 2002 год остаются в силе.

В Европейская комиссия опубликовал "MoReq ", Типовые требования к электронным записям и управлению документами 2001 г.[22] Хотя он и не является формальным стандартом, он широко известен и считается стандартом.[23][24][25][26][27] Это финансировалось программой Комиссии IDA и было разработано по инициативе DLM Форум. Большое обновление MoReq, известное как MoReq2, было опубликовано в феврале 2008 года.[28] Это тоже было инициировано Форумом DLM и профинансировано Европейской Комиссией, в данном случае ее программой IDABC (преемник IDA).[29] MoReq2 сопровождается фреймворком для тестирования программного обеспечения и схемой XML; режим тестирования программного обеспечения был согласован на конференции DLM Forum в Тулузе в декабре 2008 года.

В Национальный архив Австралии (NAA) опубликовала Функциональные спецификации для программного обеспечения систем управления электронными документами (ERMS) и связанные с ними Руководящие указания по внедрению функциональных спецификаций для программного обеспечения систем управления электронными документами в качестве предварительных проектов в феврале 2006 года.[30]

Архив Новой Зеландии опубликовал в июне 2005 г. «дискреционную передовую практику» Стандарт систем электронного учета (Стандарт 5), выпущенный в соответствии с разделом 27 Закона о публичных отчетах 2005 г.[31]

Центры коммерческой документации

Центры коммерческих документов - это объекты, которые предоставляют организациям услуги по хранению бумажных документов. В некоторых случаях они также предлагают хранилище для записей в электронных форматах. Коммерческие архивные центры обеспечивают хранение бумажных документов высокой плотности, а некоторые предлагают хранилища с контролируемым климатом для чувствительных небумажных и критических (жизненно важных) бумажных носителей. Существует торговая организация для коммерческих центров записи (например, PRISM International), однако не все поставщики услуг являются ее членами.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ ARMA International. «Глоссарий записей и терминов управления информацией, 3-е издание». ARMA International. Архивировано из оригинал на 2013-09-28.
  2. ^ а б c d Международная организация по стандартизации - ISO (2001). «ISO 15489-1: 2001 - Информация и документация - Управление записями - Часть 1: Общие». Международная организация по стандартизации - ISO. В архиве из оригинала от 02.04.2014.
  3. ^ Мегилл, Кеннет (2005). Корпоративная память: записи и управление информацией в век знаний (2-е изд.). Мюнхен: K.G. Саур / Томсон.
  4. ^ Энтони Тарантино (25 февраля 2008 г.). Руководство, риски и соответствие Руководству. ISBN  978-0-470-09589-8.
  5. ^ Дэвид Р. (2017). Вклад управления записями в аудиторские заключения и подотчетность в правительстве. Южноафриканский журнал управления информацией, 19 (1), 1-14.https://doi.org/10.4102/sajim.v19i1.771
  6. ^ Йео, Джеффри (2007). «Концепции записи (1): доказательства, информация и устойчивые представления». Американский архивист. 70 (2): 315–343. Дои:10.17723 / aarc.70.2.u327764v1036756q.
  7. ^ Шелленберг, Т. Р. (октябрь 1956 г.). «Оценка современных рекордов». Бюллетени национального архива (8). В архиве из оригинала от 24.11.2016.
  8. ^ «Глоссарий записей и терминов управления информацией, 3-е издание». ARMA International. Архивировано из оригинал 27 сентября 2013 г.. Получено 3 сентября, 2016.
  9. ^ Пирс-Моисей, Ричард. "Записывать". Глоссарий терминологии архивов и записей. Общество американских архивистов. В архиве из оригинала 24 ноября 2016 г.. Получено 23 ноября 2016.
  10. ^ Muller, S .; Feith, J. A .; Фруин, Р. (1968). Артур Х. Ливитт (ред.). Руководство по организации и описанию архивов (1898 г.) (2-е изд.). Нью-Йорк.
  11. ^ Кук, Терри (1997). «Прошлое - это пролог: история архивных идей с 1898 года и будущий сдвиг парадигмы». Архивария. 43: 17–63. В архиве из оригинала 24 ноября 2016 г.. Получено 23 ноября 2016.
  12. ^ а б Помощник министра обороны по сетям и информационной интеграции, главный информационный директор Министерства обороны (25 апреля 2007 г.). «Стандарт Министерства обороны США 5015.02 (DoD Std 5012.02), Стандарт критериев проектирования приложений программного обеспечения для управления электронными записями» (PDF). Министерство обороны США - Министерство обороны США. Архивировано из оригинал (PDF) 22 февраля 2013 г.
  13. ^ "Управление записями и информацией (RIM) - ARMA International". www.arma.org. Получено 2020-03-07.
  14. ^ Хейл, Джудит (декабрь 2011 г.). Сертификация на основе результатов: как разработать действенную, надежную и экономичную программу. John Wiley & Sons, Inc. ISBN  978-1-118-02724-0. В архиве из оригинала 27.09.2013.
  15. ^ Халм, Тони (июнь 2012 г.). «Управление информацией: совместное использование подхода IBM». Обзор деловой информации. 29 (2): 99–104. Дои:10.1177/0266382112449221. S2CID  154276859.
  16. ^ Джереми К. Максвелл; Энни И. Антон; Питер Свайр; Мария Риаз; Кристофер М. МакКроу (июнь 2012 г.). «Таксономия юридических перекрестных ссылок для рассуждений о соответствии требованиям». Разработка требований. 17 (2): 99–115. Дои:10.1007 / s00766-012-0152-5. S2CID  15603509.
  17. ^ Европейская комиссия (2011). MoReq2010, модульные требования к системам записей, основные услуги и подключаемые модули, версия 1.1, том 1. Европейская комиссия. Дои:10.2792/2045. ISBN  978-92-79-18519-9.
  18. ^ «Код управления записями». Национальный архив. В архиве из оригинала от 02.02.2016.
  19. ^ https://www.archives.gov/records_management/policy_and_guidance/automated_recordkeeping_requirements.html В архиве 9 апреля 2005 г. Wayback Machine
  20. ^ http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/register.html В архиве 16 марта 2005 г. Wayback Machine
  21. ^ http://www.nationalarchives.gov.uk/electronicrecords/function.htm В архиве 13 февраля 2006 г. Wayback Machine
  22. ^ http://ec.europa.eu/idabc/en/document/2303/5644 В архиве 25 декабря 2007 г. Wayback Machine
  23. ^ «Архивная копия». Архивировано из оригинал на 2009-02-10. Получено 2008-12-20.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)
  24. ^ http://www.eneclann.ie/Records_Management/legislation_standards.html В архиве 5 февраля 2009 г. Wayback Machine
  25. ^ "Общество квалифицированных архивистов: Скрытая рука проекта Мальвин". thesocietyofqualifiedarchivists.blogspot.com. В архиве из оригинала 17 июля 2009 г.. Получено 9 мая 2018.
  26. ^ Преодоление лабиринта стандартов RM В архиве 11 ноября 2007 г. Wayback Machine
  27. ^ «Архивная копия». Архивировано из оригинал на 2009-02-10. Получено 2008-12-20.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь) (На французском)
  28. ^ «Главная - MoReq2». www.moreq2.eu. В архиве из оригинала 19 июля 2011 г.. Получено 9 мая 2018.
  29. ^ «Архивная копия». Архивировано из оригинал на 2008-03-02. Получено 2008-03-18.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)
  30. ^ Национальный архив Австралии. «Система электронного документооборота (СЭДД)». Национальный архив Австралии. В архиве из оригинала от 06.10.2011.
  31. ^ Закон о публичных отчетах 2005 г. В архиве 2008-10-18 на Wayback Machine

внешняя ссылка