Кредиторская задолженность - Accounts payable

Часть серия на
Бухгалтерский учет
Немецкая бухгалтерская книга начала 19 века

Кредиторская задолженность (AP) - это деньги, которые компания должна своим поставщикам, показанная как обязательство компании. баланс. Он отличается от векселя к оплате обязательства, которые представляют собой долги, созданные формальными правовой инструмент документы.[1]

Обзор

Кредиторская задолженность записывается во вспомогательной бухгалтерской книге "Счета к оплате" в момент подтверждения счета на оплату. Подтвержденный или подтвержденный означает, что счет утвержден к оплате и был зарегистрирован в Главная бухгалтерская книга или вспомогательная книга AP как непогашенное или открытое обязательство, поскольку оно не было оплачено. Кредиторская задолженность часто подразделяется на Торговую кредиторскую задолженность, кредиторскую задолженность за покупку физических товаров, которая учитывается в инвентарных запасах, и кредиторскую задолженность по расходам, кредиторскую задолженность за покупку товаров или услуг, которые относятся на расходы. Распространенными примерами кредиторской задолженности являются реклама, путешествия, развлечения, канцелярские товары и коммунальные услуги. AP это форма кредит что поставщики предлагают своим клиентам, позволяя им платить за товар или же служба после того, как он уже был получен. Поставщики предлагают различные условия оплаты счета. Условия оплаты могут включать предложение скидки при оплате счета в течение определенного количества дней. Например, 2%, Нетто 30 Условия означают, что плательщик удержит 2% от суммы счета, если оплата будет произведена в течение 30 дней. Если оплата производится в 31 день, то выплачивается полная сумма. Это также называется 2/10 Net 30.[2]

В домохозяйства, кредиторская задолженность - это обычно счета от электрическая компания, телефон Компания, кабельное телевидение или же спутниковая тарелка служба, газета подписка, и другие подобные регулярные услуги. Домовладельцы обычно отслеживают и платят ежемесячно вручную, используя чеки, кредитные карты или интернет-банкинг. В бизнесе в файле AP обычно гораздо более широкий спектр услуг, и бухгалтеры или же бухгалтеры обычно используют бухгалтерское программное обеспечение отслеживать поток денег в это обязанность счета, когда они получают счета и из него, когда они производят платежи. Все чаще крупные фирмы используют специализированные решения для автоматизации счетов к оплате (обычно называемые ePayables) для автоматизации бумажных и ручных элементов обработки счетов-фактур организации.

Обычно поставщик отправляет продукт, выставляет счет и забирает оплату позже. Это цикл конвертации наличных денег или период времени, в течение которого поставщик уже оплатил сырье, но не получил взамен конечный покупатель.

Когда счет-фактура получен покупателем, он сопоставляется с упаковочный лист и заказ на покупку, и если все в порядке, счет оплачивается. Это называется трехсторонним матчем.[3] Трехстороннее совпадение может замедлить процесс оплаты, поэтому метод может быть изменен. Например, трехстороннее сопоставление может быть ограничено только счетами на крупную сумму, или сопоставление автоматически утверждается, если полученное количество находится в пределах определенного процента от суммы, разрешенной в заказе на поставку.[4] Программное обеспечение для автоматизации обработки счетов обрабатывает процесс сопоставления по-разному в зависимости от бизнес-правил, установленных во время создания рабочего процесса. Самый простой случай - это двустороннее сопоставление между самим счетом-фактурой и заказом на поставку.

Внутреннего контроля

Обычно используются различные проверки против злоупотреблений, чтобы предотвратить растрата по кредиторской задолженности персонала. Распределение обязанностей это общий контроль. В странах, где оплата чеками является обычным явлением, почти все компании имеют процесс младшего сотрудника и распечатывают чек, а старший сотрудник проверяет и подписывает чек. Часто программное обеспечение для бухгалтерского учета ограничивает каждого сотрудника выполнением только возложенных на него функций, так что ни один сотрудник - даже контролер - можете произвести оплату самостоятельно.

Некоторые компании также разделяют функции добавления новых поставщиков и ввода ваучеров. Это делает невозможным для сотрудника добавить себя в качестве продавца и затем выписать себе чек, не вступая в сговор с другим сотрудником. Этот файл называется основным файлом поставщика. Это хранилище всей важной информации о поставщиках компании. Когда дело доходит до оплаты счетов, это ориентир для кредиторской задолженности.[5]

Кроме того, большинство компаний требуют второй подписи на чеках, сумма которых превышает установленный порог.

Персонал отдела счетов к оплате должен следить за поддельными счетами. В отсутствие заказ на покупку В системе первая линия защиты - утверждающий менеджер. Однако персоналу AP следует ознакомиться с несколькими типичными проблемами, такими как "Желтые страницы " грабежи в котором мошенники предлагают разместить рекламу. Логотип с шагающими пальцами никогда не был зарегистрирован как торговая марка, и существует множество различных каталогов в стиле Желтых страниц, большинство из которых имеют небольшое распространение. Согласно статье Зимы 2000 г. Американская ассоциация заработной платы с Практика работодателя, "Продавцы могут отправлять документы, похожие на счета-фактуры, но мелким шрифтом они заявляют, что" это не счет ". Это может быть плата за размещение в каталогах или рекламу. В последнее время некоторые компании начали отправлять то, что выглядит как чек со скидкой или возмещением. ; по сути, это регистрация для услуг, которая активируется, когда документ возвращается с подписью ".

В кредиторской задолженности простая ошибка может привести к большой переплате. Типичный пример - это повторяющиеся счета-фактуры. Счет-фактура может быть временно потерян или все еще находится в статусе утверждения, когда продавцы звонят, чтобы узнать о его статусе оплаты. После того, как сотрудник AP найдет его и обнаружит, что он не был оплачен, поставщик отправляет дубликат счета; тем временем оригинал счета появляется и оплачивается. Затем приходит дубликат счета-фактуры, который также непреднамеренно оплачивается, возможно, по немного другому счету.

Аудит кредиторской задолженности

Аудиторы часто обращают внимание на наличие утвержденных счетов-фактур, отчетов о расходах и другой подтверждающей документации для подтверждения сокращенных проверок. Наличие подтверждения или выписки от поставщика является разумным доказательством существования счета. Нередко некоторая часть этой документации теряется или неправильно оформляется к моменту завершения аудита. В таких ситуациях аудитор может решить увеличить размер выборки.

Аудиторы обычно составляют структуру просроченной кредиторской задолженности для лучшего понимания непогашенной задолженности за определенные периоды (30, 60, 90 дней и т. Д.). Такие структуры помогают в правильном представлении баланса на конец финансового года.[6]

Автоматизация

Кредиторская задолженность [1] или AP-автоматизация - это постоянные усилия многих компаний по оптимизации бизнес-процессов своих отделов кредиторской задолженности. Основная ответственность отдела кредиторской задолженности заключается в обработке и проверке транзакций между компанией и ее поставщиками. Другими словами, задача отдела кредиторской задолженности - убедиться, что все неоплаченные счета от их поставщиков утверждены, обработаны и оплачены. Обработка счета-фактуры включает в себя запись важных данных из счета-фактуры и ввод их в финансовую или бухгалтерскую систему компании. После этого счета должны пройти через соответствующий бизнес-процесс компании, чтобы быть оплаченными.[7]

Этот процесс прост, но может стать очень обременительным, особенно если у компании очень большое количество счетов-фактур. Эта проблема усугубляется, когда счета-фактуры, требующие обработки, находятся на бумаге. Это может привести к потере счетов, человеческая ошибка при вводе данных и дубликаты счетов. Эти и другие проблемы приводят к высокой стоимости одного счета-фактуры. Цель автоматизации отдела кредиторской задолженности - упростить процесс выставления счетов, устранить потенциальную человеческую ошибку и снизить стоимость счета.[8]

Некоторые из наиболее распространенных решений автоматизации AP включают Электронное выставление счетов, сканирование и рабочий процесс, онлайн-отслеживание, возможности отчетности, пользовательские интерфейсы электронных счетов-фактур, сети поставщиков, платежные услуги и аналитика расходов для всех счетов-фактур.[9]

Электронное выставление счетов может быть очень полезным инструментом для отдела AP. Электронное выставление счетов позволяет поставщикам отправлять счета через Интернет и автоматически направлять и обрабатывать эти счета. Поскольку получение и представление счета происходит практически сразу, счета оплачиваются раньше; таким образом, время и деньги, необходимые для обработки этих счетов, значительно сокращаются. (Financial Operations Networks, 2008) В этих решениях обычно участвует сторонняя компания, которая предоставляет и поддерживает приложение, которое позволяет поставщику отправлять своим клиентам электронные счета-фактуры для немедленного направления, утверждения и оплаты. Эти приложения связаны с базами данных, которые архивируют информацию о транзакциях между торговыми партнерами. (Банк США, Скотт Хессе, 2010 г.) Счета-фактуры можно выставлять разными способами, в том числе EDI, CSV, или же XML загрузки, файлы PDF или онлайн-шаблоны счетов. Поскольку электронное выставление счетов включает в себя так много различных технологий и вариантов входа, это зонтичная категория для любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты.[10]

Планирование ресурсов предприятия системы обычно используют программное обеспечение для предоставления предприятиям интегрированных услуг по управлению бизнес-процессами.[11]

История

С середины 1960-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных между своими торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета-фактуры и заказы на поставку. Вдохновленные идеей безбумажного офиса и более надежной передачи данных, они разработали первый EDI системы. Эти системы были уникальными для соответствующей компании, которая их разработала, а это означает, что их было сложно развернуть в большом количестве корпораций. Признавая это, Аккредитованный комитет по стандартам X12 - институт стандартизации под эгидой ANSI - подготовился к стандартизации процессов EDI. Это привело к тому, что сегодня известно как ANSI X12 EDI стандарт.[12]

Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами в течение почти 3 десятилетий. 1990-е годы пришли с развитием интернет-технологий. Начали появляться компании, предлагающие более надежные веб-приложения с пользовательским интерфейсом с функциями, которые обслуживали как поставщиков, так и клиентов. Эти новые веб-приложения позволяли отправлять в режиме онлайн отдельные счета, а также загружать файлы EDI. Наряду с другими методами загрузки файлов, включая CSV и XML. Эти услуги позволяют поставщикам выставлять счета своим клиентам для согласования и утверждения через удобное веб-приложение. Поставщики также могут видеть историю всех счетов-фактур, которые они отправили своему клиенту, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся информация о транзакциях хранится в центрах обработки данных сторонней компании, которая предоставляет веб-приложение для выставления счетов. Заказчик может регулировать эту служебную информацию, чтобы контролировать объем информации о транзакциях, доступной продавцу. (Например, даты оплаты или информация о чеке).[13]

По мере того как компании переходят в цифровую эпоху, все больше и больше компаний переходят на услуги электронного выставления счетов для автоматизации своих отделов кредиторской задолженности. Некоторые даже считают, что в ближайшем будущем это станет отраслевым стандартом. Согласно отчету, подготовленному командой GXS в 2013 году, Европа принимает правительственное законодательство, побуждающее компании применять методы электронного выставления счетов. В Соединенных Штатах пока нет такого законодательства, но они признают ценность этой технологии. По оценкам Казначейства США, внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве снизит расходы на 50% и сэкономит 450 миллионов долларов в год.[14]

С ростом доступности роботизированных решений компании еще больше стремятся улучшить процессы в AP. Применяя сквозной роботизированная автоматизация процессов или RPA в свой отдел кредиторской задолженности, организации могут повысить скорость и точность обработки счетов, одновременно сократив операционные расходы.[15] Некоторые организации сообщают, что, внедрив RPA, им удалось почти полностью исключить вмешательство человека в процесс AP, тем самым сэкономив от 65% до 75% времени, которое ранее тратилось на ручную обработку.[16]

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Иглы, Belverd E .; Пауэрс, Мэриан; Кроссон, Сьюзан В. (23 февраля 2010 г.). Финансовый и управленческий учет. - Белверд Э. Нидлз, Мэриан Пауэрс, Сьюзен В. Кроссон - Google Boeken. ISBN  978-1439037805. Получено 2013-11-29.
  2. ^ «Что означает 2/10 net 30? Сделайте досрочные выплаты реальностью». Типалти. 2018-02-09. Получено 2018-08-24.
  3. ^ Шеффер, Мэри С. (2007). Руководство контролера и финансового директора по счетам к оплате. Джон Уайли и сыновья. ISBN  978-0-471-78589-7.
  4. ^ «Процесс утверждения счета». БухгалтерияИнструменты. Получено 2013-11-29.
  5. ^ Шеффер, Мэри С. (2006). Счета к оплате и закон Сарбейнса Оксли: усиление внутреннего контроля. Джон Уайли и сыновья. ISBN  0-471-78588-1.
  6. ^ Элмор, Кристофер (2011). 8 подводных камней автоматизации расчетов с поставщиками. NC: CreateSpace. п. 198. ISBN  978-1-4610-3996-9.
  7. ^ Инструменты бухгалтерского учета. (2013). Контроль кредиторской задолженности. Получено из инструментов бухгалтерского учета: http://www.accountingtools.com/accounts-payable-controls
  8. ^ Абердинская группа: Скотт Пезза, ш. j. (2010, октябрь). Отчет о выборе решения для электронной кредиторской задолженности: Руководство для покупателя по оптимизации счетов к оплате, стр. 4. Получено с сайта www.adp.com: «Архивная копия» (PDF). Архивировано из оригинал (PDF) на 2014-01-23. Получено 2013-06-14.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)
  9. ^ Абердинская группа: Скотт Пезза, В. Дж. (2010, октябрь). Отчет о выборе решения для электронной кредиторской задолженности: Руководство покупателя по оптимизации кредиторской задолженности, стр. 8. Получено из ADP: «Архивная копия» (PDF). Архивировано из оригинал (PDF) на 2014-01-23. Получено 2013-06-14.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)
  10. ^ привязать к. (2009). Будущее электронного выставления счетов, Стр. 5. Получено из digitdoc: «Архивная копия» (PDF). Архивировано из оригинал (PDF) на 2012-10-21. Получено 2013-06-17.CS1 maint: заархивированная копия как заголовок (связь)
  11. ^ Мэйс, Кирилл; Дайер, Джон (1 октября 2015 г.). "https://www.researchgate.net/publication/272479318_SMB_Automation_of_Accounts_Payable_and_Accounts_Receivable ". Международный журнал бизнес-исследований. 15 (3): 37–54. Дои:10.18374 / IJBR-15-3.4. Внешняя ссылка в | название = (помощь)
  12. ^ Хилл, М. Г. (нет данных). Краткая история электронного обмена данными, стр. 6. Получено с BizTalk Server 2000: Руководство для начинающих: http://books.mcgraw-hill.com/downloads/products/0072190116/0072190116_ch01.pdf В архиве 2014-03-09 в Wayback Machine
  13. ^ GXS. (2013). Краткая история. Получено из основ электронного выставления счетов: http://www.einvoicingbasics.co.uk/what-is-e-invoicing/a-brief-history/
  14. ^ Бруно Кох, Г. (2013, апрель). Электронное выставление счетов / Электронный биллинг. Получено из GSX: http://www.gxs.co.uk/wp-content/uploads/billentis-2013-report.pdf
  15. ^ «Статья: Автоматизация роботизированных процессов в расчетах с поставщиками - завтра уже сегодня». wns.com. Получено 2016-07-29.
  16. ^ «Стратегическое видение КПМГ на рынке снабжения на 2016 год». 2016-04-13. Цитировать журнал требует | журнал = (помощь)