Управление информацией - Information management

Не путать с Управление содержанием или же Управление знаниями.

Информационная наука
Общие аспекты
Связанные поля и подполя

Управление информацией (Я) касается цикла организационной деятельности: приобретение Информация из одного или нескольких источников, хранение и распространение этой информации среди тех, кто в ней нуждается, и ее окончательное расположение через архивирование или удаление.

Этот цикл организации информации включает в себя множество заинтересованные стороны, включая тех, кто отвечает за обеспечение качественный, доступность и полезность полученной информации; те, кто отвечает за его безопасность место хранения и утилизация; и тем, кому это нужно принимать решение. Заинтересованные стороны могут иметь права на создание, изменение, распространение или удаление информации в соответствии с управлением информацией организации. политика.

Управление информацией включает в себя все общие концепции управления, включая планирование, организация, структурирование, обработка, контролирующий, оценка и составление отчетов информационных действий, которые необходимы для удовлетворения потребностей лиц, чьи организационные роли или функции зависят от информации. Эти общие концепции позволяют представить информацию аудитории или нужной группе людей. После того, как люди смогут использовать эту информацию, она приобретет большую ценность.

Управление информацией тесно связано и частично совпадает с управлением данные, системы, технологии, процессы и - когда доступность информации имеет решающее значение для успеха организации - стратегия. Этот широкий взгляд на сферу управления информацией контрастирует с более ранним, более традиционным взглядом, что жизненный цикл управления информацией - это оперативный вопрос, требующий определенных процедур, организационных возможностей и стандартов, которые рассматривают информацию как товар или услуга.

История

Новые идеи из управления данными

В 1970-е годы управление информацией в основном касалось вопросов, более близких к тому, что сейчас называлось бы. управление данными: перфокарты, магнитные ленты и другой учет средства массовой информации, включающий жизненный цикл таких форматов, требующий создания, распространения, резервного копирования, обслуживания и удаления. На этот раз огромный потенциал информационные технологии стали узнавать: например сингл чип хранение целого книга, или же электронная почта мгновенное перемещение сообщений по всему миру, замечательные идеи на тот момент.[1] С распространением информационных технологий и расширением охвата информационных систем в 1980-х и 1990-х годах,[2] информационный менеджмент приобрел новую форму. Прогрессивные предприятия, такие как British Petroleum изменил словарный запас того, что было тогда »IT менеджмент ", так что "системные аналитики " стал "бизнес-аналитики »,« Монопольное предложение »превратилось в смесь«инсорсинг " и "аутсорсинг », А крупная ИТ-служба была преобразована в« бережливые команды », которые начали обеспечивать некоторую гибкость в процессах, использующих информацию для выгода для бизнеса.[3] Объем руководство интерес к информации в British Petroleum расширился с момента создания стоимости за счет улучшения деловые процессы, основанный на эффективном управлении информацией, позволяющий внедрять соответствующие информационные системы (или «Приложения ”), Которые были прооперированы ИТ-инфраструктура что было аутсорсинг.[3] Таким образом, управление информацией перестало быть простой задачей, которую мог выполнять любой, кому больше нечего было делать, оно стало в высшей степени стратегическим и делом для руководство внимание. Понимание задействованных технологий, способность управлять информационными системами проекты и изменение бизнеса Что ж, и стало необходимо желание согласовать технологии и бизнес-стратегии.[4]

Позиционирование управления информацией в более широкой картине

В переходный период, предшествующий стратегическому взгляду на управление информацией, Венкатраман (убежденный сторонник этого перехода и трансформации,[5] предложили простую комбинацию идей, которая лаконично объединила руководство данных, информация и знание (см. рисунок)) утверждал, что:

  • Данные, которые хранятся в ИТ-инфраструктуре, должны быть интерпретированный для предоставления информации.
  • Информация в наших информационных системах должна быть понял чтобы проявиться как знание.
  • Знания позволяют менеджерам принимать эффективные решения.
  • Эффективные решения должны вести к соответствующие действия.
  • Ожидается, что соответствующие действия принесут значимые результаты.
Эта простая модель резюмирует презентацию Венкатрамана в 1996 году, о которой сообщили Уорд и Пеппард (2002, стр. 207).[4]

Это часто называют ДИКАР модель: данные, информация, знания, действия и результат,[6] он дает четкий ключ к пониманию уровней, задействованных в согласовании технологий и организационных стратегий, и его можно рассматривать как поворотный момент в изменении отношения к управлению информацией. Признание того, что управление информацией - это инвестиция, которая должна приносить значимые результаты, важно для всех современных организаций, успех которых зависит от информации и правильного принятия решений.[7]

Теоретические основы

Поведенческие и организационные теории

Принято считать, что хорошее управление информацией имеет решающее значение для бесперебойной работы организаций, и хотя общепринятого теория управления информацией как таковой, поведенческие и организационные теории помогают. После поведенческая наука теория менеджмента, в основном разрабатываемая в Университет Карнеги Меллон и заметно поддержанный Марчем и Саймоном,[8] Большая часть того, что происходит в современных организациях, на самом деле - это обработка информации и принятие решений. Одним из важнейших факторов в обработке информации и принятии решений является способность человека обрабатывать информацию и принимать решения в условиях ограничений, которые могут проистекать из контекста: возраст человека, сложность ситуации или отсутствие необходимого качества в имеющейся информации. - все это усугубляется быстрым развитием технологий и новыми видами система что это позволяет, особенно когда социальная сеть возникает как явление, которое бизнес не может игнорировать. И тем не менее, задолго до того, как стало общепризнанным важность управления информацией в организациях, Марч и Саймон [8] утверждал, что организации следует рассматривать как кооперативные системы, с высоким уровнем обработки информации и огромной потребностью в принятии решений на разных уровнях. Вместо использования модели "экономический человек ", как утверждается в классической теории [9] они предложили "административный человек "в качестве альтернативы, основываясь на их аргументации о когнитивных пределах рациональности. Кроме того, они предложили понятие удовлетворительный, что влечет за собой поиск доступных альтернатив, пока не будет достигнут порог приемлемости - еще одна идея, которая все еще актуальна.[10]

Экономическая теория

Помимо организационных факторов, упомянутых Маршем и Саймоном, есть и другие проблемы, связанные с экономической и экологической динамикой. Есть затраты на сбор и оценку информации, необходимой для принятия решения, включая время и усилия.[11] В Стоимость сделки связанные с информационными процессами могут быть высокими. В частности, установленные организационные правила и процедуры могут помешать принятию наиболее подходящего решения, что приведет к неоптимальным результатам.[12][13] Это проблема, которая была представлена ​​как основная проблема бюрократических организаций, которые теряют экономику стратегических изменений из-за укоренившегося отношения.[14]

Стратегическое управление информацией

Фон

Согласно Школе Карнеги-Меллона, способность организации обрабатывать информацию лежит в основе организационных и управленческих функций. компетентность, и стратегии организации должны быть разработаны для улучшения возможностей обработки информации. [15] и по мере того, как информационные системы, обеспечивающие такие возможности, стали формализованными и автоматизированными, компетенции подверглись серьезным испытаниям на многих уровнях.[16] Было признано, что организации должны иметь возможность учиться и адаптироваться способами, которые никогда не были так очевидны прежде. [17] и ученые начали организовывать и публиковать основополагающие работы, касающиеся стратегического управления информацией и информационными системами.[4][18] Одновременно идеи бизнес-процесс управление [19] и управление знаниями [20] хотя многие из оптимистичных ранних размышлений о редизайн бизнес-процессов с тех пор был дискредитирован в литературе по управлению информацией.[21] В области стратегических исследований высшим приоритетом считается понимание информационной среды, рассматриваемой как совокупность отдельных лиц, организаций и систем, которые собирают, обрабатывают, распространяют или действуют в соответствии с информацией. Эта среда состоит из трех взаимосвязанных измерений, которые постоянно взаимодействуют с отдельными лицами, организациями и системами. Это физические, информационные и когнитивные измерения.[22]

Согласование технологий и бизнес-стратегии с управлением информацией

Венкатраман представил простое представление о необходимых возможностях организации, которая хочет хорошо управлять информацией - ДИКАР модель (см. выше). Он также работал с другими, чтобы понять, как технология и бизнес-стратегии могут быть соответствующим образом согласованы, чтобы определить конкретные необходимые возможности.[23] Параллельно с этой работой работали и другие писатели из мира консалтинга,[24] упражняться [25] и академические круги.[26]

Современная модель портфолио для информации

Bytheway собрал и организовал основные инструменты и методы управления информацией в одном томе.[7] В основе его взглядов на управление информацией лежит модель портфеля, учитывающая растущий интерес к внешним источникам информации и необходимость организации внешней неструктурированной информации, чтобы сделать ее полезной (см. Рисунок).

Эта модель портфеля объединяет вопросы внутреннего и внешнего поиска и управления информацией, которая может быть как структурированной, так и неструктурированной.

Такой информационный портфель, как этот, показывает, как можно собрать и с пользой организовать информацию в четыре этапа:

Этап 1: Воспользовавшись публичная информация: распознавать и применять хорошо структурированные внешние схемы справочных данных, таких как почтовые индексы, данные о погоде, данные GPS-позиционирования и расписания поездок, примеры которых представлены в прессе для персональных компьютеров.[27]

2 этап: Пометка шума на Всемирная паутина: использовать существующие схемы, такие как почтовые индексы и GPS данных или, что более часто, добавлением «тегов» или построением формального онтология что обеспечивает структуру. Ширки дает обзор этих двух подходов.[28]

3 этап: Просеивание и анализ: в более широком мире разрабатываемые обобщенные онтологии распространяются на сотни сущностей и сотни отношений между ними и предоставляют средства для выявления смысла из больших объемов данных. Структурированные данные в базах данных работают лучше всего, когда эта структура отражает информационную модель более высокого уровня - онтологию или модель сущность-связь.[29]

4 этап: Структурирование и архивирование: большой объем данных, доступных из таких источников, как социальная сеть и из миниатюры телеметрия системы, используемые в личных управление здоровьем, новые способы архивирования и последующего траления данных для получения значимой информации. Уменьшение карты методы, происходящие из функциональное программирование, являются более новым способом получения информации из больших архивных наборы данных это становится интересным для обычных предприятий, у которых есть очень большие ресурсы данных для работы, но для этого требуются продвинутые многопроцессорные ресурсы.[30]

Компетенция хорошо управлять информацией

В Свод знаний по управлению информацией был размещен в Интернете в 2004 г. [31] и призвана показать, что необходимые управленческие компетенции для извлечения реальной выгоды от инвестиций в информацию являются сложными и многоуровневыми. Рамочная модель, которая является основой для понимания компетенций, включает шесть областей «знаний» и четыре области «процессов»:

Эта структура является основой для организации «Свода знаний по управлению информацией», впервые представленного в 2004 году. Эта версия адаптирована путем добавления «Деловой информации» в 2014 году.
Области знаний в области управления информацией

IMBOK основан на аргументе о том, что существует шесть областей требуемой управленческой компетенции, две из которых («управление бизнес-процессами» и «управление бизнес-информацией») очень тесно связаны.[32]

  • Информационные технологии: Скорость изменения технологии а необходимость постоянно приобретать новейшие технологические продукты может подорвать стабильность инфраструктура который поддерживает системы и тем самым оптимизирует деловые процессы и приносит пользу. Необходимо управлять «сторона предложения »И признать, что технологии все больше становятся товар.[33]
  • Информационная система: В то время как исторически информационные системы были разработаны в доме, с годами стало возможным приобретать большинство программных систем, необходимых организации, у пакет программного обеспечения промышленность. Тем не менее, потенциал для конкурентное преимущество от реализации новых системных идей, которые соответствуют стратегическим намерениям организаций.[4]
  • Бизнес-процессы и бизнес-информация: Информационные системы применяются к деловые процессы чтобы улучшить их, и они приносят бизнесу данные, которые становятся полезными как деловая информация. Управление бизнес-процессами все еще рассматривается как относительно новая идея, потому что она не принята повсеместно и во многих случаях была трудной; бизнес Информация управление - еще более сложная задача.[34][35]
  • Польза для бизнеса: Какие преимущества мы ищем? Необходимо не только быть предельно честным в том, что может быть достигнутым, но также обеспечить активное управление и оценку предоставления выгод. С момента появления и популяризации Сбалансированная система показателей [36] был огромный интерес к управлению эффективностью бизнеса, но не было приложено много серьезных усилий, чтобы связать управление эффективностью бизнеса с преимуществами инвестиций в информационные технологии и внедрением новых информационные системы до поворота тысячелетие.[26]
  • Бизнес стратегия: Хотя это далеко от повседневных проблем управления информацией в организациях, стратегия в большинстве организаций просто необходимо знать о возможностях информационных технологий и информационных систем, будь то решение проблемы низкой производительности или улучшение дифференциации и конкурентоспособность. Инструменты стратегического анализа, такие как цепочка значений и критический фактор успеха анализа напрямую зависят от должного внимания к информации, которая управляется (или может быть) [4]
Процессы управления информацией

Утверждается, что даже при наличии полных возможностей и компетентности в шести областях знаний все может пойти не так. Проблема заключается в переносе идей и ценности управления информацией из одной области компетенции в другую. Обобщая то, что Bytheway объясняет в некоторых деталях (и поддерживается избранными вторичными ссылками):[37]

  • Проекты: Информационные технологии не имеют ценности до тех пор, пока они не будут внедрены в информационные системы, которые удовлетворяют потребности бизнеса с помощью управление проектом.[38]
  • Изменение бизнеса: Лучшие информационные системы преуспевают в предоставлении преимуществ за счет изменений в бизнес-системах, но люди не ценят изменения, которые предъявляют новые требования к их навыкам, как это часто бывает с новыми информационными системами. Вопреки распространенным ожиданиям, есть некоторые свидетельства того, что государственный сектор добился успеха с помощью информационных технологий изменение бизнеса.[39]
  • Деловые операции: С новыми системами, с деловые процессы и деловая информация улучшены, и когда персонал, наконец, готов и может работать с новыми процессами, бизнес может приступить к работе, даже когда новые системы выходят далеко за пределы одного бизнеса.[40]
  • Управление производительностью: Инвестиции больше не сводятся исключительно к финансовым результатам, финансовый успех должен быть сбалансирован с внутренней эффективностью, удовлетворенность клиентов, и с организационное обучение и развитие.[36]

Резюме

Всегда есть много способов увидеть бизнес, а с точки зрения управления информацией - только один. Важно помнить, что другие области деловой активности также будут способствовать развитию стратегии - не только хорошее управление информацией продвигает бизнес вперед. Корпоративное управление, управление человеческими ресурсами, разработка продукта и маркетинг все они будут играть важную стратегическую роль, и мы не должны рассматривать одну только область деятельности как единственный источник стратегического успеха. С другой стороны, корпоративное управление, управление человеческими ресурсами, разработка продуктов и маркетинг - все это зависит от эффективного управления информацией, и поэтому, в конечном итоге, наша способность хорошо управлять информацией на той широкой основе, которая предлагается здесь, может быть оценена как быть преобладающим.

Оперативное управление информацией

Управление необходимыми изменениями

Организации часто сталкиваются со многими проблемами и проблемами управления информацией на операционный уровень, особенно когда организационное изменение зарождается. Новинка новинки системные архитектуры а отсутствие опыта работы с новыми стилями управления информацией требует определенного уровня организационной управление изменениями это, как известно, сложно осуществить. В результате общего организационного нежелания меняться, чтобы включить новые формы управления информацией, может иметь место (например): нехватка необходимых ресурсов, неспособность признать новые классы информации и новые процедуры, которые их используют, отсутствие поддержки со стороны высшего руководства, ведущее к утрате стратегического видения и даже политическому маневрированию, которое подрывает работу всей организации.[41] Однако внедрение новых форм управления информацией обычно должно приносить операционные выгоды.

Ранние работы Гэлбрейта

В начале своей работы, рассматривая организационный дизайн с точки зрения обработки информации, Джей Гэлбрейт определила пять тактических областей для увеличения производительности обработки информации и уменьшения потребности в обработке информации.[42]

  • Разработка, внедрение и мониторинг всех аспектов «среды» организации.
  • Создание резервных ресурсов для снижения нагрузки на общую иерархия ресурсов и уменьшить обработку информации, связанной с перегрузкой.
  • Создание автономных задач с определенными границами, которые могут обеспечить надлежащее закрытие, и со всеми Ресурсы под рукой требуется для выполнения задачи.
  • Признание латеральных отношений, которые пересекают функциональные единицы, чтобы передать право принятия решений процесс вместо того, чтобы фрагментировать его внутри иерархия.
  • Инвестиции в вертикальные информационные системы, направляющие информационные потоки под конкретную задачу (или комплекс задач) в соответствии с применяемой бизнес-логика.

Матричная организация

Концепция горизонтальных отношений приводит к организационной форме, отличной от простой иерархии, «матричная организация ». Это объединяет вертикальный (иерархический) взгляд на организацию и горизонтальный (продукт или проект) взгляд на работу, которую она делает видимой для внешнего мира. Создание матричной организации - это ответ руководства на постоянную изменчивость внешнего спроса, позволяющий избежать разнообразных и ложных реакций на эпизодические требования, которые, как правило, решаются индивидуально.

Смотрите также

Рекомендации

  1. ^ Эванс, К., 1979. Могучий микро, Лондон: Виктор Голланц.
  2. ^ Венкатраман, Н., 1994. Трансформация бизнеса с помощью ИТ: от автоматизации к переосмыслению сферы деятельности. Обзор управления Sloan, 35 (2), стр.73–87
  3. ^ а б Кросс, Дж. И Эрл, М., 1997. Преобразование ИТ-функции в British Petroleum. MIS Quarterly, 21 (4), стр. 403
  4. ^ а б c d е Уорд Дж. И Пеппард Дж., 2002. Стратегическое планирование информационных систем (3-е издание), Чичестер: Уайли
  5. ^ Венкатраман, Н., 1994. Трансформация бизнеса с помощью ИТ: от автоматизации к переосмыслению сферы деятельности. Обзор управления Sloan, 35 (2), pp.73–87.
  6. ^ Венкатраман, Н., 1996. Управление ИТ-ресурсами как центром создания ценности, Серия семинаров для руководителей, Школа менеджмента Крэнфилда
  7. ^ а б Кстати, А., 2015. Инвестиции в информацию: свод знаний по управлению информацией, Женева: Springer
  8. ^ а б Марч, J.G. И Саймон, Х.А., 1958. Организации, Wiley
  9. ^ см. Опп К.-Д., 1985. Социология и экономический человек. Zeitschrift für die gesamte Staatswissenschaft / Журнал институциональной и теоретической экономики, стр.213–243
  10. ^ Уинтер, С.Г., 2000. Принцип удовлетворения в обучении способностям. Журнал стратегического управления, 21 (10-11), с.981–996
  11. ^ Хедберг, Бо (1981), «Как организации учатся и разучиваются», в: Nyström, P.C. И Старбак, W.H., Справочник по организационному дизайну, Oxford University Press
  12. ^ Маккензи К.Д. (1978), Организационные структуры, AHM Publishing Corporation
  13. ^ Маллинз, Л. Дж. (1993), Управление и организационное поведение, 3-е изд., Pitman Publishing.
  14. ^ Виганд, Рольф Т., Пико, Арнольд и Райхвальд, Ральф (1997), Информация, организация и управление: расширение рынков и корпоративных границ, Wiley & Sons
  15. ^ Сайерт, Р. & Марч, Дж. Г., 1959. Поведенческая теория организационных целей. Теория современной организации, Wiley, New York, стр.76–90.
  16. ^ Мортон, М.С.С., 1991. Корпорация 1990-х: информационные технологии и организационные преобразования, Oxford University Press
  17. ^ Сенге П.М., 1990. Пятая дисциплина, Doubleday
  18. ^ Эрл, М.Дж., 1989. Стратегии управления информационными технологиями, Верхняя Сэдл-Ривер, Нью-Джерси, США: Prentice-Hall, Inc.
  19. ^ Хаммер М. и Чампи Дж., 2009. Реинжиниринг Корпорации: Манифест деловой революции, А, Зондерван
  20. ^ Нонака И. и Такеучи Х., 1995. Компания, создающая знания: как японские компании создают динамику инноваций, Нью-Йорк, Нью-Йорк, США: Oxford University Press
  21. ^ Бельмиро, Т., Гардинер, П. и Симмонс, Дж., 1997. Реинжиниринг бизнес-процессов - дискредитированный словарь? Международный журнал управления информацией, 17 (1), стр.21–33
  22. ^ Председатель Объединенного комитета начальников штабов армии США (2012 г.). Информационные операции. Совместная публикация 3-13. Отдел поддержки совместной доктрины, 116 Lake View Parkway, Suffolk, VA, p. 18.
  23. ^ Хендерсон, Дж. К. и Венкатраман, Н., 1993. Стратегическое согласование: использование информационных технологий для преобразования организаций. Журнал IBM Systems, 32 (1), стр.4–16
  24. ^ Захман, Дж. А. (1987). Фреймворк для архитектуры информационных систем. Журнал IBM Systems, 26(3), 590–616
  25. ^ Кросс, Дж., 1995. ИТ-аутсорсинг: конкурентный подход British Petroleum. Harvard Business Review, 73 (3), стр.94
  26. ^ а б Уорд, Дж. И Дэниел, Э., 2005. Управление выгодами: повышение эффективности инвестиций в информационные технологии и информационные технологии, Чичестер: Wiley
  27. ^ Эшбрук, Д. и Старнер, Т., 2003. Использование GPS для определения важных местоположений и прогнозирования движения для нескольких пользователей. Персональные и повсеместные вычисления, 7 (5), с.275–286
  28. ^ Ширки, С., 2005. Ширки: Онтология переоценена - категории, ссылки и теги. Произведения Клея Ширки об Интернете. Доступны на: http://shirky.com/writings/ontology_overrated.html [Проверено 23 мая 2013 г.]
  29. ^ Ной, Н.Ф., МакГиннесс, Д.Л. и другие, 2001. Разработка онтологий 101: Руководство по созданию вашей первой онтологии, Технический отчет Стэнфордской лаборатории систем знаний KSL-01-05 и Технический отчет Стэнфордской медицинской информатики SMI-2001-0880
  30. ^ Чу, С. и др., 2007. Map-reduce для машинного обучения на многоядерных компьютерах. Достижения в области нейронных систем обработки информации, 19, с.281
  31. ^ ИМБОК, 2004. Свод знаний по управлению информацией. Доступны на: http://www.imbok.org [Доступ 12 мая 2015 г.]
  32. ^ Между прочим, А., 2015. Инвестиции в информацию: свод знаний по управлению информацией, Женева: Springer, стр.29.
  33. ^ Карр, Н., 2003. ЭТО не имеет значения. В Получение реальной выгоды от ИТ. HBR OnPoint, стр. 3–10
  34. ^ Бельмиро, Т. et al., 2000. Действительно ли специалисты по BPR занимаются бизнес-процессами? Международный журнал операций и управления производством, 20 (10), с.1183–1203
  35. ^ Давенпорт, Т. & Шорт, Дж., 2003. Информационные технологии и реорганизация бизнес-процессов. Операционный менеджмент: критические взгляды на бизнес и менеджмент, 1, стр.97
  36. ^ а б Каплан Р. и Нортон Д., 1996. Сбалансированная система показателей - претворение опасностей в жизнь, Бостон, Массачусетс: Издательство Гарвардского университета
  37. ^ Между прочим, А., 2015. Инвестиции в информацию: свод знаний по управлению информацией, Женева: Springer, стр. 31.
  38. ^ Швальбе, К., 2013. Управление проектами информационных технологий, Cengage Learning
  39. ^ Шолль, Х.Дж., 2005. Изменение бизнес-процессов, вызванное электронным правительством (BPC): эмпирическое исследование текущей практики. Международный журнал исследований электронного правительства (IJEGR), 1 (2), стр.27–49
  40. ^ Саид К.А., Малхотра М.К. И Гровер, В., 2005. Изучение влияния межорганизационных систем на эффективность процессов и источники финансирования в диадах покупатель-поставщик. Решение наук, 36 (3), стр.365–396
  41. ^ Найтс, Д. и Мюррей, Ф., 1994. Менеджеры разделились, Чичестер: Джон Уайли
  42. ^ Гэлбрейт, Дж. Р., 1977. Дизайн организации, Эддисон Уэсли

внешняя ссылка